Handleiding: Facturen en offertes

Facturen en offertes zijn de twee klantgerichte documenten die je verstuurt vanuit de boekhoudomgeving. Een factuur wordt automatisch aangemaakt wanneer een klant bestelt met de betaalmethode op rekening, maar je kunt er ook handmatig een aanmaken voor elke klant. Een offerte is hetzelfde document met een andere kop: je verstuurt de offerte, de klant accepteert deze en jij zet hem om naar een factuur. Beide leveren een PDF op, kunnen per e-mail worden verstuurd en houden bij of de klant ze heeft geopend en betaald.

Waar vind je het

Open Financiën in het hoofdmenu. De boekhoudomgeving opent met een zijbalk Weergaven aan de linkerkant; kies de gewenste weergave.

Facturen (/accounting?tab=invoices) — alle facturen voor dit kanaal, met tabbladen voor Concept, Openen, Verlopen en Behandeld.
Offertes (/accounting?tab=quotes) — alle offertes, met tabbladen voor Openen, Behandeld en Gearchiveerd.

Klik op een regel om het document aan de rechterkant te openen. Nieuwe documenten aanmaken of bewerken gebeurt ook in dit rechterpaneel, zodat het overzicht zichtbaar blijft.

Voor deze werkomgeving heb je de permissie UseFinance nodig (onder Sales & finance); je beheerder kan dit toewijzen via Instellingen › Rollen (/roles).

Belangrijke begrippen

Status — de badge op elke regel. DRAFT: opgesteld maar nog niet verzonden, nog volledig bewerkbaar. SENT: gemaild naar de klant en wachtend op betaling. PARTIALLY PAID: een deel van het bedrag is ontvangen. PAID: volledig voldaan (bij een offerte betekent dit geaccepteerd). OVERDUE: een factuur waarvan de vervaldatum is verstreken. GEANNULEERD: een gearchiveerde offerte.
Tabs on the invoice list — Concept bevat alles wat nog niet is verzonden, Openen bevat alles wat is verzonden en openstaat, Verlopen bevat de vervallen facturen en Behandeld toont de betaalde facturen. Elk tabblad toont het totale bedrag, en een regel Totaal telt de vier tabbladen bij elkaar op.
Tabs on the quote list — Openen bevat alles wat nog loopt (inclusief concepten), Behandeld toont de geaccepteerde offertes en Gearchiveerd toont de geannuleerde offertes.
Invoice number — wordt automatisch gegenereerd op basis van de bestelcode en verandert nooit.
PO/Referentie — je eigen documentnummer, opgebouwd volgens het format van je verkoopkanaal (bijvoorbeeld 202503-0001). Dit is het nummer dat medewerkers en klanten gebruiken. De lijst toont dit nummer vetgedrukt met het factuurnummer eronder. Laat dit veld leeg bij het aanmaken van een document om automatisch het volgende nummer in de reeks te gebruiken.
Notities op PDF — tekst die op het document voor de klant wordt afgedrukt.
Interne notities — alleen zichtbaar voor medewerkers. Wordt nooit op de PDF afgedrukt.
Documenttaal — de taal voor de gegenereerde PDF en de bijbehorende e-mail.
Bron — een badge in het detailpaneel die toont waar het document vandaan komt: Beheerdersdashboard (met de naam van de auteur), POS of Storefront.
Activity tracking — het paneel toont wanneer de klant het document heeft Bekeken, wanneer een Begonnen betaling is gestart, wanneer het is Betaald en hoeveel Herinneringen verzonden er zijn.
Vereiste acties — operationele stappen die je bedrijf vereist voordat een document als afgerond geldt (zoals een werkplaatsorder of een planning). De lijst toont voortgangsstippen per regel die je afvinkt in het detailpaneel. Actions are set up under Finance › Handmatige acties.

