Kassa

Point of sale is de kassa in je dashboard. Je gebruikt dit scherm wanneer iemand aan de balie staat: zoek het product, plaats het in de winkelwagen, kies contant of pinnen en geef de bon mee. Elke verkoop wordt een gewone bestelling met een factuur en een boekingsregel. Zo komen winkelverkopen en online verkopen op dezelfde plek terecht.

Waar vind je het

Open Financiën in het hoofdmenu (/dashboard/accounting). De financiële omgeving opent met aan de linkerkant de zijbalk Weergaven. Klik op POS, of ga direct naar /dashboard/accounting?tab=pos. Op een mobiele telefoon heet dit scherm in het menu Kassa.

Het scherm bestaat uit twee delen:

• Left — the products. Een keuzemenu Alle collecties, een zoekveld Zoek producten of SKU... en een raster met productkaarten.
• Right — the cart. Het scanveld, de klant, de toegevoegde regels, de totalen, de betaalmethode en de knop Afrekenen.

Op een smal scherm veranderen deze twee helften in de knoppen Producten en Winkelwagen aan de bovenkant. Bij Winkelwagen zie je direct hoeveel regels erin staan.

Je hebt de permissie UseFinance nodig (Bank transactions, reconciliation and the financial overview, onder Sales & finance) om Financiën te kunnen openen. Om een verkoop af te ronden is ook Bijwerken in de groep Instellingen vereist. Voor de terminallijst, de bon en de factuur heb je Lezen in de groep Instellingen nodig. Klanten aanmaken vanaf de kassa vereist Aanmaken in de groep Klanten. Je beheerder stelt dit in via Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).

Belangrijke begrippen

• Cart line — één product met een aantal. Hetzelfde product met andere opties vormt een aparte regel. Elke regel toont de variantnaam, de SKU, de stuksprijs en het regeltotaal.
• Prices are shown with tax. De kaart in het raster, de stuksprijs en het Totaal zijn allemaal inclusief btw. Subtotaal is hetzelfde bedrag exclusief btw. Er verschijnt een regel Tax (21%) per btw-tarief dat in de winkelwagen voorkomt.
• Artikelen — het totale aantal stuks in de winkelwagen, niet het aantal regels.
• Kasmiddelen — je neemt contant geld aan in de kassa. De verkoop is direct afgerond zodra je op Afrekenen klikt.
• Pinnen — het bedrag wordt naar je betaalautomaat gestuurd en de klant betaalt daarop. De verkoop is afgerond zodra de betaalprovider de betaling bevestigt.
• Terminal — de betaalautomaat waarnaar het bedrag wordt verzonden. Standaard kanaal gebruikt de standaard betaalautomaat van je winkel. De koppelingen en sleutels van de betaalprovider worden ingesteld door het team van BisAssist. Neem contact op met de helpdesk als de lijst leeg is of een foutmelding geeft.
• Klant (facultatief) — koppel de verkoop aan een klantnaam of kies voor Anonieme klant. Anonieme verkopen worden geboekt op één centrale passthrough-klant (Walk-in Customer) per winkel. Pas deze klant niet handmatig aan in je klantenoverzicht.
• Ontvangst — de kassabon op 58mm-formaat voor de thermische printer. Hierop staan je bedrijfsgegevens, de artikelen, de btw, de betaalmethode en een bedanktekst.
• Factuur — de volledige A4-factuur voor dezelfde verkoop, inclusief factuurnummer. Deze wordt automatisch aangemaakt voor klanten die een factuur nodig hebben voor hun administratie.
• Wachten op terminal — het scherm dat de kassa tijdelijk blokkeert terwijl de klant op de betaalautomaat betaalt. Dit scherm verdwijnt vanzelf zodra de betaling is bevestigd.

Hoe doe je het

Een verkoop van begin tot eind afrekenen

1. Ga naar Finance › POS (/dashboard/accounting?tab=pos).
2. Klik op de gewenste producten of scan ze, totdat de winkelwagen aan de rechterkant klopt.
3. Laat de klant op Anonieme klant staan, of selecteer een klant.
4. Controleer Artikelen en Totaal.
5. Kies voor Kasmiddelen of Pinnen.
6. Typ eventuele extra informatie in het veld Opmerkingen (facultatief).
7. Klik op Afrekenen.

Resultaat: de melding POS order created verschijnt, de bon opent in een nieuw venster en de winkelwagen wordt leeggemaakt voor de volgende klant.

Een product zoeken en toevoegen aan de winkelwagen

1. Typ een deel van de naam of de SKU in Zoek producten of SKU..., of kies een collectie via Alle collecties.
2. Klik op de productkaart.
3. Heeft het product maar één variant en geen extra opties? Dan wordt het meteen in de winkelwagen geplaatst: je ziet Added gevolgd door de productnaam.

Resultaat: het product staat als regel in de winkelwagen aan de rechterkant.

