WhatsApp-inbox

Met de WhatsApp-inbox leest en beantwoordt je team WhatsApp-berichten van klanten zonder een telefoon vast te houden. Iedereen met toegang ziet dezelfde gesprekken, zodat een collega direct verder kan waar jij gebleven bent. Je verstuurt tekst, foto's, documenten, spraakberichten en — voor nummers gekoppeld via Meta — goedgekeurde sjabloonberichten en interactieve knoppen.

Je hebt hiervoor de permissie WhatsApp-gesprekken met klanten lezen en beantwoorden (UseWhatsappCloud) nodig. Je beheerder kan dit toekennen onder Instellingen › Rollen.

Waar vind je het

• Messages › WhatsApp (/dashboard/emails?view=whatsapp-inbox) — de volledige functie bevindt zich op dit ene scherm.

Het scherm bestaat uit drie delen:

• Links: de accountkiezer, het zoekveld, Nieuw gesprek en de lijst met gesprekken.
• Midden: de geselecteerde chat, met het berichtenoverzicht en het invoerveld.
• Rechts: Contactgegevens (of Groepsinformatie bij een groep), dat inschuift zodra je bovenin een chat op de naam klikt.

Op een telefoon of smal scherm zie je één deel tegelijk; gebruik het pijltje linksboven in een chat om terug te keren naar de lijst.

Belangrijke begrippen

• Account — een WhatsApp-nummer dat gekoppeld is aan je webshop. De kiezer linksboven toont elk account als label (type · status), bijvoorbeeld Klantenservice (web · connected). Je kunt meerdere nummers toevoegen; de gesprekkenlijst toont altijd het gekozen account.
• Vervoer — de manier waarop een nummer gekoppeld is. WhatsApp Web koppelt een bestaande telefoon als gekoppeld apparaat, net zoals WhatsApp Web op een computer werkt. Meta Cloud API koppelt een officieel WhatsApp Business-nummer via Meta. Wat je kunt versturen verschilt per type (zie hieronder).
• Connection status — een WhatsApp Web-account toont pairing (wachten op het scannen van de QR-code), linking (de scan is verwerkt, het apparaat wordt gekoppeld), connected (berichten komen binnen) of disconnected. Een Meta Cloud API-account toont connected zodra de gegevens kloppen, en anders setup.
• The 24-hour window — de vaste regel van WhatsApp voor zakelijke nummers via Meta: je mag alleen vrije berichten sturen tot 24 uur na het laatste bericht van de klant. Daarna accepteert WhatsApp uitsluitend een sjabloon dat vooraf door Meta is goedgekeurd. Een vrij bericht dat te laat is verzonden komt niet aan; in de tekstballon staat dan Niet verzonden — opnieuw proberen. Elk nieuw bericht van de klant start opnieuw een venster van 24 uur. Deze regel geldt niet voor WhatsApp Web-accounts, omdat je daarbij via een gewone telefoon communiceert.
• Sjabloon — een vooraf door Meta goedgekeurde berichttekst die je ook buiten het 24-uursvenster mag sturen. Sjablonen kunnen variabelen bevatten zoals {{1}} die je bij het verzenden invult. Alleen goedgekeurde sjablonen verschijnen in de lijst; sjablonen aanmaken en laten goedkeuren gebeurt in Meta Business Manager, niet in het dashboard.
• Delivery ticks — bij verzonden berichten: een klokje betekent wachten op verzending, één vinkje betekent verzonden, twee grijze vinkjes betekenen afgeleverd op de telefoon en twee blauwe vinkjes betekenen gelezen. Een rood waarschuwingsicoon met Niet verzonden — opnieuw proberen betekent dat het verzenden is mislukt en je het opnieuw kunt proberen.
• Unread count — het blauwe cijfer bij een gesprek in de lijst. Dit verdwijnt zodra je de chat opent.
• Quality / Limit — bij Meta Cloud API-accounts toont de tekst onder het bedrijfsprofiel de kwaliteitsscore die Meta aan je nummer geeft (groen, geel of rood) en hoeveel nieuwe gesprekken je per dag mag starten. Beide gegevens komen rechtstreeks van Meta.
• Importing chat history — wanneer een WhatsApp Web-account net is gekoppeld, worden eerdere chats op de achtergrond opgehaald vanaf de telefoon. Een voortgangsbalk toont hoeveel chats en berichten er al binnen zijn.

