De e-mailinbox is de gezamenlijke mailbox van je bedrijf in het dashboard. Iedere collega met toegang ziet dezelfde berichten. Zo blijft een klantvraag nooit onbeantwoord in een persoonlijke mailbox liggen. Je leest, beantwoordt en stuurt hier e-mails door. Ook wijs je gesprekken toe aan collega's en sluit je ze af als ze klaar zijn.
Iedereen die klantmail behandelt, gebruikt deze pagina. Vaak is dit het eerste scherm van de dag: Aandacht vereist toont direct wat er nog op een reactie wacht.
Waar vind je het
Berichten › E-mail (/dashboard/emails?view=mail). Je hebt de permissie Read and answer mail in the shared inboxes, and manage labels (UseEmailClient) nodig; je beheerder stelt dit in via Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).
De linkerzijbalk bevat deze onderdelen:
- E-mails — één regel per mailbox, plus Alle e-mails wanneer je kanaal meerdere mailboxen heeft. Alle e-mails toont alle mailboxen in één lijst, met het adres van de mailbox onder elk onderwerp.
- Aandacht vereist — de werklijsten: Wacht al meer dan 24u, Vandaag wachtend, Toegewezen aan mij en Wacht op klant.
Daarnaast toont de zijbalk Post de mappen en labels van de geselecteerde mailbox:
- Mappen — Postvak IN, Met ster, Verzonden, Concepten, Spam en Prullenbak. Postvak IN toont het aantal ongelezen berichten.
- Etiketten — je eigen labels, plus de uit de mailbox geïmporteerde e-mailmappen. Labels beheren onderaan opent de labelinstellingen.
Het hoofdmenu linkt ook direct naar elk van deze onderdelen: Berichten › E-mail › Postvak IN (/dashboard/emails?view=mail&folder=INBOX&work=all), Met ster, Verzonden, Concepten, Prullenbak, en Berichten › Aandacht vereist › Langer dan 24 uur wachtend (/dashboard/emails?view=mail&work=waiting-overdue), Vandaag wachtend, Toegewezen aan mij, Wacht op klant.
Belangrijke begrippen
- Mailbox — een echt e-mailadres (bijvoorbeeld info@jouwshop.nl) dat aan het dashboard gekoppeld is. Een kanaal kan er meerdere hebben. Alles wat je verstuurt, vertrekt vanaf de mailbox die naast Van staat.
- Conversation — alle berichten binnen hetzelfde onderwerp, gegroepeerd op één regel. De badge naast het onderwerp toont hoeveel berichten het gesprek bevat.
- Open / Closed — de status van een gesprek. Openen betekent dat er nog werk aan is, Gesloten betekent dat het is afgehandeld. Boven de lijst wissel je tussen Openen, Alles en Gesloten; de inbox opent standaard op Openen.
- Toegewezen — de collega die het gesprek heeft opgepakt. niet toegewezen betekent dat nog niemand ermee bezig is.
- Wachten — de klant stuurde het laatste bericht en er is nog niet op gereageerd, en het gesprek is niet gesloten. Vandaag wachtend betekent dat het bericht minder dan 24 uur oud is, Wacht al meer dan 24u betekent 24 uur of ouder. Alleen mail van de afgelopen 30 dagen telt mee.
- Wacht op klant — het spiegelbeeld: jij gaf het laatste antwoord en wacht op een reactie van de klant. Dit is een opvolglijst, geen to-do-lijst.
- Label — een gekleurde tag op een gesprek, zoals Facturen of Klachten. Labels kunnen onder elkaar hangen (tot drie niveaus). Een label kan ook een echte e-mailmap in de mailbox zijn.
- Status label — een label dat bij toewijzing de gespreksstatus aanpast: Doet niets, Sluit het gesprek of Heropent het gesprek. In de lijst zie je een groene badge bij sluiten en een gekleurde badge bij heropenen.
- In Aandacht vereist — een instelling op een label, geen tag op een mail. Zodra je dit bij minimaal één label inschakelt, tonen de werklijsten Wachten en Toegewezen aan mij alleen gesprekken met zo'n label. Tot die tijd tonen die lijsten alles.
- Interne notities — opmerkingen voor collega's onder een gesprek. De klant ziet deze nooit.
- Concept — een niet-verzonden bericht dat je hebt opgeslagen. Concepten vind je in de map Concepten.
Hoe doe je het
Een e-mail lezen en beantwoorden
- Ga naar Berichten › E-mail (
/dashboard/emails?view=mail) en kies de mailbox in het onderdeel E-mails van de zijbalk. - Klik op een regel in de lijst. Het bericht opent ernaast en wordt gemarkeerd als gelezen.
- Klik op Beantwoorden onderaan het bericht, of op de antwoordpijl in de werkbalk (De klant beantwoorden).