Het raster toont standaard de eerste 50 producten. Klik onderaan op Meer laden voor de volgende 50. Als je een collectie kiest, laadt het systeem direct de hele collectie zonder de knop Meer laden.

Een variant of extra opties kiezen

1. Klik op een product met meerdere varianten of extra opties.
2. Het product opent op de plek van het raster. Klik onder Variant op de gewenste variant.
3. Vul de onderliggende optiegroepen in. Een groep is een dropdown (Geen betekent niet gekozen) of een lijst met selectievakjes. Bij opties met een meerprijs zie je direct het extra bedrag, bijvoorbeeld (+€25.00).
4. Pas het Aantal aan.
5. Controleer het Totaal onderaan en klik op Voeg toe aan winkelwagen.

Resultaat: je ziet Added gevolgd door de variantnaam. De regel in de winkelwagen krijgt een knop opties. Klik hierop om te zien welke opties zijn gekozen en wat de toeslag per optie is.

Klik op Terug om het product te verlaten zonder het toe te voegen.

Een artikel toevoegen door een QR-label of SKU te scannen

1. Klik in het veld Scan QR-URL of SKU bovenaan de winkelwagen.
2. Scan het QR-label op het artikel of typ de SKU.
3. Druk op Enter of klik op Toevoegen.

Resultaat: je ziet Added met de variantnaam en aantal 1. Wordt er niets gevonden? Dan verschijnt No variant found for scanned code of QR code not found or missing variant. Controleer de code en probeer het opnieuw, of zoek het product handmatig op.

Een aantal wijzigen of een regel verwijderen

1. Gebruik in de winkelwagen de knoppen − en + naast het aantal.
2. Verlaag je het aantal naar nul, dan verdwijnt de regel.
3. Wil je een regel direct wissen? Klik dan op het prullenbak-icoon aan het einde van de regel.

Resultaat: het aantal bij Artikelen, het Subtotaal, de btw en het Totaal worden direct opnieuw berekend.

De verkoop op naam van een klant zetten

1. Ga in de winkelwagen naar Selecteer klant onder Klant (facultatief).
2. Typ een deel van het email address van de klant. Het systeem zoekt op e-mailadres, niet op naam. De resultaten tonen naam · e-mailadres.
3. Klik op de juiste klant.

Resultaat: de verkoop is gekoppeld aan deze klant. Het standaard factuuradres komt op de factuur (of het eerste adres als er geen standaard is ingesteld). De factuur wordt automatisch gemaild zodra de verkoop is afgerond.

Klik op Anonieme klant om de koppeling weer te verwijderen.

Een nieuwe klant aanmaken aan de balie

1. Schakel Nieuwe klant aanmaken in bovenaan de winkelwagen.
2. Vul Email *, Voornaam en Achternaam in. Deze drie velden zijn verplicht.
3. Moet het adres op de factuur staan? Schakel dan Adres toevoegen (standaard factuur & verzending) in en vul Street *, eventueel Straatlijn 2, Postcode, Plaats en het Country * in.
4. Klik op Klant toevoegen.

Resultaat: je ziet Customer created, de nieuwe klant is geselecteerd voor deze verkoop en het formulier sluit. Is de klant aangemaakt maar ging er iets mis met het adres? Dan verschijnt Customer created but address failed. Voeg het adres in dat geval later toe via Klanten › Klanten (/dashboard/customers).

Een contante betaling aannemen

1. Klik onder Betaalmethode op Kasmiddelen.
2. Klik op Afrekenen.

Resultaat: de melding POS order created verschijnt. De bestelling staat direct op volledig betaald, het bonvenster opent en de winkelwagen wordt geleegd. Neem het geld aan en geef de bon mee.

Een pinbetaling aannemen op de betaalautomaat

1. Klik onder Betaalmethode op Pinnen.
2. Laat bij Terminal de optie Standaard kanaal staan om de vaste automaat van de winkel te gebruiken, of kies een specifieke automaat uit de lijst.
3. Klik op Afrekenen.
4. De melding Complete the payment on betaalterminal… verschijnt. Het scherm wisselt naar Wachten op terminal en toont de bestelcode. Laat de klant pinnen op de automaat.

Resultaat: na succesvolle betaling zie je Payment confirmed on the terminal. De bon opent en de winkelwagen wordt geleegd.

Gaat er iets mis? De winkelwagen blijft bewaard zodat je het opnieuw kunt proberen:

• Terminal payment did not complete. — de betaling is op de automaat geweigerd of geannuleerd.
• Payment was declined or failed. Check terminal ID, de betaalprovider API key, and server logs. — de betaling kon niet worden gestart. Neem contact op met de helpdesk.
• Na ongeveer zestien minuten stopt de kassa met wachten. Controleer de bestelling in het dashboard of in de betaalprovider: het kan zijn dat de klant toch heeft betaald. Controleer dit altijd voordat je opnieuw afrekent.

