Klanten

Klanten is het adresboek van je webshop. Iedereen die een bestelling heeft geplaatst, zich heeft geregistreerd of handmatig is ingevoerd, heeft hier een eigen pagina met contactgegevens, adressen, bestellingen en een tijdlijn van alle gebeurtenissen. Je gebruikt dit overzicht om iemand op te zoeken voor je belt, om een e-mailadres te corrigeren, om klanten te groeperen voor een campagne of om een klant te helpen die niet kan inloggen.

Waar vind je het

• Customers › Customers (/dashboard/customers) — het overzicht van iedereen die klant is bij deze webshop. Klik op een naam om de pagina van die persoon te openen.
• Customers › Customer Groups (/dashboard/customer-groups) — de groepen die je gebruikt om klanten te segmenteren, bijvoorbeeld voor een campagne of korting.

Een klantpagina heeft geen tabbladen; het is één lange pagina opgebouwd uit blokken: het formulier met contactgegevens, Adressen, Bestellingen, Klantgeschiedenis, en aan de rechterkant Status en Klantengroepen. Afhankelijk van wat je webshop gebruikt, verschijnen ook de blokken Facturen en Abonnementen.

Belangrijke begrippen

• Status — wordt getoond als een badge in de lijst en op de klantpagina.
  • Geverifieerd — de klant heeft een webshopaccount en heeft dit bevestigd door een wachtwoord in te stellen. De klant kan inloggen.
  • Geregistreerd — er bestaat een account, maar het wachtwoord is nog nooit ingesteld of bevestigd. Dit zie je bij een zojuist aangemaakte klant, totdat diegene de verstuurde e-mail gebruikt.
  • Niet geverifieerd — er is helemaal geen webshopaccount. Dit is meestal iemand die als gast heeft besteld.
• Title, First name, Last name, Email address, Phone number — de contactgegevens. Het e-mailadres is ook de inlognaam van de klant voor de webshop; als je dit aanpast, verandert dus ook de manier van inloggen.
• Adressen — elke klant kan meerdere adressen hebben. De badges Default Shipping en Default Billing geven aan welke adressen standaard worden ingevuld bij het afrekenen.
• Klantengroepen — een benoemde lijst met klanten. Een klant kan in meerdere groepen tegelijk zitten. Je gebruikt groepen voor segmentatie, bijvoorbeeld om te bepalen wie een e-mailcampagne ontvangt.
• Klantgeschiedenis — een automatische tijdlijn: Customer registered, Customer verified, Customer details updated, Added to group, Removed from group, Address created, Address updated, Address deleted, Password updated, Password reset requested, Password reset verified, Email update requested, Email update verified. Je kunt hier zelf notities aan toevoegen.
• Notitie is privé — een notitie die je toevoegt is standaard privé: Visible to admins only. Vink je het vakje uit, dan wordt de notitie Visible to customer.
• The :: in an email address — de klantenlijst van een webshop wordt gescheiden gehouden van andere shops op het platform door een winkeltag toe te voegen aan het opgeslagen e-mailadres. Je ziet daarom naam@example.com::a1b2c3 in de lijst staan. Dat is normaal. Het veld Real Email Address bij de extra velden onder de contactgegevens bevat het gewone adres waar daadwerkelijk e-mails naar worden gestuurd.
• Is Dealer — een extra veld onder de contactgegevens dat aangeeft dat dit een dealeraccount is. Dit wordt gebruikt voor het dealernetwerk en de dealerprijzen.

Hoe doe je het

Een klant zoeken

1. Ga naar Customers › Customers (/dashboard/customers).
2. Typ in het veld Filteren.... Dit veld zoekt tegelijkertijd op achternaam, e-mailadres en telefoonnummer. Een deel van de achternaam of een paar cijfers van het telefoonnummer is dus al genoeg.
3. Klik op de naam om de klant te openen.

Resultaat: de pagina van de klant opent met alle gegevens, adressen, bestellingen en geschiedenis.

Een nieuwe klant toevoegen

1. Ga naar Customers › Customers (/dashboard/customers).
2. Klik op Nieuwe klant.
3. Vul Titel, Voornaam, Achternaam, E-mailadres en Telefoonnummer in. Voornaam, achternaam en e-mailadres zijn verplicht; de rest is optioneel.
4. Klik op Aanmaken.

