Teamleden, rollen en rechten

Iedereen die in het dashboard werkt, heeft een eigen login. Wat iemand ziet — welke menu-items, pagina's en knoppen — hangt af van de roles die je toewijst. Een rol is een bundel van rechten met een naam: "Webshop", "Boekhouding", "Magazijn". Je geeft de rol de rechten die nodig zijn voor die functie en koppelt de rol daarna aan de juiste personen.

Deze pagina is bedoeld voor degene die het team beheert: een eigenaar, officemanager of shopmanager. Je gebruikt dit wanneer er iemand in dienst komt, iemand van functie wisselt, iemand zijn wachtwoord vergeet of wanneer een collega zegt: "Ik zie de facturen niet".

Waar vind je het

• Instellingen › Beheerders (/dashboard/administrators) — het overzicht van iedereen die kan inloggen op deze shop. Kolommen: Naam, Identificatie (het e-mailadres) en Rollen.
• Instellingen › Rollen (/dashboard/roles) — het overzicht van rollen. Elke rij toont de rubriek van de rol, de beschrijving, de gekoppelde kanalen en de eerste paar rechten als grijze badges met een plusknop om de volledige lijst te openen.
• Instellingen › My Channel (/dashboard/my-channel) — een kort formulier waarmee je in één keer een collega toevoegt en rollen toewijst. Alleen zichtbaar met het recht ManageChannelStaff.
• Profiel (/dashboard/profile) — je eigen naam, e-mailadres en wachtwoord. Iedereen heeft toegang tot deze pagina; hier is geen speciaal recht voor nodig.

Om Beheerders en Rollen te openen heb je het recht ReadAdministrator nodig. Om personen of rollen toe te voegen heb je ook CreateAdministrator nodig, om ze te wijzigen UpdateAdministrator en om ze te verwijderen DeleteAdministrator. Rollen gebruiken dezelfde vier rechten — er is geen apart "roles"-recht.

Belangrijke begrippen

• Beheerder — een persoon die kan inloggen: voornaam, achternaam, e-mailadres, wachtwoord en een of meer rollen. Klanten zijn geen beheerders; zij staan onder Klanten.
• Rol — een bundel rechten met een naam. Personen krijgen altijd een rol, nooit losse rechten. Eén persoon kan meerdere rollen hebben en krijgt dan alle rechten uit die rollen bij elkaar opgeteld.
• Beschrijving — de leesbare naam van de rol, zoals getoond bovenaan de rolpagina. Vul hier de functienaam in: "Boekhouding", "Webshopredactie".
• Rubriek — de korte code voor de rol, zichtbaar als grijze badge naast de naam van een persoon in de beheerderslijst. Houd dit kort en gebruik geen spaties.
• Kanalen — de shop waarop de rechten van de rol van toepassing zijn. Beheer je met je login maar één shop, kies dan die shop. Een rol zonder kanaal geeft nergens toegang toe.
• Permission — een afzonderlijke schakelaar: "mag de gedeelde inbox openen", "mag bestellingen inzien". In het rolformulier staat elk recht vermeld met de technische naam (UseEmailClient, ReadOrder) en een toelichting in de tooltip. De tabel verderop toont welk menu-item bij welke naam hoort.
• Feature permission — de Use…- en Manage…-rechten. Deze schakelen complete modules van het platform in of uit: de inbox, de planner, de voorraad of de AI-assistent.
• Core data permission — de rijen met vier opties: Create / Read / Update / Delete voor producten, bestellingen, klanten en middelen. Met Lezen kan iemand gegevens bekijken, met de andere drie kunnen gegevens worden aangepast.
• Superbeheerder en Klant — twee standaardrollen die in elke shop bestaan en die het platform nodig heeft. In de lijst staat This is a default Role and cannot be modified en je kunt ze niet openen.
• You can only give away what you have — het rolformulier toont alleen de rechten die je eigen login heeft. Mis je een bepaalde optie, dan heeft je eigen account dit recht ook niet; neem contact op met de helpdesk.
• You only see your own team — de beheerderslijst toont alleen de collega's van je eigen shop. Andere klanten van BisAssist zijn nooit zichtbaar, net zomin als het team van BisAssist.

Hoe doe je het

Een collega toevoegen

1. Ga eerst naar Instellingen › Rollen (/dashboard/roles) en controleer of er een rol bestaat die past bij de werkzaamheden. Maak deze anders eerst aan (zie hieronder).
2. Ga naar Instellingen › Beheerders (/dashboard/administrators).
3. Klik op New Administrator.
4. Vul Voornaam, Achternaam en E-mailadres of identificatie in. Met dit e-mailadres logt de collega in.
5. Vul een Wachtwoord in. Spreek dit af met je collega of kies een tijdelijk wachtwoord en laat de collega dit zelf wijzigen onder Profiel.
6. Kies onder Rollen een of meer rollen. Het blok daaronder toont per kanaal exact welke rechten deze combinatie oplevert — zo controleer je snel of je de juiste rol kiest.
7. Klik op Aanmaken.