- Typ je reactie boven de geciteerde tekst. Gebruik de werkbalk voor Vet, Cursief, Onderstrepen, Opsommingsteken, Genummerde lijst en Link invoegen.
- Klik op Verzenden. Wil je reageren en het gesprek direct afhandelen? Klik dan op Versturen & sluiten.
Resultaat: de melding toont E-mail verzonden!, het bericht verschijnt in Verzonden en het gesprek verdwijnt uit de lijsten voor Wachten.
Een e-mail doorsturen
- Open het bericht.
- Klik op Doorsturen onderaan het bericht, of op de doorstuurpijl in de werkbalk (E-mail doorsturen).
- Vul het adres in bij Naar. Tijdens het typen verschijnen er zoeksuggesties voor klanten — klik op een klant om het adres in te vullen.
- Typ eventueel een toelichting boven de doorgestuurde tekst en klik op Verzenden.
Resultaat: het onderwerp krijgt het voorvoegsel Fwd: … en het originele bericht staat onder je tekst geciteerd.
Een nieuwe e-mail schrijven
- Klik op Nieuwe e-mail boven de lijst.
- Kies de verzendende mailbox naast Van. Heb je een specifieke mailbox geopend, dan staat deze vast en zie je alleen dat adres.
- Vul Naar in. Klik op Cc of Bcc om die regels toe te voegen.
- Vul het Onderwerp in en schrijf je bericht.
- Klik op de paperclip (Bestanden bijvoegen) om bijlagen toe te voegen en kies Van lokale computer of Uit Vendure mediabibliotheek.
- Klik op Verzenden.
Resultaat: E-mail verzonden!. Een enkel bestand mag maximaal 10 MB zijn en alle bijlagen samen maximaal 25 MB; grotere bestanden worden geweigerd.
Een AI-antwoordvoorstel opvragen
- Open een klantbericht en klik op Beantwoorden.
- Klik in het bewerkingsvenster op Antwoord voorstellen. Er staat nog niets ingevuld.
- Lees het voorstel onder Voorgesteld antwoord. Klik op Invoegen om het in je bericht te zetten, op Opnieuw genereren voor een nieuw voorstel of op Negeren om het te wissen.
- Pas de ingevoegde tekst aan — het is een concept, geen definitief antwoord — en klik op Verzenden.
Resultaat: de melding toont Suggestie ingevoegd — bewerk voor verzending. De knop Antwoord voorstellen verschijnt alleen wanneer je reageert op een bestaand gesprek.
Een gesprek oppakken of toewijzen aan een collega
- Open het gesprek. De balk boven het bericht toont wie het gesprek behandelt.
- Klik op Ik neem deze over om het gesprek op jouw naam te zetten.
- Wil je het aan iemand anders toewijzen? Klik op Toewijzen (of op de getoonde naam) en kies de collega uit de lijst.
- Open hetzelfde menu en klik op Toewijzing verwijderen om de toewijzing weer ongedaan te maken.
Resultaat: de naam verschijnt in de balk en in de kolom Toegewezen in de lijst. Je kunt ook direct vanuit de lijst toewijzen: klik op Claimen in de kolom Toegewezen van een regel.
Klikken twee personen tegelijk? Dan krijgt de tweede een foutmelding en ververst de lijst met de werkelijke eigenaar.
Een gesprek sluiten na afhandeling
- Open het gesprek.
- Klik op Gesprek sluiten in de balk boven het bericht.
- Klik op dezelfde balk op Gesprek heropenen om het gesprek weer terug te halen.
Resultaat: de melding toont Gesprek gesloten en bij de regel staat Gesloten. Een gesloten gesprek verdwijnt uit Openen en uit de wachtrijen. Reageert de klant opnieuw, dan heropent het gesprek vanzelf.
Wil je een hele wachtrij in één keer leegmaken? Open dan Vandaag wachtend of Wacht al meer dan 24u en klik boven de lijst op Alles als afgehandeld markeren. Je krijgt een bevestigingsvraag; nieuwe reacties heropenen deze gesprekken vanzelf.
Een interne notitie achterlaten voor een collega
- Open het gesprek en scrol naar beneden.
- Klik op Interne notities.
- Typ je opmerking in Notitie toevoegen….
- Wil je collega's waarschuwen? Klik op de @-knop (Collega's informeren) en vink hun namen aan.
- Klik op Toevoegen.
Resultaat: Notitie toegevoegd. De notitie is zichtbaar voor collega's onder het gesprek en wordt nooit naar de klant gestuurd.
De lijst Aandacht vereist afwerken
- Open Berichten › Aandacht vereist › Langer dan 24 uur wachtend (
/dashboard/emails?view=mail&work=waiting-overdue) — deze klanten wachten het langst. De badge wordt rood als er berichten zijn. - Beantwoord ze, of klik op Claimen zodat collega's zien dat jij ermee bezig bent.
