Handleiding: Teamchat

Teamchat is de interne chat van je dashboard. Je gebruikt het om met collega's te overleggen over je werk: een vraag over een bestelling, een foto van een beschadigd pakket of even laten weten dat je eerder weggaat. Klanten zien hier helemaal niets van en niets wat je hier schrijft wordt naar hen verzonden.

Iedereen die in het dashboard werkt, kan het gebruiken. Gesprekken vinden plaats in Kanalen (open ruimtes voor een onderwerp, zoals #general of #orders) en in Directe berichten (één-op-één). Je kunt ook een AI-agent bij het gesprek betrekken en deze in de ruimte laten antwoorden.

Waar vind je het

Berichten › Teamchat (/dashboard/emails?view=teamchat). Binnen het Berichten-scherm staat dezelfde plek in het linkermenu als Teamchat.

Het scherm bestaat uit drie delen:

De zijbalk Kamers aan de linkerkant, met een lijst Kanalen en een lijst Directe berichten.
Het gesprek in het midden, met de kamernaam bovenaan en het tabblad Berichten eronder.
Het paneel Draad aan de rechterkant, dat opent wanneer je op één specifiek bericht reageert.

Je hebt het recht Intern chatten met collega's; klanten zien dit nooit (UseTeamchat) nodig om het menu-item te zien, en het recht UseRequests om de kamers en berichten te laden. Je beheerder stelt beide in onder Instellingen › Rollen (/dashboard/roles). Teamchat hoort bij één winkel: heeft je login meerdere winkels, kies dan eerst de winkel in de kopbalk. Op het platformbrede kanaal zie je de melding "Teamchat is available per tenant channel. Select your shop channel in the header, then open a room."

Belangrijke begrippen

Kanaal — een open ruimte over een onderwerp, aangeduid met een hekje (#). Elke collega met toegang tot teamchat kan deze openen en meelezen, ook als diegene geen lid is.
general — het standaardkanaal van je winkel. Dit kanaal is vooraf aangemaakt, blijft altijd aanwezig en kun je niet hernoemen of verwijderen.
Rechtstreeks bericht — een privégesprek tussen jou en één collega. Alleen jullie twee kunnen dit lezen en niemand anders kan worden toegevoegd.
Member — iemand die aan een kanaal is toegevoegd via Personeel toevoegen. Het lidmaatschap bepaalt wie meldingen krijgt over elk nieuw bericht in dat kanaal, niet wie het mag lezen.
Notification level — hoe opvallend een ruimte voor je is: Alle berichten (een melding voor alles), Alleen vermeldingen (alleen als iemand je naam noemt) of Dempen (helemaal niets). Leden van een kanaal beginnen op Alle berichten, alle anderen op Alleen vermeldingen. Directe berichten geven altijd meldingen, tenzij je ze dempt.
Mention — @ typen en een naam kiezen. Een vermelding van een collega stuurt die persoon altijd een melding, tenzij diegene de ruimte heeft gedempt. Een vermelding van een AI-agent zorgt ervoor dat de agent het gesprek leest en antwoordt in de ruimte.
Draad — reacties onder één bericht, zodat een zijgesprek de rest van de ruimte niet ondersneeuwt. Een draad is één niveau diep: je kunt niet reageren op een reactie.
Reaction — een emoji onder een bericht. Klik nogmaals op dezelfde emoji om jouw reactie in te trekken; het getal ernaast toont hoeveel mensen erop hebben geklikt.
Pinned message — een bericht dat als belangrijk is gemarkeerd voor de hele ruimte. Gepinde berichten krijgen een kleine speld ernaast en staan verzameld onder het speld-icoon bovenaan.
Unread badge — het getal naast een kamernaam toont hoeveel berichten er zijn binnengekomen sinds je de kamer voor het laatst hebt geopend. Het getal verdwijnt zodra je de kamer opent.
Green dot — die collega heeft het dashboard op dit moment geopend voor deze winkel.
(uitgegeven) — het bericht is aangepast nadat het is verstuurd. Dit bericht is verwijderd blijft achter nadat iemand het eigen bericht verwijdert.