Resultaat: de melding Successfully created administrator verschijnt en de nieuwe collega staat in de lijst. Diegene kan direct inloggen met het ingestelde e-mailadres en wachtwoord.

Vereist het recht CreateAdministrator.

Een rol aanmaken

1. Ga naar Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).
2. Klik op Nieuwe rol.
3. Vul de Beschrijving in — de duidelijke functienaam, bijvoorbeeld "Boekhouding".
4. Vul de Rubriek in — een korte code, bijvoorbeeld boekhouding.
5. Selecteer onder Kanalen de shop waarvoor deze rol geldt.
6. Schakel onder Rechten in wat nodig is voor de functie. Rijen met meerdere schakelaars (Aanmaken, Lezen, Bijwerken, Verwijderen) zijn de basisgegevensrijen; gebruik Alles schakelen op zo'n rij om de hele rij in één keer om te zetten. Rijen met een enkele schakelaar zijn feature permissions, genaamd UseSomething.
7. Vrijwel elke rol heeft UseDashboardStart nodig — zonder dit recht is er na het inloggen geen startpagina beschikbaar.
8. Klik op Aanmaken.

Resultaat: de melding Successfully created role verschijnt en de rol kan worden toegewezen onder Instellingen › Beheerders.

Vereist het recht CreateAdministrator.

Rechten van een bestaande rol aanpassen

1. Ga naar Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).
2. Klik op de rubriek van de rol om deze te openen.
3. Schakel onder Rechten de gewenste rechten in of uit.
4. Klik op Bijwerken.

Resultaat: de melding Successfully updated role verschijnt. De wijziging geldt direct voor iedereen met die rol. Vraag collega's het dashboard te vernieuwen, omdat het menu wordt opgebouwd bij het inloggen.

Vereist het recht UpdateAdministrator.

Rollen van een collega aanpassen

1. Ga naar Instellingen › Beheerders (/dashboard/administrators).
2. Klik op de naam van de persoon.
3. Voeg onder Rollen rollen toe of verwijder ze. Controleer het blok eronder: dit toont per kanaal wat de nieuwe combinatie oplevert.
4. Klik op Bijwerken.

Resultaat: de melding Successfully updated administrator verschijnt. Vraag je collega om het dashboard te vernieuwen.

Vereist het recht UpdateAdministrator.

Het wachtwoord van een collega opnieuw instellen

1. Ga naar Instellingen › Beheerders (/dashboard/administrators).
2. Klik op de naam van de persoon.
3. Typ het nieuwe wachtwoord in het veld Wachtwoord. Dit veld is altijd leeg wanneer je de pagina opent; dat hoort zo en betekent niet dat het wachtwoord weg is. Laat je het leeg, dan blijft het huidige wachtwoord bewaard.
4. Klik op Bijwerken.
5. Geef het nieuwe wachtwoord door aan je collega en vraag diegene om het zelf aan te passen onder Profiel.

Resultaat: de melding Successfully updated administrator verschijnt en het oude wachtwoord werkt per direct niet meer.

Vereist het recht UpdateAdministrator.

Je eigen naam, e-mailadres of wachtwoord wijzigen

1. Open Profiel (/dashboard/profile).
2. Pas je Voornaam, Achternaam, E-mailadres of identificatie of Wachtwoord aan.
3. Klik op Bijwerken.

Resultaat: de melding Successfully updated profile verschijnt. Het blok Authenticatiemethoden eronder toont via welke methoden je account kan inloggen en wanneer deze zijn toegevoegd.

Uitzoeken waarom een collega een menu-item niet ziet

1. Zoek het menu-item op in de tabellen onder Welk recht ontgrendelt welk menu-item hieronder en noteer de naam van het recht.
2. Ga naar Instellingen › Beheerders (/dashboard/administrators) en open de collega. Het blok onder Rollen toont per kanaal alle rechten die de collega op dit moment heeft.
3. Ontbreekt het recht, open dan de bijpassende rol onder Instellingen › Rollen en schakel het recht in.
4. Vraag je collega om het dashboard te vernieuwen.

Staat het recht helemaal niet in het rolformulier, dan heeft je eigen login dit recht ook niet. Vraag de helpdesk om dit eerst aan jouw account toe te kennen.

Bekijken wat een rol al mag doen

1. Ga naar Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).
2. Bekijk de kolom met rechten: de eerste drie rechten staan als grijze badges weergegeven.
3. Klik op de plusknop met het getal erachter. Er opent een venster met de titel Permissions of de rolrubriek, waarin alle rechten van de rol staan.

Een vertrokken collega verwijderen

1. Ga naar Instellingen › Beheerders (/dashboard/administrators).
2. Vink het vakje voor de naam aan.
3. Klik op Verwijderen in de balk die verschijnt en bevestig.