Resultaat: de melding Successfully created customer verschijnt en de pagina laadt opnieuw als de klantpagina, nu met de blokken Adressen, Bestellingen en Klantgeschiedenis. De klant ontvangt een e-mail met een link om een wachtwoord te kiezen voor het webshopaccount. De status blijft Geregistreerd totdat de klant deze link gebruikt.

Hiervoor is de permissie Aanmaken in de groep Klant nodig; je beheerder kan dit toekennen onder Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).

Klantgegevens bewerken

1. Open de klant via Customers › Customers.
2. Wijzig Titel, Voornaam, Achternaam, E-mailadres of Telefoonnummer.
3. Klik op Bijwerken.

Resultaat: de melding Successfully updated customer verschijnt en de wijziging wordt op de tijdlijn vastgelegd als Customer details updated.

Hiervoor is de permissie Bijwerken in de groep Klant nodig.

Een adres aan een klant toevoegen

1. Open de klant.
2. Klik in het blok Adressen op Nieuw adres toevoegen.
3. Vul het formulier in: Volledige naam, Bedrijf, Straatnaam, Appartement, suite, etc., Plaats, Staat/Provincie, Postcode, Land en Telefoonnummer. Straatnaam, plaats en land zijn verplicht; de rest is optioneel.
4. Vink Standaard verzendadres en/of Standaard factuuradres aan om dit adres standaard te laten invullen tijdens het afrekenen.
5. Klik op Adres opslaan.

Resultaat: het adres verschijnt als kaart in het blok Adressen, inclusief badges als je het als standaard hebt ingesteld.

Een adres bewerken of verwijderen

1. Open de klant en zoek de adreskaart in het blok Adressen.
2. Om het aan te passen, klik je op het potloodicoon onderaan de kaart, bewerk je de velden in het venster Adres bewerken en klik je op Adres opslaan. Je ziet Address updated successfully.
3. Om het te verwijderen, klik je op het prullenbakicoon en daarna op Doorgaan in de bevestiging van Adres verwijderen. Je ziet Address deleted successfully.

Resultaat: de kaart is bijgewerkt of verwijderd en de wijziging staat op de tijdlijn.

Een klant aan een klantengroep toevoegen

1. Open de klant.
2. Klik in het blok Klantengroepen aan de rechterkant op Klantengroepen toevoegen.
3. Kies de groep uit de lijst.

Resultaat: de groep verschijnt als label in het blok en op de tijdlijn verschijnt Added to group. Om de klant weer te verwijderen, klik je op het kruisje bij het label; op de tijdlijn verschijnt Removed from group.

Een klantengroep aanmaken en leden toevoegen

1. Ga naar Customers › Customer Groups (/dashboard/customer-groups).
2. Klik op Nieuwe klantengroep.
3. Vul Naam in en klik op Aanmaken. Je ziet Successfully created customer group.
4. Klik in het blok Klanten dat nu verschijnt op Klant toevoegen, zoek de persoon en selecteer diegene. Je ziet Customer added to group.
5. Herhaal stap 4 voor elk groepslid.

Resultaat: de groep staat in de lijst met het aantal leden. Klik op het aantal om een zijpaneel met de leden te openen zonder de lijst te verlaten.

Hiervoor is de permissie Aanmaken in de groep CustomerGroup nodig.

Bestellingen van een klant bekijken

1. Open de klant.
2. Scrol naar het blok Bestellingen. Hier staan de bestellingen van nieuw naar oud, met de bestelcode, de status en het totaalbedrag.
3. Klik op de bestelcode om de volledige bestelling te openen.

Resultaat: de bestelpagina opent, waar je betalingen, verwerking en terugbetalingen afhandelt.

Een notitie toevoegen bij een klant

1. Open de klant en scrol naar Klantgeschiedenis.
2. Typ je tekst in het vak Notitie toevoegen....
3. Laat Notitie is privé aangevinkt om de notitie intern te houden (Visible to admins only), of vink het uit om de notitie zichtbaar te maken voor de klant (Visible to customer).
4. Klik op Add note.

Resultaat: de notitie verschijnt bovenaan de tijdlijn met de badge Privé of Public. Gebruik het menu met de drie puntjes (⋮) bij de notitie om deze te Bewerken of te Verwijderen. Klik onderaan op Meer laden om oudere geschiedenis te bekijken.

