Aanbetalingen

Een vooruitbetaling is een aanbetaling: de klant betaalt een deel van de bestelling nu en de rest later, meestal bij levering. Dit is bedoeld voor dure producten of maatwerk, waarbij je vooraf zekerheid wilt voordat je iets bestelt of maakt. Je bepaalt zelf de minimale aanbetaling — een percentage van de bestelling of een vast bedrag — en de webshop weigert elk lager bedrag. Zodra de aanbetaling is voldaan, krijgt de bestelling de status Gedeeltelijk betaald totdat je het restant int.

Er is geen apart scherm voor aanbetalingen. Je stelt de regel in bij een betaalmethode, ziet het resultaat op de bestelling en handelt het restant af via de bestelling of de factuur.

Voor het werken met aanbetalingen gebruik je de standaardrechten: ReadOrder om een bestelling te bekijken, UpdateOrder om een betaling af te handelen en Bijwerken op PaymentMethod om de aanbetalingsregel aan te passen. In de rollenlijst staat onder Sales & finance ook Take a deposit up front and settle the remainder later (UseAdvancePayment). Je beheerder stelt dit in via Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).

Waar vind je het

• Settings › Payment Methods (/dashboard/payment-methods) — de betaalmethode die de handler Voorschot gebruikt. Hier stel je de standaard minimale aanbetaling voor de hele webshop in en schakel je aanbetalingen in of uit.
• Catalog › Products (/dashboard/products) — het tabblad Payment Options bij een product, voor een afwijkende aanbetalingsregel.
• Bestellingen (/dashboard/orders) en de bestelpagina (/dashboard/orders/<id>) — wat de klant heeft betaald, wat nog openstaat en de knop om het restant af te handelen.
• Finance › Invoices (/dashboard/accounting?tab=invoices) — de aanbetaling op een factuur en Vooruitbetaling toevoegen om een zelf ontvangen betaling te registreren.
• Settings › Channel Settings (/dashboard/channel-settings) — het tabblad Invoicing bevat de API-sleutel van de betaalprovider waarmee elke aanbetaling wordt verwerkt.

Belangrijke begrippen

• Minimum deposit — het laagste bedrag dat de webshop accepteert als aanbetaling. Dit is een percentage van het besteltotaal inclusief btw of een fixed amount. Er is altijd maar één van de twee actief.
• Percentage or fixed — een keuze, geen combinatie. Staat de percentagemodus aan, dan wordt het vaste bedrag genegeerd. Staat deze uit, dan telt het percentage niet mee.
• Per-product rule — een product kan een eigen regel hebben die de standaardregel overschrijft. Bevat een bestelling meerdere producten met afwijkende regels, dan geldt het highest berekende bedrag.
• Gedeeltelijk betaald — de bestelstatus die aangeeft dat de aanbetaling binnen is en het restant nog openstaat. Vanaf hier gaat de bestelling alleen over naar Betaling afgehandeld of Geannuleerd. Verzendstappen volgen pas nadat je de status hebt gewijzigd naar Betaling afgehandeld.
• The two payments on the order — na betaling van het voorschot toont de bestelling twee betalingsregels onder Betalingsdetails: één voor de aanbetaling (reeds Settled) en één voor het restant (nog Aangemaakt). Die tweede regel handel je af zodra het resterende geld binnen is.
• Advance Payment Status — een veld op de bestelling dat de status van de aanbetaling volgt: pending (wachten op de klant), paid, failed, cancelled of refunded.
• Remaining Amount to Pay — een veld op de bestelling dat toont wat er nog openstaat. Dit springt automatisch op nul zodra de restantbetaling is afgehandeld.
• Advance Payment Amount en Remaining Amount to Pay worden opgeslagen in centen. Een aanbetaling van € 500 staat in deze twee velden als 50000. Onder Betalingsdetails zie je dezelfde bedragen als normale bedragen in euro's.

Hoe doe je het

De standaardaanbetaling instellen voor de hele webshop

Vereist Bijwerken op PaymentMethod.

