Boekingen is er voor bedrijven die tijd verkopen in plaats van pakketten: een behandeling, pasafspraak, proefrit of adviesgesprek. Je markeert een product als dienst, bepaalt in welke tijdslots van een half uur klanten kunnen boeken en hoeveel personen er per slot passen. Bij het bestellen kiest de klant een vrij tijdslot. Elke afspraak komt binnen in één overzicht in Berichten, direct gekoppeld aan de bijbehorende bestelling en klant.
Balie- en verkoopmedewerkers gebruiken dit overzicht dagelijks. Wie de webshop inricht, gebruikt de tabbladen Sjablonen en Instellingen eenmalig, en past de tijdslots van een dienst aan zodra het aanbod verandert.
Waar vind je het
Berichten › Aanvragen › Boekingen (/dashboard/emails?view=bookings). Het paneel heeft drie tabbladen:
- Lijst — alle afspraken voor deze shop: datum, sessie, klant, bestelling, product, stoelen en notities.
- Sjablonen — de standaardset van tijdslots van een half uur voor de hele shop, verdeeld in een ochtend-, middag- en avondsessie. Nieuwe diensten nemen deze slots over.
- Instellingen — de standaardwaarden waarmee nieuwe diensten starten, en knoppen om die standaarden toe te passen op bestaande producten.
Boekingsinformatie is ook op twee andere plekken te vinden:
- Het blok Boekingen op een bestelling (
/dashboard/orders/:id), onder de bestelregels. Hier zie je de geboekte afspraak met de knoppen Afspraak verwijderen en Afspraken uitvoeren. - Het blok Time slots op een productvariant (
/dashboard/product-variants/:id), onder de aangepaste velden. Hier schakel je afzonderlijke tijdslots in of uit voor die specifieke dienst.
Je hebt de permissie Manage the booking calendar, time slots and availability (UseBookings) nodig voor alle onderdelen; je beheerder kan deze toewijzen via Instellingen › Rollen (/dashboard/roles). Zonder deze permissie ontbreekt het menu-item Boekingen en blijven de twee blokken verborgen.
Belangrijke begrippen
- Service — een productvariant waarop Dit is een service afspraak is ingeschakeld. Alleen bij diensten hoort een afspraak; bij een normaal product nooit.
- Available for Booking — of klanten überhaupt een slot kunnen kiezen voor deze dienst. Staat dit uit, dan verkoop je het als een regulier product.
- Time slot — één blok van een half uur bij een product, bijvoorbeeld 14:00 - 14:30. Tijdslots horen bij het hele product en niet bij een losse variant, ook al bewerk je ze op de variantpagina.
- Directoraat — het dagdeel waar een slot onder valt: morning, afternoon of evening. Je kunt een heel dagdeel in één klik openen of sluiten.
- Stoelen — hoeveel personen hetzelfde slot op dezelfde dag kunnen boeken. Eén stoel betekent één klant tegelijk; tien stoelen zijn geschikt voor een groepsles. Zodra alle plaatsen voor een datum bezet zijn, verdwijnt het slot uit het aanbod.
- Sjabloon — een slot in de algemene standaardset op het tabblad Sjablonen. Sjablonen vormen de blauwdruk: een dienst kopieert ze eenmalig. Wijzigingen in een sjabloon hebben achteraf geen invloed op bestaande slots.
- Advance Booking Limit (days) — hoever vooruit klanten deze dienst mogen boeken (tussen 0 en 365 dagen, standaard 30). Het dashboard bewaart dit getal voor je website; het dashboard zelf weigert niet automatisch een latere datum.
- Auto-create Default Time Slots — of een nieuwe dienst direct de standaardslots meekrijgt.
- Appointment — de boeking zelf. Deze ontstaat automatisch zodra de betaling van de klant is afgerond. De boeking koppelt de bestelling, de klant, de dienst, het slot, de datum, de stoelen en de opmerkingen van de klant.