Hoe doe je het

Een kamer openen en meelezen

Ga naar Berichten › Teamchat (/dashboard/emails?view=teamchat).
Kies een kamer onder Kanalen of Directe berichten. De eerste keer opent #general vanzelf.
Scrol omhoog om oudere berichten te laden; ze laden per 50 tegelijk.

Resultaat: het gesprek opent, het badge voor ongelezen berichten bij die kamer verdwijnt en nieuwe berichten verschijnen direct in beeld zonder dat je de pagina hoeft te vernieuwen.

Een bericht versturen

Open de ruimte.
Klik onderaan op het vak met Message #<channel> (of Message <name> bij een direct bericht) en typ je bericht.
Gebruik de opmaakbalk voor Vet, Cursief, Onderstrepen, Doorgehaald, Verband, Bestelde lijst, Opsommingsteken, Blokcitaat, Rubriek en Codeblok. Met Opmaak tonen toon of verberg je die balk. Emoji voegt een emoji toe aan je tekst en met Dicteer een bericht typ je via spraakherkenning.
Druk op Enter of klik op de verzendpijl (Nu verzenden). Met Shift + Enter maak je een nieuwe regel aan in plaats van te verzenden.

Resultaat: je bericht verschijnt direct onderaan in de ruimte en op het scherm van je collega's. Terwijl je typt, zien zij "<jouw naam> is aan het typen…" onder het gesprek.

Een kanaal aanmaken

Klik in het menu Kamers op Nieuwe kamer.
Typ een naam in het venster Ruimte aanmaken — een kort onderwerp werkt het best, bijvoorbeeld bestellingen.
Klik op Aanmaken.

Resultaat: de melding toont Kamer aangemaakt, het kanaal verschijnt onder Kanalen, opent direct en jij bent het eerste lid. Twee kanalen kunnen niet dezelfde naam hebben.

Collega's toevoegen aan een kanaal

Open het kanaal en klik bovenaan op Personeel toevoegen (dit staat ook onder Kanaalopties › Personeel toevoegen).
Zoek de persoon in Staff toevoegen aan kanaal via Zoeken op naam of e-mail...
Klik op de naam.
Klik op Gereed zodra je iedereen hebt toegevoegd.

Resultaat: de melding toont Aan kanaal toegevoegd, in de ruimte verschijnt een regel dat de persoon is toegevoegd en diegene ontvangt nu een melding bij elk nieuw bericht in dit kanaal. Die collega kon het kanaal voor het toevoegen ook al lezen — het toevoegen zorgt er vooral voor dat iemand meldingen ontvangt.

Een direct bericht starten

Klik op het +-icoon naast Directe berichten in het zijmenu (of op Start een gesprek als je er nog geen hebt).
Zoek de collega via Zoekpersoneel...
Klik op de naam.

Resultaat: het gesprek opent met "Dit is het begin van je gespreksgeschiedenis met <naam>". Had je al een gesprek met deze persoon, dan kom je direct in het bestaande gesprek terecht.

Een collega noemen

Typ @ in het berichtvak (of klik op Noem iemand).
Typ een deel van de naam; kies de collega uit de lijst Team members met de pijltjestoetsen en Enter, of klik op de naam.
Typ je bericht af en verstuur het.

Resultaat: de naam verschijnt als een gemarkeerde vermelding en die collega krijgt een melding met de titel "<jouw naam> heeft je genoemd in #<channel>" via de notificatiebel en op de telefoon — zelfs als diens instelling voor die ruimte op Alleen vermeldingen staat. Iemand die de ruimte heeft gedempt, krijgt geen melding.

Een AI-agent iets vragen

Typ @ in het berichtvak en kies een agent uit de lijst AI agents, bijvoorbeeld @boss.
Schrijf je vraag achter de vermelding en verstuur het bericht.
Wacht een moment: de agent plaatst het antwoord in de ruimte als een bericht van @\<agent\>, zodat iedereen in de ruimte zowel de vraag als het antwoord ziet.

