Handleiding: Kennisgevingen

Kennisgevingen laten je direct weten wanneer er iets gebeurt dat aandacht vraagt: een nieuwe lead via je website, een chatbezoeker die een medewerker wil spreken, een vervallen factuur, een inkomend gesprek of een WhatsApp-bericht. Ze komen binnen terwijl je werkt, verzamelen zich in één lijst en je vinkt ze af zodra je ze hebt afgehandeld.

Iedereen die in het dashboard werkt, maakt er gebruik van. Je hoeft niets in te stellen: de kennisgevingen voor jouw webshop staan al aan. Het enige wat je eventueel zelf aanzet, zijn meldingen op je telefoon of computer, zodat je ze ook ziet wanneer het dashboard niet openstaat.

Waar vind je het

The bell in de bovenbalk van het dashboard, naast de themaschakelaar en je naam. Deze verschijnt alleen wanneer je ongelezen kennisgevingen hebt, met een gekleurde badge met een getal. Klik erop om de lijst met openstaande items te openen.
Instellingen › Kennisgevingen (/dashboard/alerts) — de volledige lijst van alles wat voor deze webshop is binnengekomen, met een tabblad per categorie.
Notificatieinstellingen (/dashboard/settings/notifications) — welke categorieën zijn ingeschakeld voor je webshop en hoe dringend elke gebeurtenis is. Deze pagina wordt beheerd door het team van BisAssist; vraag de helpdesk als je een categorie wilt laten aanpassen.

Je hebt het recht Receive dashboard notifications about new mail, requests and problems (UseAlerts) nodig; je beheerder kan dit toekennen onder Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).

Belangrijke begrippen

Kennisgeving — één gebeurtenis: een lead, een bericht, een betaling, een probleem. Het bevat een titel, een korte omschrijving, een categorie en een ernst, en linkt naar de pagina waar je actie kunt ondernemen.
Categorie — wat voor soort gebeurtenis het was: Lood, Chatten, Factuur, Offerte, Financiën, E-mail, WhatsApp, Telefoon en Teamchat. De lijst heeft één tabblad per categorie, plus Alles.
Ernst — hoe dringend de gebeurtenis is: Informatie (blauw, ter informatie), Waarschuwing (geel, handig om vandaag op te pakken) en Fout (rood, er is iets mis of een klant wacht). De ernst bepaalt de kleur van de badge in de lijst en het getal op de bel; het verandert niets aan wie de kennisgeving ontvangt.
Unread / Read — Ongelezen (een stip en het woord) betekent dat niemand het nog heeft opgepakt; Lezen betekent dat het is geopend of afgevinkt. Alleen ongelezen kennisgevingen tellen mee voor de teller bij de bel.
Personal notifications — sommige gebeurtenissen zijn voor één persoon bedoeld: een chat- of e-mailgesprek dat aan jou is toegewezen, een vermelding in een interne notitie, een teamchat-bericht of een vermelding. Deze verschijnen alleen in je eigen lijst. Al het andere is gedeeld: elke collega van de webshop ziet dezelfde kennisgeving, en zodra één iemand deze als gelezen markeert, geldt dat voor iedereen.
Pop-up and chime — terwijl het dashboard openstaat, schuift een nieuwe kennisgeving binnen als pop-up met een zacht geluidssignaal en een knop Beeld. Sluit deze met het kruisje; de kennisgeving blijft in de lijst staan.
Browser notification — de melding die je besturingssysteem toont (Windows, macOS, Android, iPhone), zelfs als het dashboard-tabblad gesloten is. Dit schakel je eenmalig per apparaat in, zie hieronder.
Per shop — kennisgevingen horen bij de webshop waarin je werkt. Heeft je account toegang tot meerdere webshops, wissel dan van webshop om de bijbehorende kennisgevingen te zien.

Wat elke kennisgeving betekent

Lood

Nieuw hoofdverzoek — iemand heeft een aanvraagformulier op je website ingevuld. Opent Messages › Aanvragen (/dashboard/requests).

Chatten

Nieuwe hulpdraad — een bezoeker is een nieuw gesprek gestart in de livechat op je website.
Menselijke steun gevraagd — de bezoeker heeft gevraagd om met een medewerker te spreken in plaats van de AI-assistent. Gemarkeerd als Fout, omdat er iemand wacht.
Prioriteitsverzoek — de assistent heeft het gesprek als urgent herkend.
Gesprek toegewezen — een chatgesprek is aan jou toegewezen. Persoonlijk.

Chatmeldingen openen Messages › Livechat (/dashboard/emails?view=requests&type=chats).