Hoe doe je het

Een gesprek openen en beantwoorden

1. Ga naar Messages › WhatsApp (/dashboard/emails?view=whatsapp-inbox).
2. Kies linksboven het gewenste account als je er meerdere hebt.
3. Klik op een gesprek in de lijst.
4. Typ je tekst onderin het veld Typ een bericht en druk op Enter (Shift+Enter voor een nieuwe regel), of klik op het verzendpijltje.

Resultaat: je bericht verschijnt in de chat met een klokje dat verandert in vinkjes zodra WhatsApp het bericht aflevert. De teller voor ongelezen berichten op dat gesprek verdwijnt.

Een nieuw gesprek starten

1. Klik linksboven op Nieuw gesprek.
2. Typ in het veld Naam of nummer zoeken de naam van het contact (bij WhatsApp Web-accounts zie je je contactpersonen) of het volledige telefoonnummer inclusief landcode.
3. Klik op het gevonden contact, of klik op Start chat with +31… om het ingevoerde nummer te gebruiken.

Resultaat: de chat opent en staat klaar voor je eerste bericht. WhatsApp controleert het nummer direct; nummers zonder WhatsApp-account worden geweigerd.

Reageren op een specifiek bericht of een emoji sturen

1. Beweeg met de muis over het bericht in de chat.
2. Klik op Beantwoorden om het bericht te citeren. De geciteerde tekst verschijnt boven het invoerveld; met het kruisje verwijder je deze weer.
3. Typ je reactie en verstuur het bericht. De klant ziet jouw antwoord gekoppeld aan het geciteerde bericht.
4. Wil je alleen reageren met een emoji? Klik dan op Reageren bij een bericht van de klant en kies een emoji in Reageer op bericht.

Resultaat: het antwoord wordt verzonden met het oorspronkelijke bericht erboven geciteerd; een emoji-reactie verschijnt direct op het bericht.

Emoji-reacties zijn alleen beschikbaar op berichten van klanten bij Meta Cloud API-accounts.

Een foto, document of ander bestand versturen

1. Open de chat en klik op de knop + naast het invoerveld (kies bij een Meta Cloud API-account voor Media in het menu).
2. Kies in Bijlage verzenden voor Vanaf uw computer om een bestand te uploaden, of voor Uit Vendure mediabibliotheek voor een bestand dat al in de mediabibliotheek staat.
3. Controleer Type (Afbeelding, Video, Audio of Document) — dit wordt automatisch ingevuld op basis van het bestand, maar kun je aanpassen.
4. Vul eventueel een Titel in, en bij een document een Bestandsnaam die de klant te zien krijgt.
5. Klik op Verzenden.

Resultaat: het bestand verschijnt in de chat als een normale WhatsApp-bijlage. Geüploade bestanden worden ook direct bewaard in je mediabibliotheek.

Een spraakbericht opnemen en versturen

1. Open de chat en laat het invoerveld leeg — het verzendpijltje verandert in een microfoon.
2. Klik op de microfoon en geef je browser toestemming. De melding Spraakbericht opnemen… verschijnt met een lopende timer.
3. Klik op het verzendpijltje om te versturen, of op het prullenbak-icoon om de opname te wissen.

Resultaat: het spraakbericht verschijnt in de chat met een afspeelknop. Heel korte opnames worden geweigerd, dus spreek minimaal een paar seconden in.

Een goedgekeurd sjabloonbericht versturen

Gebruik dit als het laatste bericht van de klant langer dan 24 uur geleden is, of wanneer je zelf het gesprek wilt beginnen. Sjablonen werken alleen op accounts die via Meta zijn gekoppeld.

1. Open de chat en klik rechtsboven op de knop Menu (de drie puntjes).
2. Klik op Sjabloon verzenden.
3. Zoek in de lijst en klik op het gewenste sjabloon. Alleen goedgekeurde sjablonen worden getoond.
4. Bevat het sjabloon Variabelen? Vul dan voor elke variabele ({{1}}, {{2}}, enzovoort) een waarde in.
5. Klik op Sjabloon verzenden.

Resultaat: het sjabloon wordt als een normaal bericht in de chat verzonden. Zie je geen sjablonen in de lijst? Dan zijn er nog geen goedgekeurde sjablonen voor je nummer — nieuwe sjablonen maak je aan in Meta Business Manager; neem contact op met de helpdesk als je hulp nodig hebt.