1. Ga naar Instellingen › Betaalmethoden (/dashboard/payment-methods).
2. Open de methode waarvan het blok Calculator de handler Voorschot gebruikt. (Is deze er nog niet, voeg er dan eerst een toe — zie Een betaalmethode toevoegen in Winkelinstellingen en kies Voorschot als handler.)
3. Schakel voor een percentage Use Percentage-based Global Advance Payment in en vul het percentage in bij Global Advance Payment Percentage, bijvoorbeeld 20.
4. Schakel voor een vast bedrag Use Percentage-based Global Advance Payment uit en vul het bedrag in centen in bij Global Advance Payment Fixed Amount — 5000 is € 50.
5. Laat API-sleutel van de betaalprovider, Webhook Base URL en Redirect Base URL ongewijzigd. De sleutel komt uit Channel Settings → Invoicing en de twee URL's worden ingesteld door het team van BisAssist.
6. Klik op Bijwerken.

Resultaat: "Successfully updated payment method". Vanaf nu weigert de webshop elke aanbetaling onder dit bedrag met een melding waarin het minimum staat, bijvoorbeeld "Advance amount must be at least 20% (240.00 EUR) of the order total".

Een afwijkende aanbetaling instellen voor één product

Vereist Bijwerken op Product.

1. Ga naar Catalogus › Producten (/dashboard/products) en open het product.
2. Open in het blok met aangepaste velden het tabblad Payment Options.
3. Schakel Use Custom Advance Payment Settings in.
4. Laat voor een percentage Use Percentage-based Advance Payment ingeschakeld en vul Advance Payment Percentage in.
5. Schakel voor een vast bedrag Use Percentage-based Advance Payment uit en vul Advance Payment Fixed Amount in (in EUR).
6. Klik op Bijwerken.

Resultaat: bestellingen met dit product vragen om deze aanbetaling in plaats van de standaardregel. Bevat het winkelmandje meerdere producten met eigen regels, dan geldt het hoogste bedrag van allemaal.

Bekijken wat een klant heeft betaald en wat nog openstaat

1. Ga naar Bestellingen (/dashboard/orders). Kies in het filter Staat voor PartiallyPaid om alleen de bestellingen te tonen met een voldane aanbetaling en een openstaand saldo.
2. Open de bestelling. De status rechtsboven staat op Gedeeltelijk betaald.
3. Scrol naar Betalingsdetails. De eerste kaart toont de aanbetaling — Betaalmethode advance-payment, het Bedrag en het Transactie-ID van de betaalprovider. De tweede kaart toont het restant, methode cash-on-delivery, die nog niet is afgehandeld.
4. Het veldenblok erboven toont dezelfde bedragen in centen: Advance Payment Amount, Remaining Amount to Pay, Advance Payment Status en Aanbetalings-ID van de betaalprovider.

Resultaat: je weet precies wat je bij levering moet innen.

Het resterende bedrag innen

Vereist UpdateOrder.

1. Open de bestelling (/dashboard/orders/<id>) en ga naar Betalingsdetails.
2. Klik op de kaart van het openstaande bedrag op Betaling afhandelen.
3. Pas de status zelf aan: klik rechtsboven op de bestelpagina op de statusknop en kies Transition to Payment settled. Een deels betaalde bestelling doet dit niet vanzelf.

Resultaat: "Payment settled successfully" en Remaining Amount to Pay op de bestelling springt vanzelf op 0.

De klant het restant online laten betalen

1. Stuur de klant de betaallink voor de factuur — zie Een betaling registreren en de stappen voor e-mailen in Facturen en offertes.
2. Op die pagina ziet de klant het Totaalbedrag, de reeds voldane aanbetaling onder Aanbetaling en het openstaande bedrag onder Restbedrag.
3. De klant klikt op Betaal Restbedrag en betaalt via de betaalprovider.

Resultaat: het resterende bedrag is voldaan zonder dat je de bestelling handmatig hoeft aan te passen. Voordat de aanbetaling is voldaan, toont dezelfde pagina knoppen voor Betaal Aanbetaling (voor het voorschot) en Betaal Volledig Bedrag (voor de hele factuur in één keer).

Een zelf ontvangen aanbetaling registreren

Gebruik dit wanneer de klant de aanbetaling per bankoverschrijving of aan de balie heeft voldaan.