Facturen

Factuur aangemaakt — er is een factuur uitgegeven. Concepten geven geen melding; je ziet het pas zodra het een definitieve factuur is.
Factuur te laat — de betalingstermijn is verstreken en de factuur is nog niet betaald.
Betaalde factuur — het geld is ontvangen.
Factuurherinnering verzonden — er is een betalingsherinnering naar de klant gestuurd.
Kredietnota aangemaakt — er is een creditfactuur aangemaakt.

Offertes

Offerte aangemaakt, Offerte te laat, Offerte betaald — dezelfde drie momenten voor een offerte.

Factuur- en offertemeldingen openen Accounting (/dashboard/accounting?tab=invoices).

Financiën

Terugkerende betaling mislukt — een abonnementsbetaling is mislukt. Gemarkeerd als Fout.
Terugkerend abonnement geannuleerd — een klant heeft een abonnement stopgezet.
Betalingsmandaat vereist — een klant moet nog een machtiging voor automatische incasso ondertekenen voordat de volgende incasso kan plaatsvinden.

E-mail

Nieuwe postvak IN e-mail — een nieuw ongelezen bericht in een gedeelde mailbox. Kwam het binnen in een mailbox die je niet mag inzien, dan vermeldt de kennisgeving alleen dat er mail is binnengekomen, nooit het onderwerp of de inhoud.
Email thread assigned to you — een collega heeft een gesprek aan jou overgedragen. Persoonlijk.
… mentioned you in an email note — een collega heeft je naam genoemd in een interne notitie bij een gesprek. Persoonlijk.
Email failed to send … — een e-mail die je hebt verzonden is niet verstuurd, met de reden in de omschrijving. Gemarkeerd als Fout.

E-mailmeldingen openen Messages › E-mail (/dashboard/emails).

WhatsApp

Inkomende Watten App-bericht — een klant heeft een WhatsApp-bericht gestuurd. Opent Messages › WhatsApp (/dashboard/emails?view=whatsapp-inbox).

Telefoon

Binnenkomend telefoongesprek — je zakelijke lijn gaat over. De kennisgeving toont het nummer van de beller en opent de softphone direct klaar om terug te bellen (/dashboard/emails?view=phone).

Teamchat

Teamchat-vermelding — een collega heeft je genoemd in een kanaal of een privébericht. Persoonlijk.
Teamchat-bericht — een nieuw bericht in een kanaal waar je lid van bent, of een privébericht aan jou. Persoonlijk. Opent Messages › Teamchat (/dashboard/emails?view=teamchat).

Website traffic

Een sterke stijging of daling in websitebezoeken vergeleken met de vorige periode. Deze verschijnt in de lijst onder Alles met de categorie marketing en opent Verkoop › Analyses (/dashboard/matomo/analytics). Deze telt niet mee bij de bel en heeft geen eigen tabblad.

Hoe doe je het

Direct zien wat er nieuw is

Kijk naar de bel in de bovenbalk. Het getal geeft aan hoeveel categorieën ongelezen kennisgevingen hebben, en de kleur volgt de meest urgente: rood voor Fout, geel voor Waarschuwing.
Klik op de bel. Elke regel geeft aan hoeveel ongelezen kennisgevingen die categorie bevat, bijvoorbeeld 3 lead alerts.
Klik op Openen bij een regel om naar de kennisgevingen te gaan.

Resultaat: de lijst met kennisgevingen opent met alles wat klaarstaat.

De volledige lijst met kennisgevingen openen

Ga naar Instellingen › Kennisgevingen (/dashboard/alerts).
De lijst toont, nieuwste eerst: de datum, de Ernst-badge, de Categorie-badge, de titel, een korte omschrijving en de Status (Ongelezen of Lezen).

Resultaat: je ziet elke kennisgeving van deze webshop die voor jou of voor het hele team is bedoeld.

Slechts één type kennisgeving tonen

Ga naar Instellingen › Kennisgevingen (/dashboard/alerts).
Klik op een tabblad boven de lijst: Alles, Lood, Chatten, Facturen, Offertes, Financiën, E-mail, WhatsApp, Telefoon of Teamchat.

Resultaat: de lijst toont alleen die categorie. Alles als gelezen markeren geldt dan alleen voor het actieve tabblad.

Een kennisgeving afhandelen en naar het bijbehorende item gaan

Klik in de lijst op de titel van de kennisgeving.
Het dashboard markeert deze als gelezen en brengt je direct naar de bijbehorende pagina: de aanvraag, het gesprek, de factuur, de oproep.

Resultaat: de Status van die rij verandert in Lezen en de teller bij de bel daalt.

Een kennisgeving als gelezen markeren zonder deze te openen

Beweeg in de lijst over de rij en klik op de vinkknop aan de rechterkant (Markeren als gelezen).

Resultaat: de rij verandert naar Lezen. Kennisgevingen die je hebt gelezen blijven in de lijst staan, zodat je ze altijd kunt terugvinden.

