Je bankrekening is aan het dashboard gekoppeld via een beveiligde bankkoppeling (open banking), de manier waarop banken rekeninggegevens veilig delen. Zodra de koppeling actief is, komen betalingen automatisch binnen in Bankkoppeling onder Financiën. Daar koppel je ze aan je facturen. Het team van BisAssist zet de koppeling op; jij geeft zelf toestemming via de inlogschermen van je eigen bank.
Waar vind je het
- Settings › Bank connections (
/dashboard/settings/bank-connections) — de pagina waar de verbinding wordt gemaakt. Deze is gereserveerd voor het team van BisAssist (SuperAdmin). Zie je deze pagina niet? Dat klopt. Vraag het aan de helpdesk. - Finance › Bank Feed (
/dashboard/accounting?tab=bankfeed) — hier werk je dagelijks: de rekeningnaam, het Saldo, de geïmporteerde regels en het tijdstip van de laatste synchronisatie. Voor deze weergave heb je het UseFinance-recht nodig (Banktransacties, afletteren en het financieel overzicht); je beheerder kan dit toewijzen onder Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).
Belangrijke begrippen
- Consent — de toestemming die je aan je bank geeft om je rekeninggegevens te delen. Dit doe je in de eigen omgeving van je bank (inloggen, vaak met een code of app-bevestiging). Dit is 90 days geldig. Daarna stopt de bank met delen en moet je opnieuw toestemming geven.
- Bankkoppeling — het overzicht van regels die van je bankrekening zijn opgehaald. Positief is geld ontvangen, negatief is geld uitgegeven. Een bankregel is nog geen boekhoudkundige boeking; je maakt er een van door hem te verzoenen met een factuur.
- Laatst gesynchroniseerd: — het moment waarop transacties voor het laatst zijn opgehaald. Als deze datum niet meer verandert, worden er geen gegevens meer binnengehaald.
- Which account is synced — precies één: de rekening waarvan het IBAN overeenkomt met het IBAN dat is ingevuld onder Kanaalinstellingen › Bedrijfsinformatie voor deze shop. Rekeningen met een ander IBAN worden genegeerd en een tweede shop kan niet hetzelfde IBAN gebruiken.
- Verzoen — een bankregel die is gekoppeld aan een factuurbetaling. Deze blijft zichtbaar in het overzicht met de status Verzoen voor je historie.
Hoe doe je het
Je bankrekening koppelen
- Vraag de helpdesk om de bankverbinding voor je shop in te stellen. Zorg dat het IBAN onder Kanaalinstellingen › Bedrijfsinformatie (
/dashboard/channel-settings) de rekening is die je wilt volgen, anders wordt er niets geïmporteerd. - Wij openen Settings › Bank connections, kiezen het Bankland en je bank onder Bank (ASPSP) en klikken op Verbindingsbank. De autorisatiepagina van je bank opent in een nieuw tabblad.
- Log daar in met je gebruikelijke inloggegevens of bank-app en geef toestemming voor toegang tot de rekening. Wij krijgen je inloggegevens nooit te zien.
- Je bank stuurt je terug naar het dashboard en de verbinding wordt opgeslagen.
Resultaat: in Bankkoppeling zie je je rekeningnaam en IBAN, een Saldo en de eerste geïmporteerde regels.
Controleren of de koppeling actueel is
- Ga naar Financiën › Bankkoppeling (
/dashboard/accounting?tab=bankfeed). - Lees de regel onder de rekeningnaam: Laatst gesynchroniseerd: met een datum en tijd, of Nog niet gesynchroniseerd.
- Daaronder staat Automatisch synchroniseren dagelijks om 12:00 — dat is de geplande synchronisatie voor elke gekoppelde shop.
Resultaat: een tijdstip bij Laatst gesynchroniseerd: van vandaag of gisteren betekent dat de koppeling goed werkt.
Zelf de nieuwste bankregels ophalen
- Ga naar Financiën › Bankkoppeling.
- Klik rechtsboven in de lijst op de vernieuwknop (de tooltip toont Sync: fetch transactions from the bank for the last 90 days, then reload this list).
- Wacht op de melding Bank sync finished: … imported, … updated.
Resultaat: nieuwe regels verschijnen bovenaan de lijst en Laatst gesynchroniseerd: verspringt naar nu. Voor deze knop heb je het UpdateSettings-recht nodig; je beheerder kan dit toewijzen onder Instellingen › Rollen.
Een verlopen toestemming herkennen
- Open Financiën › Bankkoppeling en bekijk Laatst gesynchroniseerd:.
- Is deze datum al meerdere dagen oud terwijl er wel betalingen zijn binnengekomen, of geeft de vernieuwknop een foutmelding in plaats van Banksynchronisatie voltooid? Dan is de 90 dagen geldigheid van de toestemming verlopen.
- Meld dit bij de helpdesk; de koppeling moet opnieuw worden goedgekeurd bij je bank.
Resultaat: er gaan geen regels verloren — na het opnieuw koppelen haalt de synchronisatie de laatste 90 dagen op, zodat de gemiste periode alsnog wordt geïmporteerd.
De toestemming vernieuwen
- Tel 90 dagen vanaf de dag waarop je de koppeling hebt goedgekeurd; op dat moment stopt je bank met delen.
- Vraag de helpdesk kort van tevoren om een vernieuwing, zodat de koppeling actief blijft.
- Wij starten de verbinding opnieuw via Settings › Bank connections, en jij keurt deze nogmaals goed in de schermen van je bank, net zoals de eerste keer.
Resultaat: Laatst gesynchroniseerd: loopt weer mee en de dagelijkse synchronisatie om 12:00 wordt hervat.
De bankkoppeling stopzetten
- Er is geen ontkoppelknop in het dashboard.
- Vraag de helpdesk om de koppeling te verwijderen, en trek de toestemming in binnen de omgeving van je eigen bank (de meeste banken tonen actieve machtigingen in hun app onder toegang of machtigingen).
Resultaat: er wordt niets nieuws meer geïmporteerd. Bankregels die al zijn geïmporteerd, blijven in Bankkoppeling staan voor je boekhouding.
Tips en valkuilen
- De verbinding geldt per shop. Beheer je meerdere shops bij ons, dan heeft elke shop een eigen bankrekening en een eigen koppeling nodig.
- Als het IBAN onder Kanaalinstellingen niet overeenkomt met de gekoppelde rekening, blijft Bankkoppeling leeg en verschijnt de tekst No bank transactions yet met de knop Bankverbinding instellen. Het corrigeren van het IBAN lost dit meestal op.
- Een synchronisatie haalt altijd de laatste 90 dagen op. Als je dit opnieuw uitvoert, ontstaan er nooit dubbele regels: bestaande regels worden bijgewerkt en niet dubbel toegevoegd.
- Je bank kan vragen om goedkeuring via een telefoon of kaartlezer. Houd deze bij de hand voordat we beginnen en rond de goedkeuring in één keer af: de autorisatie is eenmalig en verloopt snel, dus vernieuw het tabblad niet en open het niet opnieuw.
- Via deze koppeling kan niets worden betaald of overgeboekt. De koppeling leest alleen je transacties en saldo.