1. Ga naar Financiën › Facturen (/dashboard/accounting?tab=invoices) en open de factuur.
2. Klik onder Factuuracties op Vooruitbetaling toevoegen.
3. Vul het Bedrag in euro's in en klik op Recordbetaling.
4. Dekt het bedrag het volledige openstaande saldo, dan verandert de knop in Bevestigen & betaling registreren en wordt de factuur gemarkeerd als volledig betaald.

Resultaat: "Advance payment recorded". De factuur toont nu een sectie Voorschot met een label Betaald, het Voorschot, wat er Resterend is en de datum bij Betaald bij. Vul je meer in dan het openstaande saldo, dan wordt dit geweigerd met "Amount exceeds the remaining balance of …".

Een aanbetaling aanbieden op facturen en offertes

Vereist Bijwerken op PaymentMethod.

1. Ga naar Instellingen › Betaalmethoden (/dashboard/payment-methods).
2. Open de methode die de handler Pay by Invoice - Receive invoice and pay later gebruikt.
3. Schakel Enable Advance Payment in — de helptekst luidt "Allow customers to make an advance payment on invoices and quotes".
4. Klik op Bijwerken.

Resultaat: nieuwe facturen worden aangemaakt met een aanbetaling die automatisch berekend is op basis van je minimumaanbetalingsregel, en op de betaalpagina van de klant staat de optie om eerst de aanbetaling te voldoen.

Stoppen met het aanbieden van aanbetalingen

Vereist Bijwerken op PaymentMethod.

1. Ga naar Instellingen › Betaalmethoden (/dashboard/payment-methods) en open de methode die de handler Voorschot gebruikt.
2. Schakel Ingeschakeld uit in het rechterpaneel en klik op Bijwerken.

Resultaat: "Successfully updated payment method". De optie verdwijnt direct uit het afrekenproces. Alle instellingen blijven bewaard, zodat je dit later weer kunt inschakelen. Bestellingen met een al gedane aanbetaling veranderen niet.

Tips en valkuilen

• The deposit is charged through the payment provider. Dit gebruikt de API-sleutel van de betaalprovider op het tabblad Invoicing van Kanaalinstellingen — dezelfde sleutel als voor de rest van de webshop. Het veld API-sleutel van de betaalprovider van de betaalmethode zelf moet leeg blijven; dit staat ook in de helptekst.
• How much the checkout asks for is decided by your storefront, niet in het dashboard. Je minimum is de ondergrens die de server afdwingt: elk lager bedrag wordt geweigerd. Neem contact op met de helpdesk om het voorgestelde bedrag in de kassa aan te passen.
• A deposit can never be the whole order. Een bedrag dat gelijk is aan of hoger is dan het besteltotaal wordt geweigerd met "Advance amount cannot be equal to or greater than the total order amount". Voor het volledige bedrag kiest de klant een reguliere betaalmethode.
• The order needs a customer email address. Zonder e-mailadres kan de aanbetaling niet worden aangemaakt — "Customer email is required for advance payment".
• Deposits are charged in euros. Bestellingen in een andere valuta kunnen deze betaalmethode niet gebruiken.
• The order does not finish itself. Zodra het restant is afgehandeld, wordt Remaining Amount to Pay 0, maar de status blijft op Gedeeltelijk betaald staan totdat je deze zelf wijzigt naar Betaling afgehandeld. Vanaf Gedeeltelijk betaald kun je alleen overstappen naar Betaling afgehandeld of Geannuleerd.
• The remaining amount is booked against a payment method with the code cash-on-delivery. Geeft Betaling afhandelen een foutmelding, dan ontbreekt deze methode in je verkoopkanaal. Vraag de helpdesk om deze toe te voegen.
• Refunding a deposit werkt hetzelfde als elke andere terugbetaling op de bestelpagina: het geld gaat via de betaalprovider terug naar de rekening of kaart waarmee de klant heeft betaald.
• The two amount fields on the order are in cents and read-only. Ze worden herberekend op basis van de betalingsregels. Klopt een bedrag niet, corrigeer dan de betalingen en niet het veld.

Zie ook

• Bestellingen
• Facturen en offertes
• Winkelinstellingen: verzending, betaling, belastingen en landen
• Kanaalinstellingen en bedrijfsprofiel
• Boekhouding: overzicht, transacties, bankkoppeling, btw