- Ga verder met Vandaag wachtend, en daarna met Toegewezen aan mij voor je eigen gesprekken.
- Gebruik Wacht op klant om te controleren waar je nog een reactie op verwacht.
Resultaat: de tellers in de zijbalk lopen terug zodra je gesprekken beantwoordt of sluit. Het openen van een wachtrij zoekt altijd direct over alle mailboxen tegelijk.
Een label toekennen aan een e-mail
- Open het bericht.
- Klik op de labelknop in de werkbalk.
- Klik onder Etiketten op een label om het in of uit te schakelen (klik om te wisselen). Bij veel labels zoek je eerst via Labels filteren….
- Onder Naar map verplaatsen kun je het bericht verplaatsen naar een van de eigen e-mailmappen van de mailbox.
Resultaat: Label toegevoegd of Label verwijderd, en het label verschijnt als gekleurde badge onder het onderwerp. Het aanvinken van een sublabel vinkt ook de bovenliggende labels aan; het uitvinken van een bovenliggend label vinkt alles eronder uit.
Labels aanmaken en organiseren
- Klik op Labels beheren onderaan de zijbalk Post.
- Sleep op het tabblad Structuur labels om ze te sorteren of in een groep te plaatsen.
- Klik op Nieuw label, vul de Labelnaam in, kies een Kleur en gebruik Nesten onder om het onder een ander label te hangen (of kies Geen (hoogste niveau)).
- Kies onder Wanneer toegepast op een gesprek voor Doet niets, Sluit het gesprek of Heropent het gesprek.
- Vink Aanmaken als echte e-mailmap in deze mailbox aan als het ook als map in de mailbox zelf moet bestaan; laat dit uit voor een gedeeld label dat overal werkt.
- Klik op Label aanmaken en daarna op Gereed.
Resultaat: het label verschijnt onder Etiketten in de zijbalk; als je erop klikt, filter je de lijst. Een bestaand label bewerken werkt net zo: beweeg over het label in de zijbalk, klik op Label bewerken en kies daarna Wijzigingen opslaan of Label verwijderen.
Op het tabblad AI-tagging schakel je automatisch in voor een label en beschrijf je wanneer een mail erbij hoort. Nieuwe mail krijgt het label dan automatisch. Vink In Aandacht vereist aan bij labels die echt klantwerk zijn, zodat de wachtrijen overzichtelijk blijven.
Een concept opslaan en later afronden
- Klik tijdens het schrijven op Concept opslaan.
- Open Concepten in de zijbalk om het bericht terug te vinden.
- Klik op het concept om verder te schrijven en klik op Verzenden zodra het klaar is.
- Klik op de prullenbak naast een concept om het te verwijderen.
Resultaat: Concept opgeslagen, en Concept verwijderd wanneer je er een verwijdert. Met Weggooien in de editor wis je het bericht zonder op te slaan.
E-mail verwijderen en de prullenbak legen
- Vink de selectievakjes aan van de regels die je wilt verwijderen — er verschijnt een balk met het aantal dat geselecteerd is.
- Klik op Verwijderen om ze naar de prullenbak te verplaatsen, of op Lezen om ze als gelezen te markeren.
- Om één bericht te verwijderen gebruik je het ⋯-menu op de regel: Markeren als gelezen, Markeren als ongelezen of Verwijderen.
- Open Prullenbak en klik op Prullenbak legen om alles definitief te wissen. Je moet dit bevestigen; dit kan niet ongedaan worden gemaakt. In Prullenbak verandert Verwijderen in Permanent verwijderen.
Resultaat: de melding telt wat er verwijderd is, bijvoorbeeld 3 emails deleted.
Een mailbox koppelen
Alleen voor beheerders: hiervoor heb je de permissie Open channel settings: mailboxes, mail server, storefront and branding (UseChannelSettings) en Add colleagues to this channel and decide which mailboxes they may open (ManageChannelStaff) nodig. Je beheerder stelt beide in via Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).
- Ga naar Instellingen › Kanaalinstellingen (
/dashboard/channel-settings), open je kanaal en kies het tabblad Email Settings. - Klik op Account toevoegen.
- Kies de E-mailprovider: Gmail (App Password), Microsoft Outlook (OAuth2) of Aangepaste IMAP/SMTP.
- Vul het E-mailadres en een Naam tonen in (de naam die ontvangers zien).
- Voor Gmail plak je het App-wachtwoord dat je in je Google-account hebt aangemaakt. Voor Outlook klik je op Verbinden met Microsoft en meld je je aan via het pop-upvenster — een wachtwoord is hier niet nodig. Voor Aangepaste IMAP/SMTP vul je IMAP-host en Haven in onder IMAP-instellingen (inkomend), SMTP-host en Haven onder SMTP-instellingen (uitlopend), en het Wachtwoord van de mailbox.