Hoe doe je het

Een factuur of offerte zoeken

Ga naar Financiën › Facturen (/accounting?tab=invoices) of Offertes (/accounting?tab=quotes).
Kies het tabblad dat past bij de gewenste status (Openen, Verlopen, Behandeld, Gearchiveerd).
Typ je zoekopdracht in Zoekfacturen... / Offertes zoeken.... De zoekfunctie zoekt op factuurnummer, PO/referentie, voornaam, achternaam en e-mailadres van de klant, de bestelcode en productnamen op het document.
Klik op Filters en stel Status, Datumbereik van uitgifte of Bedragbereik in om de lijst verder te verfijnen.

Resultaat: de overeenkomende regels verschijnen; klik op een regel om deze rechts te openen.

Handmatig een factuur opstellen

Ga naar Financiën › Facturen (/accounting?tab=invoices) en klik op Nieuw.
Typ onder E-mail het e-mailadres van de klant en selecteer de klant uit de resultaten, of klik op Nieuwe klant en vul Voornaam, Achternaam, Telefoon en optioneel het Adres in.
Voeg de regels toe. Gebruik Zoek producten om toe te voegen… om een productvariant te kiezen, voeg een vrije regel toe met Toeslag, een vast kortingsbedrag met Korting of een percentage met % Discount. Stel per regel Aantal, Stukprijs en Belasting % in.
Vul Notities op PDF in voor tekst die de klant op het document ziet, en Interne notities voor opmerkingen die alleen zichtbaar zijn voor personeel.
Controleer de Factuurdatum en Deadline, kies de Documenttaal en laat Referentie-/PO-nummer leeg om het eerstvolgende nummer in de reeks te gebruiken.
Klik op Voorbeeld om eerst de PDF te bekijken, of klik direct op Factuur aanmaken.

Resultaat: "Manual invoice created". De factuur wordt per e-mail naar de klant gestuurd en verschijnt op het tabblad Openen. Wil je de factuur aanmaken zonder e-mail te versturen? Schakel dan vooraf Geen e-mail in naast het klantveld.

Een offerte opstellen

Ga naar Financiën › Offertes (/accounting?tab=quotes) en klik op Nieuw.
Selecteer of maak de klant aan op dezelfde manier als bij een factuur.
Stel de Offertedatum en de Geldigheidsduur in en kies de Documenttaal.
Gebruik onder Offerteregels de knop Product toevoegen voor producten, of Toeslag toevoegen en Korting toevoegen voor vrije regels.
Vul Notities op PDF en Interne notities in.
Klik op Offerte aanmaken.

Resultaat: "Manual quote created". De offerte wordt naar de klant gemaild en verschijnt op het tabblad Openen.

Een concept opslaan en later afronden

Klik tijdens het opstellen van een factuur of offerte op Concept aanmaken in plaats van Factuur aanmaken / Offerte aanmaken. Bekijk je het voorbeeld? Klik dan op Opslaan als concept.
Het concept verschijnt met een Concept-badge — op het tabblad Concept bij facturen en op het tabblad Openen bij offertes.
Klik op de regel op Bewerken om verder te gaan, pas de gegevens aan en klik op Wijzigingen opslaan.
Is het document klaar? Klik op Afronden op de regel (of Concept afronden in het formulier) en bevestig met Afronden & verzenden.

Resultaat: "Draft finalized and sent" — het document verlaat de conceptstatus, krijgt een definitieve PDF en wordt gemaild. Met de optie Geen e-mail ingeschakeld zie je "Draft finalized without email". Afronden kan niet ongedaan worden gemaakt. Wil je een concept weggooien? Open het concept en klik op Ontwerp verwijderen.

Een bestaand document kopiëren

Open de factuur of offerte die je wilt kopiëren.
Klik onder Factuuracties / Offerte-acties op Kloon als concept.
Kies in Kloon als concept of de kopie onder Factuur of Offerte moet vallen.
Klik op Ontwerp maken.