Knoppen, een menu, een link of een locatie versturen

Beschikbaar voor Meta Cloud API-accounts. Klik op + naast het invoerveld en kies een optie:

• Knoppen — Stuur snel antwoordknoppen: vul de Lichaamstekst en maximaal drie knoptitels in, en klik op Verzenden. De klant tikt op een knop om te antwoorden.
• Lijst — Lijstbericht versturen: vul de Lichaamstekst, een Menuknop label en maximaal tien regels met een titel en optionele beschrijving in, en klik op Verzenden. De klant opent het menu en kiest een optie.
• CTA-URL — CTA-URL verzenden: vul de Lichaamstekst, de URL en de Knoptekst in, en klik op Verzenden. De klant ontvangt een klikbare linkknop.
• Locatie — Plaats versturen: vul de Breedtegraad en Lengtegraad in, eventueel aangevuld met een Naam en Adres, en klik op Verzenden.
• Contactpersoon — Contact versturen: vul de Volledige naam en het Telefoonnummer in, en klik op Verzenden.

Resultaat: het bericht verschijnt in de chat. De keuze van de klant komt binnen als het volgende bericht in het gesprek.

Een gesprek of bericht zoeken

1. Om een chat te vinden, typ je in het veld Zoek of start een nieuwe chat boven de lijst. Dit doorzoekt namen, nummers en het laatst getoonde bericht.
2. Om binnen de geopende chat te zoeken, klik je rechtsboven op het vergrootglas en typ je in Zoek in deze chat….
3. Om oudere berichten te lezen, klik je op Laad oudere berichten boven de berichtenlijst.

Resultaat: de lijst filtert direct tijdens het typen. Met het kruisje wis je de zoekopdracht weer.

Bekijken met wie je praat en direct bellen

1. Klik bovenaan de chat op de naam van het contact, of kies Contactgegevens via de knop Menu (de drie puntjes).
2. Het paneel toont de profielfoto, het telefoonnummer, Media, links en documenten met recente afbeeldingen, en bij een groep het overzicht van deelnemers met een Beheerder-label.
3. Klik op de belknop onder de naam om het nummer direct vanuit het dashboard te bellen.

Resultaat: het paneel opent aan de rechterkant. De belknop is alleen zichtbaar als je de permissie Bellen en gebeld worden vanuit het dashboard, en belgeschiedenis inzien (UsePhone) hebt.

Een WhatsApp Business-nummer koppelen via Meta

Het team van BisAssist moet dit eerst voorbereiden: de Meta-app van het platform moet worden ingesteld voor embedded signup en het adres van jouw dashboard moet hierin worden toegestaan. Zolang dat niet is gebeurd, is het blok Verbinden met Meta niet zichtbaar. Vraag dit na bij de helpdesk als het ontbreekt.

1. Klik op het tandwiel linksboven in de inbox om de WhatsApp-instellingen te openen.
2. Scrol naar Meta Cloud API (verouderd).
3. Klik in het blok Verbinden met Meta op Doorgaan met Facebook.
4. Log in bij Facebook in het venster dat opent en volg de stappen van Meta: kies het bedrijf, selecteer of voeg het WhatsApp-nummer toe en bevestig de gevraagde permissies.
5. Sluit het venster zodra Meta aangeeft dat het proces is afgerond.

Resultaat: een melding bevestigt dat het nummer gekoppeld is, en de gegevens worden opgeslagen voor de webshop waarin je werkt — je hoeft nooit handmatig tokens te kopiëren. Nieuwe klantberichten komen direct binnen in de inbox. Verschijnt er een waarschuwing over het webhook-abonnement? Neem dan contact op met de helpdesk: het nummer is gekoppeld, maar inkomende berichten worden mogelijk nog niet afgeleverd.

De velden Toegangstoken, Telefoonnummer-ID, WhatsApp Business-account-ID en Webhook-URL onder dit onderdeel zijn bedoeld voor het team van BisAssist; pas deze niet zelf aan.

Een bestaande telefoon koppelen met een QR-code

Gebruik dit om een nummer te koppelen dat al op een telefoon met WhatsApp actief is.

1. Klik op het tandwiel om de WhatsApp-instellingen te openen.
2. Vul onder Rekeningen een Label in (bijvoorbeeld Klantenservice), laat Vervoer op WhatsApp Web staan en klik op Account toevoegen.
3. Klik bij het nieuwe account op Koppel via QR.
4. Open WhatsApp op de telefoon, ga naar Gekoppelde apparaten → Koppel een apparaat, en scan de code op het scherm. De code ververst elke paar seconden; scan de actuele code op je scherm en geen schermafbeelding.
5. Houd de pagina open zolang de status aangeeft dat de telefoon wordt gekoppeld; dit kan een minuut duren.