Alles in één keer wissen

Ga naar Instellingen › Kennisgevingen (/dashboard/alerts).
Om slechts één categorie te wissen, klik je eerst op het tabblad daarvan.
Klik rechtsboven op Alles als gelezen markeren.

Resultaat: de melding geeft Alle als gelezen gemarkeerde signaleringen aan en de bel voor die categorie verdwijnt.

Een categorie direct vanuit de bel wissen

Klik op de bel in de bovenbalk.
Klik op Mark reviewed op de regel van de categorie.

Resultaat: elke ongelezen kennisgeving van die categorie wordt als gelezen gemarkeerd en de regel verdwijnt uit de bel.

Meldingen aanzetten op je telefoon of computer

Open het dashboard op het apparaat waarop je gewaarschuwd wilt worden, in de browser die je daar gewoonlijk gebruikt.
Log in. De browser vraagt zelf of deze site meldingen mag tonen — de exacte tekst komt van de browser, bijvoorbeeld Meldingen weergeven. Kies Allow.
Dat is alles. Er is geen knop in het dashboard: het verzoek verschijnt eenmalig, direct nadat je inlogt.

Resultaat: vanaf dat moment toont je apparaat een melding met de titel en een korte omschrijving, zelfs wanneer het tabblad van het dashboard gesloten is. Als je erop klikt, opent het dashboard op de juiste pagina. Doe dit eenmalig per apparaat en per browser — toestaan op je laptop geldt niet voor je telefoon.

Vraagt de browser er nooit om? Dan heb je meldingen voor deze site eerder geblokkeerd (herstel dat in de site-instellingen van je browser en log opnieuw in), of je account heeft geen toegang tot de dashboardinstellingen. Vraag de helpdesk als het stil blijft.

Meldingen uitschakelen op een apparaat

Open de site-instellingen van je browser voor het dashboard-adres.
Zet meldingen op geblokkeerd.

Resultaat: dat apparaat toont geen meldingen meer. De bel, de lijst en de pop-ups binnen het dashboard blijven gewoon werken.

Een collega toegang geven tot kennisgevingen

Ga naar Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).
Open de rol van je collega, of maak een nieuwe rol aan.
Schakel het recht Receive dashboard notifications about new mail, requests and problems (UseAlerts) in en sla op.

Resultaat: je collega ziet de bel, de lijst met kennisgevingen en de pop-ups. Zonder dit recht verschijnt de bel nooit.

Een hele categorie uitschakelen

Welke categorieën aanstaan en hoe urgent elke gebeurtenis is, stel je per webshop in op de pagina Notificatieinstellingen. Die pagina wordt beheerd door het team van BisAssist; vraag de helpdesk om een categorie uit te schakelen of de urgentie van een gebeurtenis te wijzigen. Het uitschakelen van een categorie stopt alle bijbehorende kennisgevingen voor het hele team, inclusief de pop-ups en de meldingen op je telefoon.

Tips en valkuilen

De bel verschijnt alleen wanneer er iets ongelezen is. Een ontbrekende bel is geen fout.
Het getal op de bel telt categorieën, geen losse berichten: 2 kan betekenen dat er twee ongelezen leads en vijf ongelezen e-mails zijn.
Een gedeelde kennisgeving als gelezen markeren geldt voor het hele team. Persoonlijke kennisgevingen (een gesprek dat aan jou is toegewezen, een vermelding, een teamchat-bericht) zijn alleen van jou.
De pop-up met het geluidssignaal bereikt elke collega die het dashboard voor die webshop open heeft staan. Bij persoonlijke kennisgevingen toont de pop-up wel de titel, maar geen voorbeeldtekst, zodat niemand over je schouder een privébericht meeleest.
Voor het geluidssignaal moet de browser geluid toestaan. Als er nog nooit in een tabblad is geklikt, kan de browser het geluid blokkeren — de pop-up verschijnt nog steeds.
Kennisgevingen die je hebt gelezen worden nooit door jou verwijderd: ze blijven als geschiedenis in de lijst staan.
Op een druk moment ontvangt je apparaat maximaal één browsermelding per categorie per tien seconden, zodat een import of e-mailsynchronisatie je telefoon niet overspoelt.
Een nieuwe e-mail in een gedeelde mailbox wordt door de mailbox zelf op je apparaat gemeld, niet dubbel — binnen het dashboard zie je deze nog steeds in de lijst met kennisgevingen onder E-mail.
Kennisgevingen verlaten nooit de webshop waar ze bij horen. Werken in een andere webshop betekent een andere bel en een andere lijst.
Voor de pop-ups en de bel moet het dashboard-tabblad open blijven. Sluit je dit, dan bereiken alleen browsermeldingen je nog, wat precies de reden is om die toe te staan.

Menu

Kennisgevingen