Bestellingen

Een bestelling bevat alles wat een klant in één keer koopt: de artikelen, de adressen, de betaling en de verzending. Op de bestelpagina controleer je betalingen, meld je artikelen aan als verzonden, voer je terugbetalingen of annuleringen uit en bekijk je de volledige geschiedenis. Winkelmedewerkers gebruiken dit dagelijks; boekhouders controleren hier betalingen en facturen.

Je hebt de permissie ReadOrder nodig om bestellingen te bekijken en UpdateOrder om ze te bewerken. De beheerder stelt dit in via Instellingen › Rollen.

Waar vind je het

• Finance › Orders (/dashboard/accounting?tab=orders) — het overzicht van bestellingen, naast facturen, offertes en transacties. Voor het onderdeel Financiën heb je de permissie Bankafschriften, reconciliatie en het financieel overzicht (UseFinance) nodig.
• The order list (/dashboard/orders) — dezelfde bestellingen op een eigen pagina, inclusief de knop Conceptbestelling.
• The order page (/dashboard/orders/<id>) — de complete weergave van één bestelling. Klik in een overzicht op een ordercode om de pagina te openen. Vanuit Financiën klik je op Volledige details.
• Bestelling wijzigen (/dashboard/orders/<id>/modify) — het bewerkingsscherm dat je opent via Wijzigen op de bestelpagina.
• Conceptbestelling (/dashboard/orders/draft/<id>) — een bestelling die je zelf handmatig opstelt voordat deze definitief wordt geplaatst.

Belangrijke begrippen

Orderstatussen

De status rechtsboven op de bestelpagina en in de kolom Staat geeft aan waar de bestelling zich in het proces bevindt. Klik op het workflowsysteempictogram ernaast om het Bestelproces te openen. Hier zie je alle statussen en de mogelijke vervolgstappen.

• Adding items — de klant heeft de winkelwagen nog openstaan in de shop. Er is nog niets besteld.
• Concept — een bestelling die je zelf handmatig in het dashboard bent gestart. Pas na afronding is dit een echte bestelling.
• Arranging payment — de klant heeft het bestelproces doorlopen en de betaling wordt voorbereid. Er is nog niets gereserveerd.
• Betaling geautoriseerd — het bedrag is gereserveerd op de rekening of creditcard van de klant, maar nog niet geïncasseerd.
• Betaling afgehandeld — het geld is ontvangen. Dit is de normale status voor een bestelling die klaarligt om te worden ingepakt en verzonden.
• Partially shipped — een deel van de artikelen is verzonden, een deel nog niet.
• Shipped — alle artikelen uit de bestelling zijn verzonden.
• Partially delivered — een deel van de zendingen is bij de klant bezorgd.
• Delivered — alles is bezorgd. Dit is de afronding van een succesvolle bestelling.
• Geannuleerd — de bestelling is afgeblazen. Deze telt niet meer mee als verkoop en er kan niets meer van worden verzonden.
• Modifying — de bestelling staat tijdelijk open voor bewerking. Deze status is alleen actief zolang je in het scherm Bestelling wijzigen werkt; zodra je de wijzigingen bevestigt of annuleert, verandert de status weer.
• Arranging additional payment — de bestelling is door een wijziging duurder geworden en het verschil moet nog worden betaald. De bestelling kan pas worden verzonden als dit bedrag is voldaan.

Afhandelingen (fulfillments)

Een afhandeling staat voor één zending: een groep artikelen die samen wordt verzonden. Eén bestelling kan meerdere afhandelingen bevatten. Elke afhandeling heeft een eigen status: In afwachting (ingepakt, nog niet meegegeven), Shipped, Delivered of Geannuleerd. De algemene orderstatus past zich hierop aan. Verzend je alles, dan wordt de bestelling Shipped; verzend je de helft, dan wordt het Partially shipped.

Betalingen en terugbetalingen

Elke betaalpoging vormt een betaalregel met een eigen status: Aangemaakt, In afwachting, Authorized, Settled (het bedrag is ontvangen), Declined, Mislukt, Geannuleerd of Fout. Een terugbetaling is gekoppeld aan een betaling en staat op In afwachting totdat deze is afgehandeld.