- Filter: All / Future — Alles toont alle afspraken ooit, Toekomst alleen de afspraken die nog moeten plaatsvinden.
- Service Appointment Confirmation — de afhandeling die op de bestelling wordt geregistreerd zodra een afspraak is bevestigd. Deze bevat trackingcode
APPOINTMENTen per geboekte regel een vermelding onder Appointment confirmation codes, zodat je de code aan de klant kunt doorgeven.
Hoe doe je het
Bekijken wat klanten hebben geboekt
- Ga naar Berichten › Aanvragen › Boekingen (
/dashboard/emails?view=bookings). - Blijf op het tabblad Lijst.
- Zet Filter: op Toekomst om eerdere afspraken te verbergen, of op Alles voor de complete geschiedenis. Het grijze getal naast het filter toont het aantal regels.
- Klik op een naam onder Klant, het nummer onder Beschikking of de naam onder Product om direct naar die pagina te gaan.
- Klik rechtsboven op de vernieuwpijl (Verversen) als je wacht op een zojuist geplaatste boeking.
Resultaat: een overzicht met rijen per afspraak met daarin Datum, Directoraat, Klant, Beschikking, Product, Stoelen en Notities. Notities worden ingekort; beweeg je muis over een notitie om de volledige tekst te lezen.
Een product boekbaar maken
Vereist de permissie Bijwerken op ProductVariant naast de boekingspermissie.
- Ga naar Catalogus › Producten (
/dashboard/products) en open het product. - Klik in het blok Productvarianten op de variant die je als afspraak verkoopt.
- Open in de aangepaste velden het tabblad Algemeen.
- Schakel Dit is een service afspraak in.
- Schakel Available for Booking in.
- Vul bij Advance Booking Limit (days) in hoeveel dagen vooruit klanten mogen boeken.
- Schakel Auto-create Default Time Slots in als deze dienst de standaardslots van de shop gebruikt.
- Klik op Bijwerken.
Resultaat: de variant is opgeslagen als dienst. Scrol omlaag naar het blok Time slots om de gewenste slots in te stellen.
De standaardtijdslots van de shop instellen
- Ga naar Berichten › Aanvragen › Boekingen (
/dashboard/emails?view=bookings). - Open het tabblad Sjablonen.
- Is het tabblad leeg? Klik dan op Standaardsjablonen aanmaken. Je krijgt tijdslots van een half uur van 08:00 tot 12:00 onder Morning, van 12:00 tot 17:00 onder Afternoon en van 17:00 tot 18:00 onder Evening, allemaal ingeschakeld met elk 1 stoel.
- Schakel Ingeschakeld uit bij elk slot dat je nooit wilt aanbieden.
- Vul een nieuw aantal in bij Stoelen voor slots waar meerdere personen tegelijk in passen.
Resultaat: een melding toont Standaard sjablonen aangemaakt, Sjabloon bijgewerkt of Bijgewerkte zetels. Nieuwe diensten nemen de ingeschakelde sjablonen vanaf hier over.
Een dienst eigen tijdslots geven
- Open de variantpagina van de dienst (
/dashboard/product-variants/:id). - Scrol naar het blok Time slots.
- Klik op Maak slots van globale sjablonen.
Resultaat: Gemaakt slots van globale sjablonen. Het blok vult zich met de ingeschakelde sjablonen, gegroepeerd per sessie met het aantal slots achter de sessienaam. Had het product al slots, dan wordt er niets overschreven en blijft alles behouden.
Een tijdslot openen, sluiten of aanpassen
- Open de variantpagina van de dienst (
/dashboard/product-variants/:id) en scrol naar Time slots. - Klik op de knop met de begintijd om dat tijdslot uit te schakelen; klik nogmaals om het weer in te schakelen. Een groene rand betekent dat het slot openstaat, een vervaagde knop dat het gesloten is.
- Om een heel dagdeel te sluiten, klik je op Alles uitschakelen naast de sessienaam. Met Alles inschakelen open je ze allemaal weer.
