Elk formulier op je website — contact, offerte, proefrit, reparatieverzoek — komt hier binnen. Eén overzichtelijke lijst toont alles: wie er schreef, wat er is ingevuld, in welke fase de aanvraag zit en wat collega's er al aan hebben gedaan.
Verkoop- en servicemedewerkers werken dagelijks in deze lijst. Je opent een aanvraag, belt of mailt de klant, noteert wat er is afgesproken en zet de aanvraag door naar de volgende fase totdat alles is afgehandeld. Ook beheer je hier de formulieren zelf: welke vragen een formulier stelt en welke e-mails er automatisch uitgaan bij een inzending.
Waar vind je het
Berichten › Aanvragen › Lood (/dashboard/emails?view=requests&type=leads). Je hebt het recht UseRequests nodig voor het onderdeel Aanvragen en Read incoming requests and leads (ReadLead) om de aanvragen te zien; je beheerder stelt dit in onder Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).
Het onderdeel Aanvragen in het zijmenu bevat deze pagina's:
- Aanvragen — het overzicht van formulierinzendingen. Dit is je dagelijkse werklijst. De grijze badge telt alle aanvragen in het kanaal; een oranje badge ervoor telt de fasestaken die wachten op u.
- Livechats — chatgesprekken vanaf de website. Zelfde weergave, andere inhoud; zie Livechat.
- Analyses — cijfers en conversiepercentages voor aanvragen en chats. Ook in het menu via Berichten › Aanvragen › Aanvraaganalyses (
/dashboard/emails?view=analytics). - Boekingen — de afsprakenagenda; zie Boekingen.
Boven de lijst vind je snelle snelkoppelingen naar Verzoektypen (/dashboard/emails?view=request-types), waar je formulieren opbouwt, en naar Analyses.
Het oude adres /dashboard/requests werkt nog steeds en stuurt je door naar dezelfde pagina.
Belangrijke begrippen
- Verzoek — één ingevuld formulier. Het bevat de naam, het e-mailadres en telefoonnummer van de afzender, de gegeven antwoorden en alle notities die medewerkers later toevoegden.
- Aanvraagtype — het formulier zelf, bijvoorbeeld Proefrit of Reparatieverzoek. Dit bepaalt welke vragen worden gesteld, welke e-mails er bij verzending uitgaan en of de aanvraag fasen doorloopt. Een formulier dat op Ingeschakeld staat kan worden gebruikt; een uitgeschakeld formulier accepteert geen inzendingen meer.
- In afwachting — de aanvraag is binnengekomen en nog door niemand opgepakt.
- Bezig — iemand werkt eraan.
- Voltooid — het werk is afgerond.
- Geannuleerd — de aanvraag wordt niet verwerkt.
- Open / Handled — de tabbladen boven de lijst. Onder Openen staan In afwachting en Bezig, onder Behandeld staan Voltooid en Geannuleerd, en Alles toont alles. Het getal op elk tabblad toont het aantal.
- Werkstroomstatus — aanvraagtypen kunnen vaste fasen doorlopen (bijvoorbeeld fase 1 … fase 4) in plaats van de vier standaardstatussen. Heeft een type fasen, dan toont de lijst de fasenaam in een paarse badge en het detailscherm een vervolgkeuzemenu voor Werkstroomstatus.
- Faseoverzicht — de controlelijst bij de aanvraag: één regel per fase, met de velden die in die fase moeten worden ingevuld. Het afronden van een fase zet de aanvraag automatisch door naar de volgende status.
- Phase assignment — een fase die aan één specifieke collega is toegewezen. Dit staat als Fase opdrachten op de aanvraag en blokkeert verdere voortgang zolang de taak op In afwachting staat, als de fase zo is ingesteld.
- Contactlogboek — het overzicht van verzonden e-mails en telefoongesprekken vanuit het dashboard voor deze aanvraag, inclusief wie het deed en wanneer.
- Beheerder notities — vrije interne opmerkingen bij de aanvraag. De klant ziet deze nooit.
Hoe doe je het
Een aanvraag zoeken en openen
- Ga naar Berichten › Aanvragen › Lood (
/dashboard/emails?view=requests&type=leads). - Kies het tabblad Alles, Openen of Behandeld.
- Typ een naam, e-mailadres of onderwerp in Zoeken op naam, e-mail of onderwerp..., of filter op een specifiek formulier via Alle aanvraagtypen.
