Creditnota's en abonnementen

Een creditnota is het document dat je verstuurt wanneer je geld terugbetaalt op een eerdere factuur, zoals bij een retour, een verkeerd geleverd artikel of een prijscorrectie. Een abonnement is een periodiek schema waarmee je een klant automatisch maandelijks, per kwartaal of per jaar hetzelfde bedrag factureert. Dit kan via een losse factuur of via een automatische incasso via de betaalprovider. Beide onderdelen vind je in de boekhoudomgeving, direct naast de bijbehorende facturen. Boekhouders en winkelmedewerkers gebruiken ze dagelijks: een creditnota maak je direct aan bij een klacht of retour, terwijl een abonnement na het instellen volledig automatisch loopt.

Waar vind je het

Open Financiën in het hoofdmenu. De boekhoudomgeving opent met het paneel Weergaven aan de linkerkant. Kies hier het gewenste overzicht:

• Creditnota's (/accounting?tab=credit-notes) — alle creditnota's voor dit verkoopkanaal, met de nieuwste bovenaan en de oorspronkelijke factuur direct onder het nummer vermeld.
• Abonnementen (/accounting?tab=subscriptions) — alle terugkerende schema's, gesorteerd op de eerstvolgende uitvoerdatum.

Klik op een rij om de details aan de rechterkant te openen. Ook het aanmaken van een creditnota of abonnement gebeurt in dit zijpaneel, zodat het overzicht altijd zichtbaar blijft.

Voor beide weergaven heb je de permissie UseFinance nodig (onder Sales & finance te vinden als "Banktransacties, afstemming en het financieel overzicht"). Je beheerder kan dit instellen onder Instellingen › Rollen (/roles).

Belangrijke begrippen

Creditnota's

• Status — de statusbadge op elke rij. DRAFT: klaargezet maar nog niet verstuurd, aanpasbaar en er is nog geen e-mail verzonden. ISSUED: de creditnota en de bijbehorende pdf zijn per e-mail naar de klant verstuurd. APPLIED: verrekend; je hebt het geld teruggestort of verrekend met een openstaand saldo. GEANNULEERD: ingetrokken; er is een bijgewerkte pdf aangemaakt waarop dit staat aangegeven.
• Nummer kredietnota — wordt automatisch ingevuld met het eerstvolgende nummer in de reeks. Je kunt zelf een nummer invoeren, zolang dit nog niet bestaat.
• Reden voor de kredietnota — verplicht veld. Kies een standaardreden (Productretour, Beschadigde goederen, Verkeerd verzonden item, Prijsaanpassing, Facturatiefout, Korting toegepast, Dienst niet uitgevoerd, Kwaliteitskwestie, Klantenklacht) of kies Overige (vermeld hieronder) en typ je eigen toelichting. De reden staat op de creditnota en is doorzoekbaar.
• Krediettype — het deel van de factuurregel dat je crediteert: Vol (de volledige regel), Percentage (een percentage hiervan) of Vast bedrag (een specifiek bedrag). Je kunt nooit meer crediteren dan de oorspronkelijke regelwaarde.
• already credited / remaining — een oranje melding onder een product dat al eerder deels is gecrediteerd. Een volgende creditnota op dezelfde factuur kan alleen het resterende bedrag gebruiken.
• Geen e-mail — een optie op het invoerformulier. Laat dit uitstaan om de klant direct te mailen zodra je de creditnota uitgeeft. Schakel dit in om de creditnota en pdf stilletjes aan te maken zonder e-mail.

Abonnementen

• ACTIVE / CANCELLED — de status van het schema. ACTIVE betekent dat het schema actief loopt. CANCELLED betekent dat het is stopgezet; de regel wordt dan doorgestreept getoond.
• Frequentie — Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, Driemaandelijks of Jaarlijks. Dit bepaalt de periode waarmee de vervaldatum na elke run opschuift.
• Volgende vervaldatum — de datum waarop het schema opnieuw wordt uitgevoerd. Deze schuift na elke verwerking automatisch door.
• Betalingswijze — Handmatig betekent dat je de klant een factuur stuurt die handmatig wordt voldaan. Automatisch betekent dat de betaalprovider het bedrag automatisch incasseert via de bankrekening of creditcard van de klant. Automatische incasso werkt alleen in EUR.
• AWAITING_MANDATE — melding bij een automatisch abonnement waarvoor de klant nog geen incassomachtiging heeft afgegeven. Zolang deze ontbreekt, wordt er niets afgeschreven.
• Opdrachtcontrole — de link waarmee de klant de machtiging kan goedkeuren. Deze verschijnt in het detailpaneel als Koppeling openen.
• Is een abonnement — de schakelaar waarmee je een periodieke boekingsregel omzet in een klantabonnement. Zodra dit aanstaat, is een Klant verplicht, kun je een Product koppelen en telt de invoer altijd als Inkomsten.
• Laatst aangemaakt — de datum waarop het schema voor het laatst daadwerkelijk een factuur of transactie heeft gegenereerd.
• Gepauzeerd tot — een datum tot wanneer het schema wordt overgeslagen. Vóór deze datum wordt er niets aangemaakt.