Overige termen op de pagina

• Order code — het unieke bestelnummer dat de klant op de bevestiging en factuur ziet. Dit is het snelste zoekgegeven.
• Bestelregels — de regels van de bestelling: product, stukprijs, aantal, totaal en eventuele kortingen.
• Toeslag — een extra bedrag dat je handmatig toevoegt tijdens het wijzigen, bijvoorbeeld handelings- of montagekosten.
• Belastingsamenvatting — per btw-tarief het bedrag waarover de btw is berekend (Belastinggrondslag) en het btw-bedrag zelf (Totale belasting).
• Bestelgeschiedenis — de tijdlijn onderaan met statuswijzigingen, betalingen, afhandelingen, terugbetalingen en opmerkingen, gesorteerd van oud naar nieuw.
• Opmerking — een notitie bij de bestelling. Staat Notitie is privé aan, dan zien alleen collega's dit; zet je dit uit, dan is het ook zichtbaar voor de klant.

The order page

• Bestelregels en Belastingsamenvatting in het midden, met daaronder het Subtotaal, de Verzending en het Totaal.
• Betalingsdetails — een overzichtskaart per betaalpoging met Betaalmethode, Bedrag, Aangemaakt op, Transactie-ID en bij problemen een Foutmelding. Terugbetalingen op die betaling staan onder Refunds.
• Bestelgeschiedenis onderaan, met het notitieveld en de knop Meer laden.
• Aan de rechterkant: de statusbadge, Klant met het Verzendadres en Factuuradres, en de Afhandelingsdetails.
• Extra velden die voor jouw winkel zijn ingericht, staan in een eigen blok met een knop Opslaan. Velden zijn gegroepeerd in tabbladen die standaard dichtgeklapt zijn en tonen hoeveel velden er zijn ingevuld.
• Afhankelijk van de inrichting toont de pagina ook een Invoice overview (met Openen en Kredietnota), Boekingen (vereist de permissie Beheer de boekingskalender, tijdsloten en beschikbaarheid, UseBookings), Opties Opsplitsing voor samengestelde producten en Legal form als de klant een formulier heeft ondertekend.

Hoe doe je het

Een bestelling zoeken

1. Ga naar Finance › Orders (/dashboard/accounting?tab=orders) of open het bestellingenoverzicht (/dashboard/orders).
2. Typ een zoekopdracht in het veld Filteren.... Je zoekt hiermee op ordercode, achternaam van de klant en het transactie-ID van de betaling.
3. Verfijn het resultaat met het filter Staat, of klik op Filter toevoegen om op een andere kolom te filteren.
4. Gebruik Kolominstellingen om kolommen te tonen of te verbergen.

Resultaat: de overeenkomende bestellingen verschijnen in de lijst. Klik op de ordercode om een bestelling te openen.

Artikelen verzenden (een afhandeling aanmaken)

1. Open de bestelling.
2. Klik rechtsboven op Bestelling afhandelen. Deze knop is alleen zichtbaar als de bestelling volledig is betaald en er nog onverzonden artikelen zijn.
3. Vul bij Bestelling afhandelen per regel het Aantal in. Dit staat standaard op alle nog te verzenden stuks; verlaag het aantal voor een deellevering.
4. Controleer de Afhandelingshandler en vul de gevraagde gegevens in, zoals een trackingcode.
5. Klik op Bestelling afhandelen.

Resultaat: de melding Successfully fulfilled order verschijnt, er ontstaat een kaart onder Afhandelingsdetails en de status verandert naar Shipped of Partially shipped. Hiervoor is de permissie UpdateOrder vereist.

Een zending markeren als geleverd

1. Open de bestelling en zoek de zending op onder Afhandelingsdetails aan de rechterkant.
2. Klik op de knop ⋮ naast de status van de afhandeling.
3. Kies Transition to Delivered (bij een afhandeling die op In afwachting staat, kies je eerst Transition to Shipped).

Resultaat: de melding Fulfillment state updated successfully verschijnt. Zodra alle zendingen zijn bezorgd, krijgt de hele bestelling de status Delivered.

Een betaling buiten de webshop registreren

1. Open de bestelling. Deze moet op Arranging payment of Arranging additional payment staan met een openstaand bedrag.
2. Klik rechtsboven op Betaling toevoegen.
3. Kies de Betaalmethode en vul het Transactie-ID in — bijvoorbeeld het bankafschrift- of bonnummer, zodat de boekhouding dit kan herleiden. Beide velden zijn verplicht.
4. Klik op Betaling toevoegen.