Een wachtwoord voor een klant instellen of resetten

1. Open de klant.
2. Klik bovenaan de pagina op Reset Password. Het venster Klantenwachtwoord instellen opent.
3. Laat de klant zelf een wachtwoord kiezen: klik op E-mail opnieuw instellen met wachtwoord versturen. De klant ontvangt een link. Je ziet Password reset email sent successfully.
4. Of stel zelf een wachtwoord in: typ het bij Nieuw wachtwoord en nogmaals bij Wachtwoord bevestigen, en klik op Wachtwoord bijwerken. Het wachtwoord moet minimaal 4 tekens bevatten en beide velden moeten overeenkomen, anders toont het venster Password must be at least 4 characters of Passwords do not match. Je ziet Password updated successfully.

Resultaat: de klant kan inloggen met het nieuwe wachtwoord. Als je zelf een wachtwoord instelt, is dit direct actief en ontvangt de klant geen e-mail. Geef het nieuwe wachtwoord dus zelf door aan de klant.

Hiervoor is de permissie Bijwerken in de groep Klant nodig.

Klanten verwijderen

1. Ga naar Customers › Customers.
2. Vink het selectievakje aan bij elke rij die je wilt verwijderen. Boven de tabel verschijnt een balk met het aantal geselecteerde rijen.
3. Klik op Acties en vervolgens op Verwijderen.
4. Bevestig in het venster Actie bevestigen door op Doorgaan te klikken.

Resultaat: een melding bevestigt hoeveel klanten zijn verwijderd en de rijen verdwijnen uit de lijst. Hun bestellingen blijven bewaard in Bestellingen.

Hiervoor is de permissie Verwijderen in de groep Klant nodig.

Klanten herstellen bij wie de winkeltag in het e-mailadres ontbreekt

1. Ga naar Customers › Customers.
2. Klik op Ontbrekende tokens scannen. In het venster Klanten Ontbrekende Kanaal Token staan klanten bij wie het e-mailadres geen winkeltag heeft, waardoor e-mails niet aan deze shop kunnen worden gekoppeld.
3. Vink de te herstellen klanten aan, of vink Alles selecteren aan.
4. Klik op Fix Selected, waarop het aantal geselecteerde klanten staat aangegeven.

Resultaat: de tag wordt toegevoegd aan de geselecteerde e-mailadressen. Als er niets mis is, zie je All customers have channel tokens!. Sluit het venster met Sluiten.

Hiervoor is de permissie UseEmailClient (Read and answer mail in the shared inboxes, and manage labels) nodig; je beheerder kan dit toekennen onder Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).

Tips en valkuilen

• De lijst toont standaard Naam, E-mailadres, Status en Aangemaakt op. Telefoonnummer, Groups en Updated at zijn ook beschikbaar — schakel ze in met Kolominstellingen boven de tabel.
• Bij het zoeken wordt gekeken naar achternaam, e-mailadres en telefoonnummer, niet naar de voornaam. Zoek dus op achternaam of e-mailadres.
• Een splinternieuwe klant heeft nog geen blokken voor Adressen, Bestellingen of Klantgeschiedenis totdat je op Aanmaken klikt. Sla de klant dus eerst op en voeg daarna pas een adres toe.
• De knop Bijwerken blijft grijs totdat je daadwerkelijk iets wijzigt, en wordt na het opslaan weer grijs.
• Klanten die je aanmaakt in het dashboard ontvangen een e-mail met een uitnodiging om een wachtwoord in te stellen, geen verificatiemail voor hun adres. Hun status blijft Geregistreerd totdat ze die link openen; daarna wordt de status Geverifieerd.
• Het is normaal als je :: en een reeks tekens achter een e-mailadres ziet staan in de lijst. Dit is de winkeltag, geen typefout. Typ dit er zelf nooit achter; het dashboard voegt dit automatisch toe bij het opslaan.
• Een notitie is privé, tenzij je het vinkje bij Notitie is privé weghaalt. Controleer de badge op de notitie voordat je iets typt wat de klant niet mag lezen.
• Het verwijderen van een adres kan niet ongedaan worden gemaakt. Eerdere bestellingen van de klant behouden het adres dat destijds is gebruikt.
• Of e-mails voor wachtwoorden, uitnodigingen en campagnes daadwerkelijk worden verzonden, hangt af van de e-mailconfiguratie van je webshop. Dit wordt ingesteld door het team van BisAssist. Neem contact op met de helpdesk als een klant aangeeft niets te hebben ontvangen.

Zie ook

• Bestellingen
• E-mailsjablonen en campagnes
• Dealers
• Facturen en offertes
• E-mailbox
• Beheerders en rollen