- Klik op het ronde keuzerondje voor een account om dit als Standaard in te stellen — die mailbox staat dan automatisch geselecteerd bij nieuwe berichten.
- Klik op Accounts opslaan. Het kanaalformulier opslaan slaat geen e-mailwachtwoorden op; alleen Accounts opslaan doet dat.
- Controleer de verbinding met de twee testknoppen bij het account: Test SMTP (verzenden) en Test IMAP (ontvangen).
Resultaat: E-mailaccounts opgeslagen, en de mailbox verschijnt in het onderdeel E-mails in de zijbalk onder Berichten › E-mail.
De serverkant hiervan — de hostnamen van de mailserver, poorten en de Microsoft-app-registratie — regelt het team van BisAssist. Geeft Verbinden met Microsoft aan dat Microsoft OAuth niet is geconfigureerd of mislukt een test steeds op autorisatie? Vraag dan de helpdesk om hulp in plaats van instellingen te wijzigen.
Bepalen wie welke mailbox mag openen
- Open Instellingen › Kanaalinstellingen (
/dashboard/channel-settings) › jouw kanaal › Email Settings. - Vink bij de mailbox Vergrendel deze mailbox aan. Er staat dan Only members of an access group listing this mailbox can open it. Managers always see everything.
- Scrol naar Mailbox-toegangsgroepen, vul een Groepsnaam in en klik op Groep toevoegen.
- Kies in de groep welke Mailboxen geopend mogen worden en welke Leden ertoe behoren.
- Klik op Accounts opslaan.
Resultaat: alleen leden van een groep waar die mailbox aan gekoppeld is, zien deze onder Berichten › E-mail. Zolang een mailbox niet vergrendeld is, ziet iedereen met toegang tot de inbox alle mailboxen.
De handtekening onder je e-mails aanpassen
- Open Instellingen › Kanaalinstellingen (
/dashboard/channel-settings) › jouw kanaal › Email Settings. - Bewerk Email Signature. Klik op Bedrijfsgegevens gebruiken om gegevens over te nemen uit de bedrijfsgegevens in Algemene instellingen.
- Vink Kanaallogo opnemen aan om je logo boven de handtekening te plaatsen.
- Klik op Voorbeeld handtekening om het resultaat te bekijken en op Handtekening wissen om opnieuw te beginnen.
- Sla het kanaalformulier op.
Resultaat: de handtekening wordt automatisch toegevoegd aan nieuwe berichten en reacties die je vanuit dit kanaal verstuurt.
Tips en valkuilen
- Nieuwe e-mail komt vanzelf binnen; de lijst ververst automatisch. Met de ronde pijl boven de lijst (Verversen) haal je de mailbox direct handmatig op.
- De lijst start op Vandaag wachtend, niet op het volledige postvak in. Klik op Postvak IN in de zijbalk Post om alles te zien.
- Een mailbox en een werklijst zijn twee verschillende filters. Het kiezen van een mailbox zet de werklijst terug naar de volledige lijst; het openen van een werklijst zoekt juist over alle mailboxen tegelijk. Hetzelfde geldt voor labels: als je op een label klikt, vervalt het werklijstfilter.
- De inbox verbergt gesloten gesprekken. Mis je een e-mail waarvan je zeker weet dat hij bestaat? Zet de schakelaar boven de lijst dan om van Openen naar Alles.
- Met ster is persoonlijk en wordt bewaard in je eigen browser. Een collega ziet jouw sterren niet, en ze verdwijnen als je van computer wisselt of je browsergegevens wist. Gebruik een label als het hele team het moet zien.
- De ster verschijnt alleen in de Lijstweergave. Gebruik de twee knoppen rechtsboven de lijst om te schakelen tussen Lijstweergave en Tabelweergave; in een smal venster staat de lijst altijd onder elkaar.
- De zoekfunctie doorzoekt het onderwerp, de afzender en de ontvangers — niet de inhoud van het bericht zelf.
- Verzenden wordt nooit automatisch opnieuw geprobeerd. Is het onduidelijk of een bericht verzonden is? Controleer dan de map Verzonden van de mailbox zelf voordat je het bericht nogmaals verstuurt.
- Alles als afgehandeld markeren sluit alle wachtende gesprekken in de werklijst tegelijk. Een nieuw antwoord van de klant heropent het gesprek vanzelf, dus er gaat niets verloren.
- Een label verwijderen haalt alleen de tag van de gesprekken af; de berichten zelf blijven gewoon staan. Hetzelfde geldt voor Deze bucket leegmaken bij een verzamellabel.
- De mailserverinstellingen, de Microsoft-koppeling en de versleuteling van mailboxwachtwoorden worden ingesteld door het team van BisAssist; neem contact op met de helpdesk als een mailbox geen berichten meer ontvangt.