- Klik op de regel.
Resultaat: de aanvraag opent naast de lijst met de klantgegevens, de antwoorden onder Aanvraagdetails, en de notities en geschiedenis daaronder.
De lijst vernieuwt automatisch elke 30 seconden; met Verversen (het ronde pijltje) haal je meteen de nieuwste gegevens op.
De status van een aanvraag wijzigen
- Open de aanvraag.
- Kies in de balk onder de klantnaam voor In afwachting, Bezig, Voltooid of Geannuleerd.
- Klik op Opslaan.
Resultaat: de melding toont Status bijgewerkt en de badge in de lijst verandert. Als dit aanvraagtype fasen doorloopt, zie je in plaats daarvan het vervolgkeuzemenu Werkstroomstatus met fasenamen; kies een fase en klik op Opslaan voor hetzelfde resultaat. Hiervoor heb je het recht Move a request through its stages and add notes (UpdateLead) nodig.
Een aanvraag door de fasen leiden
- Open de aanvraag en bekijk het blok Faseoverzicht. Huidig: geeft aan in welke fase de aanvraag zich bevindt.
- Klik op Invullen bij die fase. Afgeronde fasen hebben een groen vinkje; fasen die nog niet aan de beurt zijn, zijn grijs.
- Vul de velden in. Bij fotovelden kies je voor Maak een foto, Bestand uploaden of Van activa; verplichte velden geven bij ontbrekende invoer de melding Vereist veld ontbreekt.
- Voeg een toelichting toe onder Notities als de fase dat toestaat.
- Klik op Volledige actie.
Resultaat: de melding toont Fase afgerond, de fase krijgt een groen vinkje met jouw naam en het tijdstip, en de aanvraag gaat automatisch door naar de volgende status. Klik op Bewerken bij een voltooide fase om aanpassingen te doen, of op Ongedaan maken om de fase opnieuw te openen. Maakt een fase een factuur aan, dan verschijnt de melding Facturering voor de toekomst en opent het factuurformulier direct. Zijn er werkbon-PDF's ingesteld, dan verschijnen er Werkbon-knoppen onder de fasen.
Een aan jou toegewezen taak voltooien
- Open de aanvraag. Taken voor collega's staan in het blok Fase opdrachten, met de Behandelaar en de status In afwachting.
- Klik op Volledige taak.
- Vul de velden in, of noteer een opmerking in Opmerkingen (facultatief).
- Klik op Volledige actie, of op Bevestig voltooid als de taak geen invoervelden heeft.
Resultaat: de melding toont Faseopdracht voltooid en de regel krijgt een groen vinkje. Zolang zo'n taak openstaat, zie je mogelijk de waarschuwing Vooruitgang van de workflow geblokkeerd totdat deze taak is voltooid — de aanvraag kan pas naar de volgende fase als dit klaar is. De oranje badge naast Aanvragen in het menu telt de taken die nog op jou wachten.
De klant e-mailen over een aanvraag
- Klik in de lijst op de knop E-mail in de regel, of open de aanvraag en klik op het e-mailadres in de kop.
- Het venster Vervolg opent met Naar en het Onderwerp (
Re:) al ingevuld. - Schrijf je bericht en klik op Verzenden.
Resultaat: het bericht vertrekt vanuit jouw mailbox en wordt toegevoegd aan het Contactlogboek van de aanvraag. Hiervoor heb je het recht Read and answer mail in the shared inboxes, and manage labels (UseEmailClient) nodig. Aanvragen zonder e-mailadres tonen geen E-mail-knop.
De klant bellen
- Open de aanvraag, of zoek de regel in de lijst op.
- Klik op het telefoonnummer.
Resultaat: de belfunctie van het dashboard kiest het nummer. Na afloop wordt het gesprek geregistreerd in het Contactlogboek als Called …. Hiervoor heb je het recht Call and be called from the dashboard, and see the call history (UsePhone) nodig; zonder dit recht is het nummer niet aanklikbaar. Met het kopieericoon naast het e-mailadres en telefoonnummer kopieer je de gegevens naar je klembord.
Een notitie toevoegen voor collega's
- Open de aanvraag en blader naar Beheerder notities.
- Typ je opmerking in het vak onder Internal notes (not visible to customer).
- Klik op Bewaar notities.