Resultaat: de agent antwoordt in de ruimte. De agent leest het recente gesprek in die ruimte (of in die draad) als context mee, zodat je een vervolgvraag kunt stellen zonder alles opnieuw uit te leggen. De beschikbare agents:

@boss — je strategische partner voor deze winkel: groei, prioriteiten, eerdere besluiten en het aansturen van andere agents.
@catalog — producten en collecties: beschrijvingen, vertalingen, varianten, optieprijzen, afbeeldingen, specificaties en SEO.
@accounting — facturen, offertes, creditnota's, abonnementen, transacties en financiële rapportages.
@marketing — blogberichten, artikelen en marketingteksten.
@analytics — websiteverkeer en prestatiecijfers van sociale media.
@communications — de e-mailinbox, sjablonen, campagnes, abonnementen, verzoeken en leads, supportchats en bijbehorende statistieken.
@seo — posities, audits, backlinks, concurrenten en zoekwoordenonderzoek voor je website.
@socials — socialmediaplanning, de social-inbox, statistieken en berichtinhoud.
@website — het uiterlijk van je storefront: kleuren, lettertypen, afrondingen en andere designtokens.
@tenant_builder — de pagina's en blokken van je storefront: bewerken van pagina's, lay-outs en sjablonen.

Voor het noemen van een agent heb je het recht Bouw automatiseringen die vanzelf draaien zodra er iets gebeurt (UseAutomations) nodig. Zonder dit recht verschijnt het onderdeel AI agents niet in de @-lijst. Typ je de vermelding met de hand, dan meldt de ruimte: "You need Automations access to mention AI agents."

Reageren in een draad

Beweeg over het bericht waarop je wilt reageren.
Klik op Antwoord in draad (het tekstballonnetje) in het balkje dat erboven verschijnt.
Schrijf je antwoord in het paneel Draad aan de rechterkant en verstuur het.

Resultaat: het paneel toont het oorspronkelijke bericht met jouw reacties eronder. Het bericht in de ruimte krijgt een link 1 antwoord / <n> replies waarmee je de draad opnieuw opent. Iedereen die heeft deelgenomen aan de draad ontvangt meldingen over nieuwe reacties; de rest van de ruimte niet. Klik op Draad sluiten om het paneel te sluiten.

Een bestand of foto versturen

Klik op Bijvoegen (de +) onder het berichtvak en kies de bestanden — of sleep ze naar het berichtvak, of plak ze vanaf je klembord.
Wacht tot elk bestand klaar is met uploaden; een laadicoon verandert in een miniatuur of bestandsicoon. Met Bijlage verwijderen (het kruisje) haal je een bestand weer weg.
Voeg eventueel een regel tekst toe en verstuur het bericht.

Resultaat: afbeeldingen verschijnen direct in het gesprek en openen schermvullend wanneer je erop klikt. Andere bestanden worden getoond als een downloadlink met de bestandsnaam. Je kunt niet verzenden zolang er nog een upload loopt.

Reageren op een bericht met een emoji

Beweeg over het bericht.
Klik op 👍, ✅ of 👀 in de balk die verschijnt, of klik op Reactie toevoegen voor de volledige emojilijst.

Resultaat: de emoji verschijnt onder het bericht met een teller. Klik nogmaals op dezelfde emoji om je reactie in te trekken.

Een bericht vastpinnen zodat iedereen het vindt

Beweeg over het bericht en klik op Pinnen.
Om de vastgezette berichten later te bekijken, klik je bovenaan in de ruimte op het speld-icoon (Gepinde berichten) en klik je op een bericht om ernaartoe te springen.

Resultaat: de melding toont Bericht gepind en er verschijnt een kleine speld naast het bericht. Met Verwijderen maak je dit weer ongedaan (Bericht ongepind). Pinnen is gedeeld: wat jij vastzet, ziet iedereen.

Zoeken in een ruimte

Klik op het vergrootglas bovenaan de ruimte (Zoeken in kanaal).
Typ wat je zoekt. Er wordt gezocht in de berichttekst en op naam van de afzender.
Druk op Enter om naar het volgende resultaat te gaan; de teller naast het zoekvak toont bij welk resultaat je bent.
Klik op het kruisje (Zoeken sluiten) om terug te keren naar het volledige gesprek.

Resultaat: alleen de overeenkomende berichten blijven zichtbaar op het scherm en het huidige resultaat is gemarkeerd. De zoekfunctie doorzoekt de berichten die al zijn geladen. Scrol daarom eerst omhoog als je naar iets ouds op zoek bent.