De bon of de factuur afdrukken

1. Na het afronden van de verkoop opent de bon vanzelf. Is dit niet gebeurd? Klik dan onder Afrekenen op Kwitantie afdrukken om de bon van de laatste verkoop opnieuw te openen.
2. Klik onderaan het venster op Afdrukken. De bon opent in een nieuw browsertabblad en het afdrukmenu verschijnt. Blokkeert je browser pop-ups? Druk de bon dan handmatig af vanuit dat tabblad.
3. Voor de volledige factuur klik je bovenaan hetzelfde venster op het tabblad Factuur en daarna op Afdrukken.

Resultaat: de kassabon (58 mm) of de A4-factuur komt uit de printer.

Zie je de melding Invoice not available op het tabblad Factuur? Dan is de factuur nog niet gegenereerd. Bij pinbetalingen volgt de factuur pas na de definitieve bevestiging vanuit de betaalprovider. Wacht even en open de factuur daarna vanuit het facturenoverzicht.

Een POS-verkoop later terugvinden

1. The order: Financiën › Bestellingen (/dashboard/accounting?tab=orders) of de bestellingenlijst (/dashboard/orders). Zoek op de bestelcode van de bon. De bestelling heeft de status Betaling afgehandeld met betaalmethode pos-cash of pos-terminal.
2. The invoice: Financiën › Facturen (/dashboard/accounting?tab=invoices), op het tabblad Behandeld (de factuur is immers al betaald). Open de factuur; bij Bron staat de badge POS. Onder POS-bon opent PDF-bon bekijken opnieuw de kassabon.
3. The bookkeeping entry: Financiën › Transacties (/dashboard/accounting?tab=transactions). Elke kassalevering wordt één inkomstentransactie met de naam Order #ABC123 (POS) (met je eigen bestelcode). De PDF van de bon en de factuur zitten hier automatisch als bijlage aan vast.

Resultaat: dezelfde verkoop is direct via drie kanten vindbaar in je administratie, zonder handmatig archiveren.

Een POS-verkoop terugnemen

1. De kassa heeft geen aparte retourknop. Open in plaats daarvan de bestelling via Financiën › Bestellingen (/dashboard/accounting?tab=orders), klik op de bestelcode en kies Volledige details.
2. Klik rechtsboven op de knop met de drie puntjes (⋮), kies Restitueren en annuleren en volg de stappen op het scherm.
3. Je kunt ook de factuur openen via Financiën › Facturen en daar direct een creditnota aanmaken.

Resultaat: het retourbedrag wordt verwerkt op de bestelling en in de boekhouding. Contant geld verwerkt het systeem niet automatisch; dit betaal je zelf terug uit de kassa.

Tips en valkuilen

• De kassa verkoopt geen artikelen waarvan de voorraad niet kan worden gereserveerd. Is een product niet op voorraad of ontbreekt er een geldige verzendmethode? Dan mislukt Afrekenen met een melding dat de bestelling de kassa niet kon bereiken. Controleer eerst de voorraad van het product. Vraag je beheerder naar de instellingen via Instellingen › Verzendmethoden (/dashboard/shipping-methods).
• Een kassalevering is een normale bestelling en krijgt automatisch de eerste beschikbare verzendmethode van de webshop. Als aan die methode kosten zijn verbonden, valt het totaalbedrag op de bon en factuur hoger uit dan in de winkelwagen. Vraag je beheerder om een gratis afhaalmethode toe te voegen als dit gebeurt.
• De kassa heeft geen veld voor kortingen of handmatige prijsaanpassingen. Prijzen komen rechtstreeks uit de productcatalogus. Wil je een andere prijs hanteren? Pas dan het product aan of maak handmatig een document aan via Financiën › Facturen.
• De winkelwagen bestaat alleen binnen je huidige browsertabblad. Als je het tabblad vernieuwt of sluit, zijn de regels weg; er is geen parkeerstand voor winkelwagens.
• Kwitantie afdrukken onthoudt alleen de allerlaatste verkoop in het huidige tabblad. Oudere bonnen bekijk je via de factuur met de knop PDF-bon bekijken.
• Koppel een klant altijd voordat je op Afrekenen klikt. Daarna is de verkoop gesloten en staat de factuur al definitief op naam van de geselecteerde klant.
• Koppel je een klant aan de verkoop, dan ontvangt deze de factuur na het afrekenen automatisch per e-mail. Anonieme verkopen worden geboekt op een intern adres; daarbij wordt niets verzonden.
• Het zoekveld voor klanten zoekt uitsluitend op e-mailadres. Weet je alleen de naam? Zoek de klant dan eerst op via Klanten › Klanten (/dashboard/customers).
• Je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer op de bon zijn gekoppeld aan de instellingen van je winkel. Deze worden beheerd door het team van BisAssist. Klopt er iets niet? Neem dan contact op met de helpdesk.
• De bon is opgemaakt voor een 58mm-bonprinter. Druk je af op een A4-printer, dan verschijnt de bon als een smalle strook op de pagina. Dat hoort zo.

Zie ook

• Facturen en offertes
• Financieel overzicht
• Bestellingen