Resultaat: de melding toont Opmerkingen bijgewerkt. De notitie blijft bij de aanvraag bewaard en is nooit zichtbaar voor de klant.
Handmatig een aanvraag toevoegen
Gebruik dit wanneer iemand belt of binnenloopt in plaats van de website gebruikt.
- Klik in de lijstbalk op Verzoek toevoegen.
- Kies het gewenste formulier onder Aanvraagtype. Alleen ingeschakelde typen zijn zichtbaar.
- Vul E-mail in. Typ enkele letters om een bestaande klant te zoeken en te selecteren, of klik op Nieuwe klant en vul Voornaam, Achternaam, Telefoon en eventueel het adres in.
- Beantwoord de vragen onder Aanvraagdetails.
- Klik op Aanvraag aanmaken.
Resultaat: de melding toont Aanvraag aangemaakt en de nieuwe aanvraag opent direct. Bekende klantgegevens worden automatisch in de juiste velden overgenomen. Hiervoor heb je het recht UpdateLead nodig.
Een aanvraag verwijderen
- Open de aanvraag.
- Klik op het prullenbak-icoon rechtsboven.
- Lees de waarschuwing Permanently delete this request and all related data? This cannot be undone. en klik op Verwijderen.
Resultaat: de melding toont Lood is succesvol verwijderd en de aanvraag verdwijnt uit de lijst. Dit vereist het recht Delete requests and leads (DeleteLead). Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt; zet een aanvraag liever op Geannuleerd als je deze alleen wilt afsluiten.
Een formulier (aanvraagtype) maken of bewerken
- Ga naar Berichten › Aanvragen › Aanvraagtypen (
/dashboard/emails?view=request-types). - Klik op Nieuw, of kies een bestaand type uit de lijst.
- Vul onder Basisinformatie de velden Code (unieke identificatiecode) (bijvoorbeeld
test-drive), Naam en eventueel Beschrijving in, en laat Ingeschakeld aanstaan. - Klik onder Velden op Veld toevoegen. Geef een Field Name * op (de interne sleutel, bijvoorbeeld
preferredDate), een Field Label * (wat de klant te zien krijgt) en een Type: Text, Textarea, Email, Phone, Date, Time, Date & time, Duration (minutes), Customer, Number, Select, Checkbox, Product Variant, Address, Assets (photos), Administrator, Staff, Order of Order lines. - Vink Vereist aan als de vraag verplicht is, vul Opties (afzonderlijk) in bij een selectieveld, en kies de breedte via Rasterkolomspanne (1-12).
- Klik op Veld toevoegen en daarna op Opslaan.
Resultaat: de melding toont Aanvraagtype aangemaakt of Verzoektype bijgewerkt, en het formulier op de website stelt direct de nieuwe vraag. Sleep velden om de volgorde te wijzigen en klik op Bewerken om een veld aan te passen. Hiervoor heb je het recht Create and change the request forms customers fill in (ManageRequestType) nodig.
Een formulier uitschakelen of verwijderen
- Open het aanvraagtype onder Berichten › Aanvragen › Aanvraagtypen.
- Om nieuwe inzendingen te stoppen, zet je Ingeschakeld uit en klik je op Opslaan.
- Om het formulier helemaal te verwijderen, klik je op Verwijderen en bevestig je de keuze.
Resultaat: een uitgeschakeld formulier accepteert geen inzendingen meer en verdwijnt uit de opties bij Verzoek toevoegen; eerdere aanvragen blijven gewoon bewaard. Bij definitief verwijderen waarschuwt het systeem met All related lead requests will still exist but will lose their type association — de aanvragen blijven bestaan, maar verliezen de koppeling met het formulier. Uitschakelen is daarom bijna altijd de betere keuze.
De e-mails voor een formulier instellen
- Open het aanvraagtype en blader naar E-mailberichten.
- Zet Stuur bevestigingsmail naar de klant aan en kies een E-mailsjabloon voor klanten, of laat dit op Geen (gebruik standaard) staan om het standaardsjabloon van het kanaal te gebruiken.
- Zet Stuur bericht e-mail naar admin aan, kies een E-mailsjabloon admin, en vul de e-mailadressen in bij Extra beheerdersmails, gescheiden door komma's.
- Klik op Opslaan.