Resultaat: de melding Successfully added payment to order verschijnt. De betaling staat onder Betalingsdetails en zodra het hele bedrag is voldaan, kun je de bestelling afhandelen. Hiervoor is de permissie UpdateOrder vereist.

Een betaling of terugbetaling afhandelen

1. Open de bestelling en zoek de betaling op onder Betalingsdetails.
2. Klik op de knop ⋮ naast de betaalstatus en kies Betaling afhandelen om de ontvangst te bevestigen, of Betaling annuleren om de betaling af te breken.
3. Staat een terugbetaling op In afwachting, klik dan op Terugbetaling afhandelen, vul het Transactie-ID van de overboeking in en klik op Terugbetaling afhandelen.

Resultaat: de melding Payment settled successfully of Refund settled successfully verschijnt en de status op de kaart past zich aan.

Een bestelling restitueren of deels annuleren

1. Open de bestelling. Er moet minstens één betaling op Settled staan.
2. Klik rechtsboven op de knop ⋮ en kies Restitueren en annuleren.
3. Vul in het scherm Bestelling restitueren en annuleren bij de gewenste regels het aantal in de kolom Restitutie in. Vink Terugbrengen naar voorraad aan om de artikelen weer aan de voorraad toe te voegen; dit gebeurt automatisch zodra je een aantal invoert.
4. Vink Verzendkosten restitueren aan als je ook de bezorgkosten terugbetaalt.
5. Kies een Reden: Customer request, Item not available, Damaged in shipping, Wrong item shipped of Other — bij Other typ je zelf een toelichting. Een reden is verplicht.
6. Het Totaal restitutie wordt automatisch berekend. Vink Overschrijven alleen aan als je een afwijkend bedrag wilt terugstorten.
7. Vink onder Selecteer betalingen om te restitueren de betaling aan waarvan je het geld terugboekt en controleer het Bedrag. De verdeelde bedragen moeten samen exact gelijk zijn aan het totale restitutiebedrag.
8. Klik op Refund €….

Resultaat: de melding Refund processed successfully verschijnt. De terugbetaling staat onder de betaling, de geannuleerde artikelen verdwijnen uit de bestelling en alles wordt vastgelegd in de bestelgeschiedenis. Hiervoor is de permissie UpdateOrder vereist.

Een volledige bestelling annuleren

1. Open de bestelling.
2. Klik op de knop ⋮ naast de statusbadge aan de rechterkant.
3. Kies Transition to Cancelled.

Resultaat: de bestelstatus verandert in Geannuleerd. Heeft de klant al betaald, voer dan eerst een terugbetaling uit via Restitueren en annuleren — puur annuleren boekt geen geld terug.

Een geplaatste bestelling wijzigen

1. Open de bestelling, klik rechtsboven op de knop ⋮ en kies Wijzigen. De bestelling krijgt de status Modifying en het scherm Bestelling wijzigen opent.
2. Pas aantallen aan in Bestelregels, verwijder een regel of voeg producten toe via Add item to order.... Je kunt hier ook de verzendmethode wijzigen en een kortingscode toevoegen via Couponcode toevoegen.
3. Voeg via Toeslag toevoegen eventueel een extra post toe met een Beschrijving, SKU en Prijs.
4. Pas onder Adressen gegevens aan via Bewerken.
5. Controleer rechts bij Samenvatting van wijzigingen wat er verandert, vink Verzendkosten herberekenen aan om de verzendkosten opnieuw te bepalen en vul een Opmerking in met de reden van de wijziging.
6. Klik op Voorbeeld van wijzigingen.
7. In het venster Voorbeeld van bestelwijzigingen zie je het nieuwe totaaloverzicht en een van de drie meldingen: Geen betaling of terugbetaling vereist, Extra betaling vereist of Terugbetaling vereist. Bij een terugbetaling kies je de betaling en voeg je een toelichting toe.
8. Klik op Bevestigen.

Resultaat: je keert terug naar de bestelling. Moet de klant bijbetalen, dan staat de bestelling op Arranging additional payment en voeg je die betaling toe via Betaling toevoegen; anders keert de bestelling terug naar de vorige status. Wil je niets wijzigen, klik dan op Wijziging annuleren.