Resultaat: de persoon verdwijnt uit de lijst en kan niet meer inloggen. Eerder werk — verwerkte bestellingen, verstuurde e-mails, geplaatste notities — blijft gewoon bewaard.

Vereist het recht DeleteAdministrator. Het verwijderen van een rol werkt op dezelfde manier via het overzicht Rollen, behalve voor Superbeheerder en Klant; deze kunnen niet worden verwijderd. Controleer eerst wie de rol nog heeft: iedereen met deze rol verliest die rechten zodra de rol is verwijderd.

Een collega toevoegen via My Channel

Instellingen › My Channel (/dashboard/my-channel) is een compact alternatief voor de stappen hierboven. Gebruik dit wanneer de rollen al bestaan en je alleen de persoon hoeft toe te voegen.

1. Open Instellingen › My Channel (/dashboard/my-channel).
2. De kaart Kanalen toont de shop die je beheert; de kaart Personeel toont de huidige collega's met hun rollen.
3. Vul in de kaart Create staff member de velden Voornaam, Achternaam, E-mail en Wachtwoord in.
4. Schakel onder Rollen minimaal één rol in. Staat er No roles available yet, gebruik dan eerst Manage roles om een rol aan te maken.
5. Klik op Create staff member.

Resultaat: de melding Staff member created verschijnt en de persoon staat in de kaart Personeel.

Vereist het recht ManageChannelStaff om de pagina te openen en CreateAdministrator om de nieuwe collega op te slaan.

Welk recht ontgrendelt welk menu-item

Zoek hier de naam van een recht op om te zien wat het inschakelen oplevert. De onderstaande groepen zijn de productgebieden van het platform; in het rolformulier staan de rechten per rij op alfabetische volgorde van deze technische namen.

Communicatie

Verkoop en financiën

Voorraad en logistiek

Content en marketing

Personeel en planning

AI en automatisering

Beheer en instellingen

Basisgegevens

Dit zijn de rijen voor Create / Read / Update / Delete in het rolformulier. Lezen zorgt ervoor dat het menu-item zichtbaar wordt.

Wat het team van BisAssist beheert

Sommige rechten worden nooit aan een shop toegekend en vind je niet terug in het rolformulier:

• Agency permissions — ManageAgencyChannels, ManageAgencyAdmins, CreateAgency, ReadAgency, UpdateAgency, DeleteAgency, en de pagina's Instellingen › Agencies en Instellingen › My Agency. Deze horen bij de agency-laag waarmee BisAssist en resellers shops aanmaken.
• API keys — CreateApiKey, ReadApiKey, UpdateApiKey, DeleteApiKey.
• The country list — CreateCountry, UpdateCountry, DeleteCountry. De lijst met landen wordt gedeeld over het hele platform; je kunt landen wel indelen in eigen zones, maar de lijst zelf niet aanpassen.
• Platform pages — Bankkoppelingen, Notificatie-instellingen, AI-verbruik, Migratie van bestanden, Tenant inrichten en Pack Studio.

Moet hierin iets worden aangepast, vraag dit dan aan de helpdesk.

Tips en valkuilen

• A role is per shop. Beheert je login meerdere shops, dan werkt een rol alleen op de kanalen die zijn geselecteerd in het veld Kanalen. Dit vergeten is de meest voorkomende reden dat een nieuwe rol niets lijkt te doen.
• UseDashboardStart is not optional. Een collega zonder dit recht logt succesvol in, maar landt op een lege pagina. Voeg dit recht toe aan elke rol die je maakt.
• Permission names are technical on purpose. Het rolformulier toont UseEmailClient, niet "E-mailclient". Beweeg over een schakelaar om de uitleg te lezen of gebruik de tabellen hierboven.
• You can never grant more than you have. Het formulier verbergt alle rechten die je eigen account niet heeft. Mis je een recht in de lijst, dan ligt dat aan jouw account en niet aan de shop.
• Deleting a colleague does not delete their work. Bestellingen, facturen, e-mails en notities behouden hun geschiedenis.
• A password field that looks empty is not a problem. Wachtwoorden worden nooit getoond. Laat je het veld leeg bij een bestaande collega, dan blijft het huidige wachtwoord gewoon behouden.
• New permissions need a reload. Het menu wordt geladen bij het inloggen. Vraag collega's na een rolwijziging om het dashboard te vernieuwen.
• Which mailbox somebody may open is a separate setting. Rollen bepalen of iemand de gedeelde inbox überhaupt mag gebruiken; de mailbox-toegangsgroepen in Kanaalinstellingen bepalen welke mailboxen zichtbaar zijn. Voor beide wijzigingen is ManageChannelStaff nodig.
• Two roles add up, they never subtract. Ziet een collega een onderdeel nog steeds nadat je dit uit een rol hebt verwijderd, controleer dan de andere rollen van die persoon.

Zie ook

• Kanaalinstellingen en bedrijfsprofiel
• E-mailinbox
• Kennisgevingen
• Aan de slag met het dashboard