Elke e-mail die je bedrijf automatisch verstuurt — zoals de bestelbevestiging, de factuur of het herstellen van een wachtwoord — is gebaseerd op een sjabloon. Op deze pagina bewerk je deze sjablonen, bepaal je hoe het logo en de voettekst van elke e-mail eruitzien en bereid je campagnes voor die je naar een groep klanten wilt sturen.
Marketeers en winkeliers gebruiken dit overzicht. De meesten openen het eenmalig om teksten aan te passen of het juiste logo boven de e-mail te plaatsen, en keren terug wanneer er een nieuwe campagne klaarstaat.
Wil je binnenkomende e-mails lezen en beantwoorden? Ga dan naar E-mailinbox.
Waar vind je het
- Media › Sjablonen (
/dashboard/catalog/assets?view=templates) — het overzicht met sjablonen. Dit heeft vier tabbladen: All Templates, Sjabloongalerij, AI Generator en Header & Footer. - Berichten › E-mail › Campagnes (
/dashboard/emails?view=campaigns) — de campagnelijst en de campagne-editor. - Verkoop › E-mailcampagnes (
/dashboard/content?view=email-campaigns) — precies dezelfde campagnelijst, naast je blog en sociale media. - De instellingen voor kop- en voettekst hebben ook een eigen pagina op
/dashboard/emails/header-footer.
Voor het bewerken van sjablonen, de kop- en voettekst en campagnes is de permissie Read and answer mail in the shared inboxes, and manage labels (UseEmailClient) vereist. Om de Media-pagina te openen heb je daarnaast ReadCatalog nodig. Je beheerder kan beide toekennen onder Instellingen › Rollen (/dashboard/roles). Voor het tabblad AI Generator heb je bovendien de permissie Use the AI assistant: chat, text suggestions and image generation (UseAI) nodig.
Belangrijke begrippen
- Sjabloon — het ontwerp en de tekst van een specifiek type e-mail. Een sjabloon heeft een naam, een Onderwerp en een hoofdgedeelte dat je opbouwt uit blokken.
- System template — een sjabloon dat het platform automatisch op een vast moment verstuurt: bestelbevestiging, e-mailverificatie, wachtwoord herstellen, factuur, offerte of contactaanvraag. Je kunt deze teksten vrij herschrijven, maar niet verwijderen: zonder sjabloon kan de bijbehorende e-mail niet worden verstuurd.
- Categorie — het doel van een e-mail: Transactie (verzonden naar aanleiding van een bestelling), Verkoop (verzonden om klanten te bereiken), Kennisgeving, Systeem, Financiën en Algemeen. Dit groepeert en kleurt de lijst en bepaalt welke blokken beschikbaar zijn in de editor.
- Language version — een sjabloon bevat één versie per taal. De e-mail wordt verzonden in de taal van de klant zodra hiervoor een versie bestaat; anders wordt de eerste beschikbare versie gebruikt. In de editor vind je de taalkeuze naast Opslaan.
- Variable — een plaatshouder zoals
{{customer.firstName}}of{{order.code}}die bij het verzenden wordt vervangen door de werkelijke waarde. Typ deze zelf of kies er een via Variabele invoegen.... - Kop- en voettekst — de logobalk aan de bovenkant en het blok met bedrijfsgegevens, socialemedia-iconen en juridische links aan de onderkant. Deze stel je eenmalig in en worden automatisch om elk sjabloon heen geplaatst; je voegt ze nooit handmatig toe aan een sjabloon.
- Campagne — één e-mail die je voorbereidt voor een lijst met ontvangers: met een naam, een onderwerp, een ontwerp en handmatig ingevoerde adressen of een klantengroep.
- Draft / Scheduled / Sent — de status van een campagne. Concept betekent dat er geen verzendmoment is ingesteld, Gepland betekent dat er een datum en tijd zijn opgegeven, Verzonden betekent dat de campagne is verstuurd.
All Templates
Onder Media › Sjablonen › All Templates vind je de werklijst. De linkerkolom toont elk sjabloon van dit verkoopkanaal met de categorie en een vlaggetje voor elke taalversie; aan de rechterkant zie je een voorbeeld van het geselecteerde sjabloon, inclusief je eigen kop- en voettekst.
Boven de lijst staan Nieuw sjabloon, Terugzetten naar standaardinstellingen, het zoekveld Sjablonen zoeken... en de filterknoppen voor Categorie. Aan de voorbeeldzijde vind je Bewerken, de knop Verwijderen voor sjablonen die geen systeemsjablonen zijn, de rij Voorbeeldtaal: wanneer het sjabloon in meerdere talen bestaat, en de regel Onderwerp:.