Meldingen voor een ruimte aanpassen

Open de ruimte en klik op het belletje bovenaan (Kennisgevingsvoorkeuren).
Kies Alle berichten, Alleen vermeldingen of Dempen.

Resultaat: het bel-icoon verandert en deze instelling geldt alleen voor jou — je collega's behouden hun eigen voorkeuren. Een gedempte ruimte wordt grijs in de zijbalk en geeft helemaal geen meldingen meer, ook niet bij vermeldingen.

Je eigen bericht bewerken of verwijderen

Beweeg over je eigen bericht.
Klik op Bericht bewerken (het potlood), pas de tekst aan en klik op Opslaan — met Escape annuleer je, met Enter sla je op. Het bericht behoudt de markering (uitgegeven).
Of klik op Bericht verwijderen (de prullenbak) en bevestig met Bericht verwijderen in het dialoogvenster Bericht verwijderen?.

Resultaat: een bewerkt bericht wordt voor iedereen bijgewerkt; bij een verwijderd bericht blijft "Dit bericht is verwijderd" achter voor de hele ruimte. Je kunt alleen je eigen berichten bewerken en verwijderen.

Een kanaal hernoemen, verlaten of verwijderen

Open het kanaal en klik bovenaan op de kanaalnaam, of kies Kanaalopties › Kanaalgegevens.
Pas in Kanaalinstellingen de Naam aan en klik op Opslaan (Kanaal hernoemd). De Slak eronder is de korte naam voor de link; deze verandert automatisch mee met de naam.
Gebruik Lid verwijderen (het icoon naast een naam) om iemand uit het kanaal te halen (Lid geschrapt).
Met Kanaal verlaten onder Kanaalopties verlaat je het kanaal zelf (Je verliet het kanaal).
Met Kanaal verwijderen verwijder je het kanaal voor iedereen. Bevestig dit in het venster Delete #<channel>?.

Resultaat: het hernoemen en verlaten is zichtbaar in de ruimte als een kort tekstbericht. Verwijderen is definitief: het verwijdert het kanaal, alle bijbehorende berichten en de ledenlijst. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. #general kun je niet hernoemen of verwijderen.

Tips en valkuilen

Kanalen zijn openbaar binnen je organisatie, niet geheim. Iedereen met toegang tot teamchat kan elk kanaal van je winkel openen en lezen, ook wie geen lid is. Gebruik een direct bericht voor zaken die uitsluitend voor één persoon bedoeld zijn.
Iemand toevoegen aan een kanaal gaat niet over toegang, maar over aandacht: leden krijgen bij elk bericht een melding, niet-leden alleen wanneer ze worden genoemd.
Directe berichten zijn altijd tussen twee personen. Je kunt geen derde collega toevoegen en je kunt het gesprek niet hernoemen.
Een verwijderd kanaal kun je niet terughalen. Een verlaten kanaal wel: je kunt het gewoon weer openen en jezelf opnieuw laten toevoegen.
Meldingen van teamchat komen binnen via dezelfde notificatiebel als de rest van het dashboard, en op je telefoon als je meldingen daar hebt ingeschakeld. Een vermelding geldt als een waarschuwing; een normaal bericht als informatie.
Met Verwijzing kopiëren onder Kanaalopties kopieer je een link naar de ruimte naar je klembord (Kanaalverbinding gekopieerd). Dit is handig om in een e-mail of notitie te plakken.
Het groene bolletje betekent alleen dat iemand het dashboard op dat moment open heeft staan voor deze winkel, niet dat diegene ook daadwerkelijk achter het bureau zit.
In de @-lijst staat ook Pack Author. Deze is bedoeld voor het bouwen van storefront-pakketten en antwoordt niet in teamchat; gebruik @tenant_builder of @website voor storefront-werkzaamheden.
Een agent antwoordt op basis van de gegevens waar deze in je winkel bij kan; bijlagen kan de agent niet lezen.
Teamchat werkt per winkel. Een bericht in de ene winkel is onzichtbaar in een andere winkel, zelfs voor dezelfde collega.

Menu

Teamchat