Resultaat: het account krijgt de status connected en toont dat het gekoppeld is onder dat telefoonnummer. Je bestaande chats worden daarna op de achtergrond geïmporteerd — houd WhatsApp geopend op de telefoon zolang de melding Chatgeschiedenis importeren… zichtbaar is.

Ontbrekende berichten terughalen op een gekoppelde telefoon

1. Zorg dat het WhatsApp Web-account geselecteerd is in de kiezer.
2. Klik op het vernieuw-icoon naast de kiezer.
3. Kies Snel hersynchroniseren (25 chats) voor de meest recente gesprekken, of Volledige hersynchronisatie (alle chats) om alles door te lopen.

Resultaat: er verschijnt een bevestiging en de berichten worden in de minuten daarna ingeladen. Toont een chat de melding Synchronisatie onderbroken. Open WhatsApp op je telefoon om te blijven synchroniseren.? Ontgrendel dan de telefoon en open WhatsApp — een gekoppeld apparaat kan alleen synchroniseren als de telefoon bereikbaar is.

Een account toevoegen, wisselen of verwijderen

1. Klik op het tandwiel om de WhatsApp-instellingen te openen.
2. Om een account toe te voegen: vul een Label in, kies het Vervoer (WhatsApp Web of Meta Cloud API) en klik op Account toevoegen.
3. Om een gekoppelde telefoon tijdelijk te stoppen zonder gegevens te wissen, klik je bij dat account op Verbreek de verbinding.
4. Om een account volledig te verwijderen, klik je op het prullenbak-icoon en daarna op Verwijderen in het venster Account verwijderen?.
5. Gebruik de kiezer linksboven in de inbox om te wisselen tussen accounts.

Resultaat: het verwijderen van een account wist dit account permanent, inclusief alle bijbehorende gesprekken en berichten voor deze webshop. Gebruik daarom Verbreek de verbinding als je het account alleen tijdelijk wilt pauzeren. Het verwijderen van een grote inbox kan een minuut duren.

Tips en valkuilen

• De inbox ververst automatisch elke paar seconden zolang het tabblad openstaat. Nieuwe berichten verschijnen zonder dat je de pagina hoeft te herladen. Toont een chat Nieuwere berichten beschikbaar: vernieuwen? Klik hier dan op om direct de nieuwste berichten op te halen.
• Zodra je een gesprek opent, wordt het voor iedereen op gelezen gezet, niet alleen voor jou.
• Sjablonen, snelle antwoordknoppen, keuzelijsten, CTA-URL's, locaties, contactkaarten en emoji-reacties werken uitsluitend op accounts die via Meta zijn gekoppeld. Een WhatsApp Web-account ondersteunt tekst, bijlagen en spraakberichten.
• Een gekoppelde telefoon werkt als een extern apparaat: als het toestel langere tijd uitstaat, leeg is of geen internet heeft, stopt de synchronisatie en mis je mogelijk berichten totdat de verbinding hersteld is.
• WhatsApp-instellingen gelden voor de specifieke webshop waarin je werkt. Beheer je meerdere webshops? Koppel de nummers dan per shop apart.
• Berichten zijn end-to-end versleuteld tussen WhatsApp en de klant, precies zoals in de reguliere WhatsApp-app.
• Toont het scherm WhatsApp niet verbonden? Dan is er nog geen werkend account aanwezig — klik op Instellingen openen om er een te koppelen, of neem contact op met de helpdesk.
• Het webhook-adres, de toegangstokens en de registratie van de Meta-app worden beheerd door het team van BisAssist. Komen berichten wel binnen maar mislukt het verzenden, of komt er helemaal niets aan? Neem dan contact op met de helpdesk in plaats van zelf velden aan te passen.
• Bellen via WhatsApp vereist aanvullende goedkeuring van Meta en is nog niet beschikbaar; de belknop in Contactgegevens belt het nummer via de telefoniefunctie van het dashboard.
• Gesprekken in deze inbox zijn niet gekoppeld aan een klantkaart en kunnen niet worden toegewezen aan een collega; gebruik de gedeelde e-mailinbox voor taken die je formeel wilt overdragen.

Zie ook

• E-mail inbox
• Telefonie
• Livechat
• Social inbox
• Teamchat
• Beheerders en rollen