Sjabloongalerij
Onder Media › Sjablonen › Sjabloongalerij staan acht kant-en-klare ontwerpen: Email Verification, Password Reset, Order Confirmation, Shipping Confirmation, Welcome Email, Contact Form Confirmation, Nieuwsbrief en Sale Announcement. Filter deze met de knoppen Alles, Systeem, Transactie, Kennisgeving en Verkoop.
Met Sjabloon gebruiken kopieer je het ontwerp naar je eigen sjablonenlijst en open je het direct in de editor. Het sjabloon in de galerij blijft altijd ongewijzigd, waardoor je hetzelfde ontwerp vaker kunt gebruiken.
AI Generator
Onder Media › Sjablonen › AI Generator laat je teksten automatisch genereren. Er zijn twee opties: Nieuw aanmaken en Bestaande vertalen.
Bij Nieuw aanmaken geef je aan welke sjablonen moeten worden geschreven (Selecteer sjablonen om te genereren, of vink Aangepast sjabloon aanmaken (geen systeemsjabloon) aan en vul een Sjabloonnaam en Categorie in), in welke Taal, eventueel aangevuld met Aangepaste instructies (facultatief). De generator gebruikt automatisch je bedrijfsgegevens en sitekleuren.
Bij Bestaande vertalen kies je een Brontaal en een of meer Doeltalen om ontbrekende taalversies van je sjablonen aan te maken. Je ziet direct welke sjablonen in de brontaal ontbreken; via Ontbrekend tonen bekijk je het overzicht.
Header & Footer
Onder Media › Sjablonen › Header & Footer (ook bereikbaar via /dashboard/emails/header-footer) stel je het vaste kader rondom elke e-mail in. Aan de linkerkant staan vijf blokken, rechts zie je een live Voorbeeld.
- Headerinstellingen — Show Logo, de Logo URL, de schuifregelaar Logobreedte: en een optionele Logo Link URL (optional).
- Sociale media Links — Facebook, Instagram, X (Twitter), LinkedIn en YouTube. Er verschijnt alleen een pictogram in de voettekst voor de platforms waarvoor je een link invult.
- Footer-links — Help Center URL, Terms & Conditions URL, Privacy Policy URL en de schakelaar Show Unsubscribe Link.
- Bedrijfsinformatie — Show Company Info in Footer en de velden voor je gegevens: Company Name, Company Address, Telefoon, E-mail, KvK, VAT/BTW en IBAN. Deze worden automatisch overgenomen van je kanaal; als je ze hier opslaat, wijzigen ze voor het hele kanaal.
- Voettekst — de Achtergrondkleur en Tekstkleur van de voettekst.
Zodra je een veld wijzigt, verschijnt Niet opgeslagen wijzigingen naast de titel. Met Wijzigingen opslaan bewaar je alles in één keer en met Annuleren sluit je zonder op te slaan.
Campagnes
Onder Berichten › E-mail › Campagnes zie je alle campagnes met hun statusbadge, het onderwerp en de verzenddatum. Daarboven vind je Nieuwe campagne, het zoekveld Zoek campagnes... en de filters Alles, Concept, Gepland en Verzonden. Klik op een rij om de campagne-editor te openen.
De editor toont bovenin de balk Instellingen met Naam campagne, Onderwerp, Schema (facultatief), Basissjabloon (facultatief) en Ontvangers, met daaronder de e-mailbouwer. Met Concept opslaan bewaar je je wijzigingen.
Hoe doe je het
De tekst van een automatische e-mail aanpassen
- Ga naar Media › Sjablonen (
/dashboard/catalog/assets?view=templates). - Blijf op het tabblad All Templates en klik in de linkerkolom op het gewenste sjabloon — bijvoorbeeld Order Confirmation.
- Controleer het voorbeeld aan de rechterkant en klik op Bewerken.
- Kies de taal die je wilt aanpassen via het keuzemenu naast Opslaan.
- Dubbelklik op een tekst in het voorbeeld om deze direct aan te passen, of klik eenmaal op het blok en wijzig het onder het tabblad Voorwerpen.
- Klik op Instellingen als je ook het Onderwerp wilt wijzigen.
- Klik op Opslaan.
Resultaat: de editor blijft geopend op het opgeslagen sjabloon en de eerstvolgende e-mail van dit type wordt verstuurd met de nieuwe tekst.
Een nieuw sjabloon maken vanaf nul
- Ga naar Media › Sjablonen › All Templates.
- Klik op Nieuw sjabloon.
- Vul de Sjabloonnaam en het Onderwerp in, kies een Categorie en een Kleur, en vul een Beschrijving (facultatief) in zodat collega's weten waar het sjabloon voor dient.