Resultaat: de klant ontvangt direct na verzending een automatische bevestiging en je team krijgt een melding. Laat je de extra adressen leeg, dan gaat het bericht naar het Standaard admin e-mail: onder het veld. Zonder geselecteerd beheerderssjabloon wordt er geen interne melding verzonden. Sjablonen beheer je via Berichten › E-mail › Sjablonen; met + New naast het keuzemenu maak je meteen een nieuwe aan.
Een formulier vertalen naar andere talen
- Open het aanvraagtype. De tabbladen bovenaan tonen Standaard en een tabblad per taal van de website; een groen stipje geeft aan dat er al vertalingen zijn.
- Klik op AI vertalen.
- Kies de Brontaal en vink de gewenste Doeltalen aan.
- Klik op Translate to N Languages, wacht op de melding Vertaling voltooid! en klik op Gereed.
Resultaat: de naam, beschrijving en alle veldlabels, tijdelijke aanduidingen en helpteksten zijn ingevuld voor die talen. De website toont het formulier nu direct in de taal van de bezoeker. Je kunt teksten altijd handmatig bijwerken op het betreffende taaltabblad en opslaan met Opslaan.
Aanvraagstatistieken bekijken
- Ga naar Berichten › Aanvragen › Aanvraaganalyses (
/dashboard/emails?view=analytics). - Bekijk Aanvragen: Totaal lood, In afwachting, Bezig en Voltooid, inclusief Loodconversie (Afrondingspercentage, Annulering Percentage, Actieve aanvraagtypen) en de gekleurde balk Verdeling loodstatus.
- Bekijk daaronder Chatondersteuning voor de websitechat, en kies rechtsboven de periode via Laatste 7 dagen, Laatste 30 dagen of De laatste 90 dagen.
Resultaat: de cijfers worden elke minuut automatisch bijgewerkt.
Tips en valkuilen
- De periodefilter bovenin Analyses past alleen het onderdeel Chatondersteuning aan. De cijfers voor leads tellen altijd alle aanvragen in het kanaal sinds het begin.
- De badge achter Aanvragen in het zijmenu telt alle aanvragen bij elkaar, zowel open als behandeld. Gebruik de tabbladen boven de lijst om je dagelijkse werk te overzien.
- Een aanvraagtype met fasen overschrijft de standaardstatussen: in de lijst zie je de fasenaam in plaats van In afwachting/Bezig, en de status verspringt automatisch naar Bezig of Voltooid zodra fasen worden afgerond.
- Je kunt een fase niet voltooien zolang een medewerkerstaak voor die aanvraag nog openstaat, en je kunt geen fase afronden die niet bij de huidige status hoort; het dashboard toont dan een duidelijke melding.
- Het afronden van de allerlaatste fase sluit de aanvraag af: de status springt vanzelf op Voltooid.
- Verplichte velden worden gecontroleerd bij het verzenden. Ontbreekt een antwoord, dan weigert het formulier met Field "…" is required, zowel op de website als bij Verzoek toevoegen.
- Een veld van het type Adres toont direct een kaartweergave op de aanvraag. Een veld met een model of product zoekt in je catalogus en toont de bijbehorende afbeelding en prijs; als er geen overeenkomst is, verschijnt Product not found.
- Ruwe JSON-gegevens onderaan Aanvraagdetails toont de inzending precies zoals deze binnenkwam. Dit is bedoeld voor de helpdesk; voor dagelijks werk heb je dit niet nodig.
- Met Importeren / resetten reparatiebon (4 fasen) op een aanvraagtype laad je het kant-en-klare reparatieformulier van het kanaal in: vier fasen met elk één stap en de bijbehorende velden. Dit overschrijft altijd de bestaande velden, fasen en stappen van het geopende formulier.
- Automatische faseacties — zoals het sturen van een e-mailsjabloon, het aanmaken van een planningstaak, het toewijzen van een collega of het genereren van een werkbon-PDF — stel je per fase in onder Automatiseringen aan het einde van de fase bij het aanvraagtype. Deze starten zodra de fase vanuit de aanvraag wordt afgerond.
- Of bevestigings- en notificatiemails daadwerkelijk worden verzonden, hangt af van de mailserver van je kanaal. Het aanmaken van planningstaken vereist de module Logistiek. Beide worden ingericht door het team van BisAssist; neem contact op met de helpdesk als een e-mail niet aankomt.
- Chatgesprekken van de website staan in hetzelfde menu-onderdeel, maar vormen een aparte lijst met een eigen detailpagina: zie Livechat.