- Om het aantal beschikbare plaatsen te wijzigen, typ je het gewenste getal in het vakje naast de begintijd. Dit moet minimaal 1 zijn.
Resultaat: Slot bijgewerkt, Bijgewerkte zetels of een melding zoals Disabled afternoon session. Een gesloten slot wordt op geen enkele datum meer aangeboden. Typ het stoelaantal in één keer in: elke wijziging wordt direct opgeslagen, waardoor 12 bij langzaam typen heel even als 1 wordt opgeslagen.
Standaardwaarden voor nieuwe diensten instellen
- Ga naar Berichten › Aanvragen › Boekingen (
/dashboard/emails?view=bookings). - Open het tabblad Instellingen.
- Is het formulier leeg? Klik dan op Standaardinstellingen aanmaken.
- Stel Dit is een service afspraak, Beschikbaar voor boeking, Standaard tijdslots automatisch aanmaken en Vooraf boeken limiet (dagen) in zoals de meeste van je diensten moeten starten.
- Vul een Beschrijving in zodat collega's weten waar deze instelling voor dient.
- Klik op Opslaan en daarna op Activeer.
Resultaat: Instellingen bijgewerkt en Instellingen geactiveerd. Vanaf dat moment krijgt elke nieuwe productvariant automatisch deze vier waarden mee.
Bestaande diensten de standaardinstellingen geven
- Ga naar het tabblad Instellingen van Boekingen (
/dashboard/emails?view=bookings). - Kies een collectie bij Toepassen op verzameling:.
- Klik op Toepassen op verzameling.
Resultaat: een melding toont hoeveel productvarianten zijn bijgewerkt en hoeveel tijdslots er vanuit de sjablonen voor zijn aangemaakt. De knop blijft grijs totdat je een collectie kiest. Alleen producten binnen die collectie en binnen de huidige shop worden aangepast.
De afspraak bij een bestelling opzoeken
- Open de bestelling (Financiën › Bestellingen,
/dashboard/orders/:id). - Scrol voorbij de bestelregels naar het blok Boekingen.
Resultaat: een kaart per geboekte regel met Dienst:, Benoeming:, Tijdslot-ID:, Stoelen: en Opmerkingen:. Heeft de bestelling geen afspraak, dan toont het blok Geen boekingen gevonden voor deze bestelling.
Een boeking annuleren
- Open de bestelling (
/dashboard/orders/:id) en scrol naar het blok Boekingen. - Klik op Afspraak verwijderen.
Resultaat: Benoeming geschrapt. De afspraak verdwijnt van het tabblad Lijst, de gereserveerde plaatsen komen direct weer vrij voor andere klanten en de agenda-afspraak wordt verwijderd als je shop aan een externe agenda is gekoppeld. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt en er volgt geen bevestigingsvraag; controleer dus vooraf het bestelnummer. De bestelling zelf, de betaling en de factuur blijven onaangeroerd — annuleer of crediteer de bestelling apart als de klant niet komt.
Een boeking verplaatsen naar een andere datum of ander tijdslot
- Open de bestelling (
/dashboard/orders/:id) en noteer de dienst, datum en het tijdslot in het blok Boekingen. - Klik op Afspraak verwijderen om het oude tijdslot vrij te geven.
- Voer de nieuwe afspraak in als een nieuwe bestelling of vraag de klant opnieuw te boeken via de website.
Er is geen knop om een boeking te verplaatsen: een bestaande afspraak kun je niet bewerken. Geef de nieuwe datum en tijd zelf door aan de klant — het platform verstuurt geen automatisch bericht bij wijzigingen.
Afspraken handmatig bevestigen
Gebruik dit wanneer een klant buiten de webshop om heeft betaald of als de afspraak niet automatisch is verschenen.
- Open de bestelling (
/dashboard/orders/:id) en scrol naar het blok Boekingen. - Klik op Afspraken uitvoeren.