- Voeg blokken toe vanuit het tabblad Blok aan de linkerkant: Basis bevat Text Block, Heading, Button, Image, Spacer en Divider; Indeling bevat 2 Columns en 3 Columns; E-mail bevat Product Card, Social Links, Email Footer en Custom HTML.
- Klik op een blok in het voorbeeld om Voorwerpen te openen en pas de tekst, kleur, tussenruimte en uitlijning aan.
- Klik op Opslaan.
Resultaat: het sjabloon verschijnt bovenaan in All Templates en kan worden gekozen als Basissjabloon (facultatief) voor een campagne.
Beginnen met een kant-en-klaar ontwerp
- Ga naar Media › Sjablonen › Sjabloongalerij.
- Filter op Alles, Systeem, Transactie, Kennisgeving of Verkoop.
- Klik op het gewenste ontwerp of op de knop Sjabloon gebruiken.
Resultaat: er wordt een kopie van het ontwerp toegevoegd aan je sjablonenlijst die direct opent in de editor, klaar om te hernoemen en aan te passen.
Een klantnaam of bestelnummer in een e-mail plaatsen
- Open het sjabloon en klik op het tekst- of knopblok dat je wilt personaliseren.
- Open het tabblad Voorwerpen aan de linkerkant.
- Klik op Variabele invoegen... en maak een keuze uit Klant (customer.firstName, customer.lastName, customer.fullName, customer.emailAddress), Beschikking (order.code, order.total, order.orderPlacedAt en meer), Kanaal of Systeem.
- Klik op Opslaan.
Resultaat: de plaatshouder verschijnt als {{customer.firstName}} in de editor en toont de echte naam in de e-mail die de klant ontvangt.
Een knop naar de juiste pagina laten verwijzen
- Klik op het knopblok in het voorbeeld en open het tabblad Voorwerpen.
- Open Snelle koppelingsvoorinstellingen en kies de gewenste link — Pay Invoice en View Invoice PDF onder Factuur / Financiën, Accept Quote onder Quote / Offerte, Verify Email en Reset Password onder Authenticatie, of Website Home onder Algemeen.
- Of vul zelf een adres in bij Link-URL.
- Pas desgewenst de Knoptekst, de Achtergrondkleur, de Tekstkleur en de Straal rand aan.
- Klik op Opslaan.
Resultaat: de knop verwijst voor iedere ontvanger naar de juiste persoonlijke pagina.
Een vertaling aan een sjabloon toevoegen
- Open het sjabloon vanuit All Templates en klik op Bewerken.
- Open het taalkeuzemenu naast Opslaan en kies de gewenste taal. Talen die nog niet bestaan, zijn gemarkeerd met (new).
- In de gele balk verschijnt de melding No version exists for this language yet. Saving will create a new translation.
- Vertaal het Onderwerp en de teksten in de blokken naar de gekozen taal.
- Klik op Opslaan (nieuwe taal).
Resultaat: het vlaggetje van die taal verschijnt naast het sjabloon in het overzicht en klanten met die taalinstelling ontvangen voortaan de vertaalde e-mail.
Wil je meerdere sjablonen tegelijk vertalen? Ga naar Media › Sjablonen › AI Generator › Bestaande vertalen, kies een Brontaal en de Doeltalen, en klik op de vertaalknop.
Het logo en de voettekst van alle e-mails aanpassen
- Ga naar Media › Sjablonen › Header & Footer.
- Zet onder Headerinstellingen de schakelaar Show Logo aan en plak de afbeeldingslink van je logo in Logo URL. Versleep de schuifregelaar bij Logobreedte: totdat het logo in het voorbeeld aan de rechterkant het juiste formaat heeft.
- Vul onder Sociale media Links alleen de kanalen in die je daadwerkelijk gebruikt.
- Vul onder Footer-links de links in voor Help Center URL, Terms & Conditions URL en Privacy Policy URL.
- Controleer onder Bedrijfsinformatie de bedrijfsnaam, het adres, KvK en VAT/BTW — deze gegevens worden onderaan elke e-mail geplaatst.
- Kies onder Voettekst de gewenste Achtergrondkleur en Tekstkleur.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Resultaat: de melding Header & Footer settings saved! verschijnt en alle sjablonen, zowel bestaande als nieuwe, worden voortaan verstuurd met de bijgewerkte kop- en voettekst.
Een campagne voorbereiden voor een klantengroep
- Ga naar Berichten › E-mail › Campagnes (
/dashboard/emails?view=campaigns). - Klik op Nieuwe campagne.
- Vul de Naam campagne in (de interne naam) en het Onderwerp (de onderwerpregel die de klant te zien krijgt).
- Kies onder Basissjabloon (facultatief) een bestaand sjabloon als uitgangspunt, of laat dit op Geen (nieuw beginnen) staan.