Zelf een bestelling invoeren (conceptbestelling)

1. Ga naar het bestellingenoverzicht (/dashboard/orders) en klik op Conceptbestelling.
2. Klik onder Klant op Selecteer klant en zoek de juiste klant op.
3. Voeg producten toe via Add item to order... en stel de aantallen in.
4. Koppel een Verzendadres via Selecteer adres en kies daarna een verzendmethode in de tabel.
5. Vul eventuele extra velden in en klik op Aangepaste velden instellen.
6. Controleer rechts het blok Status conceptbestelling. Hier zie je precies wat er nog ontbreekt, zoals Select a customer to continue of Add at least one item to the order.
7. Zodra er staat Order draft is ready to be completed, klik je op Concept voltooien.

Resultaat: het concept wordt een definitieve bestelling met de status Arranging payment, klaar om de betaling te registreren. Met Concept verwijderen wis je het concept; dit vereist de permissie DeleteOrder, het voltooien vraagt om UpdateOrder.

Een notitie toevoegen aan een bestelling

1. Open de bestelling en scrol naar Bestelgeschiedenis.
2. Typ je bericht in het veld Notitie toevoegen....
3. Laat Notitie is privé aangevinkt voor een interne notitie (Visible to admins only), of vink het uit als de klant dit mag zien (Visible to customer).
4. Klik op Add note.

Resultaat: de notitie staat bovenaan in de tijdlijn met je naam en het tijdstip. Je past de tekst later eventueel aan via Bewerken.

Een bestelstatus handmatig aanpassen

1. Open de bestelling en klik op de knop ⋮ naast de statusbadge aan de rechterkant.
2. Kies de gewenste status, bijvoorbeeld Transition to Payment settled.

Resultaat: de status verandert direct en de actie wordt vastgelegd in de bestelgeschiedenis. Je kunt alleen stappen kiezen die binnen het proces zijn toegestaan; bij een ongeldige overgang verschijnt de melding Failed to transition order to state met de reden. Gebruik dit alleen voor correcties — normaal verzenden via Bestelling afhandelen en betalingen boeken via Betaling toevoegen zorgt voor een kloppende voorraad en administratie.

Tips en valkuilen

• De klant ontvangt automatisch een bevestigingsmail zodra een bestelling is geplaatst. Bestellingen op factuur krijgen deze e-mail niet, omdat zij direct de factuur ontvangen. De tekst van deze mail beheer je bij de algemene e-mailsjablonen, niet op de bestelpagina.
• De knop Bestelling afhandelen is soms niet zichtbaar. Dit gebeurt wanneer de bestelling nog niet volledig is betaald, er nog openstaande wijzigingen zijn of alle artikelen al zijn verzonden. Controleer bij twijfel altijd eerst het openstaande bedrag onder Betalingsdetails.
• Het aantal dat je kunt verzenden is begrensd door de actuele voorraad als voorraadbeheer actief is. Op de bestelregel zie je dan n of m available to fulfil.
• De optie Restitueren en annuleren werkt pas zodra een betaling de status Settled heeft. Bij een bestelling die nog op Betaling geautoriseerd staat, is er nog geen geld geïncasseerd; annuleer in dat geval de bestelling.
• Een terugbetaling wordt niet bij elke betaalmethode automatisch teruggestort naar de rekening van de klant. Blijft de status op In afwachting staan, maak het bedrag dan handmatig over via de bank en verwerk dit met Terugbetaling afhandelen onder vermelding van het transactienummer.
• Met de knop Verwijderen in het Finance-overzicht wis je een bestelling definitief inclusief alle gekoppelde gegevens. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt en haalt de bestelling uit je rapportages. Gebruik Transition to Cancelled voor reguliere annuleringen.
• Een bestelling in de status Modifying blijft geblokkeerd totdat je de wijziging opslaat of afbreekt. Heb je per ongeluk het tabblad gesloten, open de bestelling dan opnieuw en klik op Wijziging annuleren.
• Het veld Order-ID van de betaalprovider bevat het referentienummer van je betaalprovider. Gebruik dit kenmerk als je contact opneemt over een betaling en pas deze waarde niet handmatig aan.
• Bezorgingen met eigen chauffeurs plan je niet in vanaf de bestelpagina. Een bezorgopdracht kan wel het order-ID bevatten om beide te koppelen; zie hiervoor de logistieke planner.
• De koppelingen met je betaalprovider en de verzenddienst voor e-mails worden beheerd door het team van BisAssist; neem contact op met de helpdesk als een betaling niet doorkomt of een orderbevestiging niet wordt verstuurd.

Zie ook

• Invoices and quotes
• Customers
• Accounting overview
• Inventory
• Logistics planner
• Bookings