Resultaat: Fulfilled service afspraken. Er wordt een afhandeling Service Appointment Confirmation aan de bestelling toegevoegd met een bevestigingscode per regel, en de afspraak verschijnt op het tabblad Lijst. Dit bericht verschijnt ook als er niets kon worden uitgevoerd; controleer daarom bij de bestelafhandelingen of het gelukt is.
De verzendmethode aanmaken die afspraken bevestigt
Vereist de permissie Aanmaken op ShippingMethod. Doe dit eenmalig per shop, voordat je de eerste afspraak verkoopt.
- Ga naar Instellingen › Verzendmethoden (
/dashboard/shipping-methods). - Klik op Nieuwe verzendmethode.
- Vul de velden Naam (bijvoorbeeld "Service Appointment"), Rubriek (
service-appointment) en Beschrijving in. - Vink Service appointment fulfillment only aan.
- Kies onder Afhandelingshandler voor Automatically confirms service appointments and generates booking confirmation.
- Klik in het blok Voorwaarden op Select Shipping Eligibility Checker en kies Allows only orders that contain at least 1 service appointment.
- Klik in het blok Calculator op Select Shipping Calculator, kies Default Flat-Rate Shipping Calculator en stel de Shipping price in op 0.
- Klik op Aanmaken.
Resultaat: bij het afrekenen krijgt een bestelling met een dienst deze methode aangeboden, en de afspraak wordt bevestigd zodra de betaling binnen is. Laat normale verzendmethoden ongewijzigd: deze moeten hun eigen voorwaarden en handler behouden, anders kunnen fysieke pakketten niet meer worden verzonden.
Tips en valkuilen
- Een afspraak ontstaat pas zodra de betaling van de bestelling is afgerond, niet wanneer de klant een tijdslot selecteert. Onbetaalde winkelmanden verschijnen nooit op het tabblad Lijst.
- Boekingsgegevens zijn gekoppeld aan de actieve shop. Beheer je meerdere shops, wissel dan van shop om de bijbehorende afspraken te zien.
- Tijdslots horen bij het product. Alle varianten van hetzelfde product delen dus dezelfde set tijdslots.
- Standaardsjablonen aanmaken, Standaardinstellingen aanmaken en Maak slots van globale sjablonen doen niets als er al gegevens bestaan. Je kunt er veilig nogmaals op klikken; ze zijn niet bedoeld om gegevens te resetten.
- Het achteraf aanpassen van een sjabloon werkt niet door naar diensten die het sjabloon al hebben overgenomen. Pas in dat geval de slots op de dienst zelf aan.
- Een tijdslot wordt alleen getoond als het is ingeschakeld, niet gesloten is voor die datum en er nog vrije plaatsen zijn voor die dag. Een gesloten tijdslot verwijdert nooit eerder gemaakte boekingen.
- De knop Reset producten op het tabblad Instellingen wist de vier boekingsvelden op productvarianten, zodat ze terugvallen op de ingebouwde standaardwaarden. Dit geldt niet alleen voor de geselecteerde collectie en niet voor één enkele shop. Neem eerst contact op met de helpdesk voordat je dit gebruikt.
- Het platform verstuurt geen aparte e-mail voor boekingen. De klant ontvangt de reguliere bestelbevestiging; eventuele aanvullende berichten verstuur je zelf via Berichten › E-mail.
- Het koppelen van afspraken aan een bedrijfsagenda (Google Agenda) wordt ingesteld door het team van BisAssist; vraag dit aan bij de helpdesk. Ook na koppeling ontvangt de klant geen agenda-uitnodiging — de afspraak is puur bedoeld voor je eigen personeel.
- Of de boekingsschermen op je website worden getoond, is een instelling van de shop die het team van BisAssist beheert; neem contact op met de helpdesk als klanten geen tijdslot kunnen kiezen.
- Tijdslot-ID: op de bestelling is ons interne referentienummer voor het tijdslot. Geef dit nummer door aan de helpdesk wanneer je een probleem meldt met een boeking.