Resultaat: "Draft invoice created" of "Draft quote created" met een nieuw nummer. De kopie is een concept, zodat je deze voor verzending nog kunt aanpassen.

Een offerte omzetten naar een factuur

Open de offerte via Financiën › Offertes (/accounting?tab=quotes).
Klik onder Offerte-acties op Omzetten naar factuur.
Bevestig in Offerte omzetten naar factuur?.

Resultaat: "Quote converted to invoice". Het document behoudt hetzelfde nummer en dezelfde inhoud, de PDF wordt opnieuw opgebouwd als factuur en de regel verhuist naar de facturenlijst. Offertes die al gemarkeerd zijn als geaccepteerd, kun je niet meer omzetten.

Een herinnering sturen voor een vervallen factuur

Ga naar Financiën › Facturen (/accounting?tab=invoices) en open het tabblad Verlopen. Hier staan alle facturen waarvan de vervaldatum voorbij is.
Klik op het e-mailicoon op de regel om direct een herinnering te sturen, of open de factuur en klik op Herinnering onder Factuuracties.

Resultaat: "Reminder sent". Het aantal herinneringen en de datum van de laatste herinnering verschijnen onder Activiteit volgen. Je kunt per document maximaal één herinnering per 15 minuten sturen. Probeer je het sneller, dan verschijnt de melding: "A reminder was sent recently. Please wait ... minute(s) before sending another." Voor een betaalde factuur kun je geen herinnering sturen.

Een betaling registreren

Open de factuur.
Klik voor een volledige betaling op Betaald met Mark onder Factuuracties.
Voor een deelbetaling klik je op Vooruitbetaling toevoegen, vul je het Bedrag in en klik je op Recordbetaling. Dekt het bedrag het resterende saldo volledig? Dan verandert de knop in Bevestigen & betaling registreren en wordt de factuur als voldaan gemarkeerd.

Resultaat: "Marked as paid" of "Advance payment recorded". De tijdstempel bij Betaald wordt ingevuld en de factuur verhuist naar het tabblad Behandeld. Per ongeluk geklikt? Met Mark Onbetaald zet je de factuur weer terug op verzonden. Bij een offerte heten deze knoppen Aanvaard markeren en Markeren als geaccepteerd.

De PDF openen, bekijken of opnieuw genereren

Open het document en klik op PDF bekijken — de PDF opent in het paneel. Met In nieuw tabblad openen open je het document schermvullend.
Klik vanuit een regel in het overzicht op het documenticoon om dezelfde weergave te openen.
Toont de PDF na een wijziging nog oude tekst? Klik dan op Opnieuw genereren onder Factuuracties / Offerte-acties.

Resultaat: "PDF regenerated". Na het bewerken van de PO/referentie of de Notities op PDF wordt de PDF automatisch opnieuw opgebouwd.

De deadline, de referentie of de notities wijzigen

Open het document.
Voor de datum klik je op Verloopdatum bewerken onder Factuuracties / Offerte-acties, kies je de nieuwe datum en bevestig je met het vinkje.
Voor de referentie klik je op het potloodicoon naast PO/Referentie, vul je het nieuwe nummer in en bevestig je. Dit veld mag niet leeg zijn.
Voor tekst op het document klik je op het potloodicoon naast Notities op PDF, pas je de tekst aan en klik je op Opslaan. Doe hetzelfde naast Interne notities voor interne opmerkingen.

Resultaat: "Due date updated", "PO number updated and PDF regenerated" of "Notes updated and PDF regenerated".

Regels overnemen van een papieren document of PDF

Start een nieuwe factuur via Financiën › Facturen (/accounting?tab=invoices) en klik op Factuur scannen naast het zoekveld voor producten.
Kies Bestand bijvoegen om een afbeelding of PDF te uploaden, of Camera gebruiken om direct een foto te maken.
Wacht tot "Scanning invoice…" is afgerond.