- Selecteer onder Ontvangers de optie Alle klanten of kies een van je Klantengroepen. De groene balk eronder toont direct hoeveel klanten de e-mail ontvangen. Heb je nog geen groepen aangemaakt? Via de link Groepen beheren open je het scherm Klantengroepen (
/dashboard/customer-groups). - Kies anders voor Handmatige invoer (e-mailadressen) en vul de adressen in bij E-mailadressen (in komma's gescheiden).
- Bouw de e-mail op in de editor eronder, op dezelfde manier als bij een regulier sjabloon.
- Klik op Concept opslaan.
Resultaat: de campagne verschijnt in de lijst met de status Concept, gericht op het aantal geselecteerde ontvangers.
Een verzenddatum instellen voor een campagne
- Open de campagne via Berichten › E-mail › Campagnes en klik op Instellingen als de instellingen-balk is ingeklapt.
- Klik onder Schema (facultatief) op Kies een datum en selecteer de gewenste verzenddag.
- Vul de gewenste tijd in het veld ernaast in (in 24-uursnotatie).
- Klik op Concept opslaan.
Resultaat: de status in het overzicht verandert van Concept naar Gepland en de verzenddatum staat onder de campagnenaam. De daadwerkelijke verzending wordt uitgevoerd door het team van BisAssist — geef aan de helpdesk door wanneer de campagne klaarstaat.
Een systeemsjabloon terugzetten naar de standaardinstellingen
- Ga naar Media › Sjablonen › All Templates.
- Klik op Terugzetten naar standaardinstellingen.
Resultaat: er verschijnt een melding zoals Reset 12 template version(s) to defaults. Alle systeemsjablonen van dit kanaal worden teruggezet naar de oorspronkelijke teksten van het platform, voor elke taal binnen je kanaal. Zelfgemaakte sjablonen blijven onaangeroerd.
Tips en valkuilen
- Terugzetten naar standaardinstellingen kan niet ongedaan worden gemaakt en zet direct alle systeemsjablonen terug, niet alleen het sjabloon dat je op dat moment hebt geselecteerd. Alle aangepaste teksten in deze sjablonen gaan hierbij verloren.
- Een systeemsjabloon kan niet worden verwijderd. De knop Verwijderen is hiervoor niet beschikbaar en elke andere poging wordt tegengehouden met een melding dat systeemsjablonen niet verwijderd mogen worden. Pas de tekst aan of gebruik Terugzetten naar standaardinstellingen om het origineel te herstellen.
- De kop- en voettekst worden pas tijdens het verzenden toegevoegd. Het is niet nodig om daarnaast een Email Footer-blok in je sjabloon te plaatsen — doe je dit wel, dan krijgt de ontvanger twee voetteksten te zien.
- Het bewerken van bedrijfsgegevens onder Header & Footer › Bedrijfsinformatie werkt door op het hele verkoopkanaal. Hierdoor veranderen deze gegevens ook direct op je facturen en offertes.
- Met de schakelaar Show Unsubscribe Link reserveer je ruimte voor een afmeldlink in de voettekst. De link zelf verschijnt uitsluitend bij e-mails die een specifiek afmeldadres bevatten.
- Laat de instelling Max breedte (px) op het tabblad Lagen in de editor op 600 staan. Bredere e-mails worden in verschillende e-mailprogramma's niet goed weergegeven.
- Blokken met Custom HTML worden exact zo geplaatst als je ze invoert. Gebruik inline stijlen (inline CSS); externe stijlbladen van websites worden door de meeste e-mailprogramma's genegeerd.
- De blokkengroep Transactie met Order Summary en Address Block verschijnt alleen wanneer je een sjabloon bewerkt met de Categorie Transactie of Systeem. In campagnes is deze groep niet beschikbaar.
- Een campagne bevat geen knop om direct te verzenden. Met Concept opslaan bewaar je de campagne en het tijdschema. De feitelijke verzending verloopt via het team van BisAssist; geef het door aan de helpdesk zodra een campagne klaarstaat voor verzending.
- Wanneer je een Basissjabloon (facultatief) kiest, worden het ontwerp en het onderwerp van dat sjabloon eenmalig gekopieerd naar de campagne. Wijzigingen die je daarna in het basissjabloon aanbrengt, worden niet automatisch doorgevoerd in bestaande campagnes.
- De menu-opties Sjablonen en Kop- en voettekst onder Berichten › E-mail openen de mailomgeving met een leeg werkgebied. Gebruik daarom altijd Media › Sjablonen en het bijbehorende tabblad Header & Footer.
- Welke ontvanger welke automatische e-mail krijgt en via welke mailserver dit verloopt, wordt ingesteld door het team van BisAssist. Neem contact op met de helpdesk als een e-mail niet aankomt.