Resultaat: "Added ... line(s) from the scanned invoice — review before saving". Controleer alle regels — aantallen, prijzen en productopties — voordat je het document definitief aanmaakt. Regels die niet konden worden gelezen, worden vermeld in een waarschuwing zodat je ze handmatig kunt toevoegen.

Een offerte archiveren

Ga naar Financiën › Offertes (/accounting?tab=quotes), tabblad Openen.
Klik op Archief op de gewenste regel.
Bevestig in Archive this quote?.

Resultaat: "Quote archived". De offerte krijgt de status geannuleerd en verhuist naar het tabblad Gearchiveerd, waar je de PDF nog altijd kunt inzien.

Een factuur crediteren

Open de factuur via Financiën › Facturen (/accounting?tab=invoices).
Klik onder Factuuracties op Kredietnota.
Vul het creditnotaformulier in dat aan de rechterkant opent.

Resultaat: de creditnota verschijnt in een rood blok Creditnota's op de factuur, met vermelding van het nummer, het bedrag en de gecrediteerde regels. Het volledige proces staat beschreven in Creditnota's en abonnementen.

Tips en valkuilen

Een factuur voor een webshopbestelling wordt automatisch aangemaakt: betaalt een klant via achteraf betalen, dan verschijnen de factuur, het nummer en de PDF direct op het tabblad Openen. De vervaldatum volgt de betaalvoorwaarden van die betaalmethode (standaard 30 dagen).
Elke nacht verplaatst het systeem verzonden facturen waarvan de vervaldatum is verstreken naar OVERDUE. Staan automatische herinneringen aan voor je verkoopkanaal? Dan ontvangt de klant op de vervaldatum en na 7, 14 en 30 dagen automatisch een e-mail — nooit vaker dan één automatische herinnering per dag per factuur. Staan automatische herinneringen uit, dan meldt het tabblad Verlopen dit en verstuur je herinneringen handmatig.
Automatische herinneringen stel je in met de optie Automatically send overdue invoice reminders op het tabblad Invoicing via Instellingen › Kanaalinstellingen (/settings/channel-settings).
Offertes vervallen nooit automatisch. Krijgt een offerte per ongeluk de status overdue, dan zet de nachtelijke taak deze automatisch terug op verzonden.
Een geaccepteerde offerte verschijnt ook onder Facturen › Behandeld, tenzij je kanaal offertestappen heeft geconfigureerd onder Financiën › Handmatige acties — in dat geval blijft hij in de offertelijst staan.
De bedrijfsnaam, het adres, het btw-nummer, het IBAN en het logo op elke PDF komen uit je kanaalinstellingen en niet uit het afzonderlijke document. Pas je ze daar eenmalig aan, dan geldt dit direct voor elke nieuwe PDF.
Met Verwijderen wis je een factuur of offerte definitief; dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Gebruik Archief voor een afgewezen offerte en maak een creditnota aan voor een reeds verzonden factuur.
Het document is ook gekoppeld aan de klant- en bestelpagina's: de facturen van een klant staan op de betreffende klantpagina, en de bestelpagina toont een Invoice overview-blok met Openen, Kredietnota, E-mail opnieuw versturen, Dupliceren en Vervallen datum bewerken.
Met Beantwoorden via e-mail op een document open je direct een nieuw e-mailbericht waarin de klant en het onderwerp al zijn ingevuld, zodat het contact netjes in je inbox blijft.
Het voorvoegsel, het startnummer en het format van de PO/referentiereeks (zoals YYYYWW-####) beheer je op het tabblad Invoicing via Instellingen › Kanaalinstellingen (/settings/channel-settings).
De betaaltermijnen voor webshopfacturen, de koppeling met de betaalprovider achter de betaallink en de verzenddagen voor automatische herinneringen worden ingesteld door het team van BisAssist; neem contact op met de helpdesk als hier iets in gewijzigd moet worden.

Menu

Facturen en offertes