Hoe doe je het

Een creditnota aanmaken voor een factuur

1. Ga naar Financiën › Facturen (/accounting?tab=invoices) en open de factuur.
2. Klik onder Factuuracties op Kredietnota. (Dit blok verschijnt zodra de factuur geen concept meer is.)
3. Laat Nummer kredietnota staan of voer een eigen nummer in.
4. Selecteer de Reden voor de kredietnota. Vul bij Overige (vermeld hieronder) ook Aangepaste reden opgeven in.
5. Voeg eventueel extra uitleg voor de klant toe in Aanvullende opmerkingen (facultatief).
6. Vink onder Selecteer items om te crediteren de gewenste regels aan. Kies per regel het Krediettype — Vol, Percentage of Vast bedrag — en pas bij Aantal het aantal aan als je een deel crediteert.
7. Controleer het Total Credit Amount onderaan.
8. Klik op & Kredietnotitie aanmaken om de creditnota direct definitief te maken en te versturen, of kies Opslaan als concept om er later aan verder te werken.

Resultaat: de melding "Credit note created successfully" verschijnt. De creditnota staat nu onder Financiën › Creditnota's en de pdf is gegenereerd. Als je de creditnota direct hebt uitgegeven en Geen e-mail uit hebt gelaten, ontvangt de klant een e-mail met de strekking "Credit Note … for Order …" inclusief een link naar de pdf.

Een creditnota starten zonder eerst de factuur te openen

1. Ga naar Financiën › Creditnota's (/accounting?tab=credit-notes) en klik op Nieuw.
2. Zoek onder Factuur selecteren de juiste factuur op en selecteer deze.
3. Vul het formulier verder in zoals hierboven beschreven.

Resultaat: dezelfde creditnota wordt aangemaakt; alleen de startroute is anders.

Een creditnota aanpassen voordat de klant deze ziet

1. Ga naar Financiën › Creditnota's (/accounting?tab=credit-notes) en klik op het concept.
2. Klik op Bewerken.
3. Pas de Reden voor de kredietnota, de Aanvullende opmerkingen (facultatief) of de gecrediteerde regels aan.
4. Klik op Creditnota bijwerken.

Resultaat: de melding "Credit note updated successfully" verschijnt. Alleen concepten kunnen worden bewerkt — een uitgegeven creditnota is definitief.

Een conceptcreditnota naar de klant sturen

1. Open het concept onder Financiën › Creditnota's (/accounting?tab=credit-notes).
2. Klik op Onderwerp.

Resultaat: de melding "Credit note issued" verschijnt. De status verandert in ISSUED, de uitgiftedatum wordt op vandaag gezet en de klant ontvangt de creditnota met pdf per e-mail.

Een creditnota als verrekend markeren

1. Open een uitgegeven creditnota onder Financiën › Creditnota's (/accounting?tab=credit-notes).
2. Klik op Toepassen.

Resultaat: de melding "Credit note applied" verschijnt. De status wijzigt in APPLIED en de pdf wordt bijgewerkt met de nieuwe status. Gebruik dit zodra je het geld hebt teruggestort of verrekend met het openstaande saldo van de klant. Het systeem voert zelf geen banktransacties uit.

Een per ongeluk verstuurde creditnota intrekken

1. Open de uitgegeven creditnota onder Financiën › Creditnota's (/accounting?tab=credit-notes).
2. Klik op Annuleren.
3. Klik in het venster Credit Note annuleren? op Credit note annuleren.

Resultaat: de melding "Credit note cancelled" verschijnt. De status wijzigt in GEANNULEERD en de pdf wordt opnieuw aangemaakt. Een creditnota met de status APPLIED kun je niet meer annuleren.

De pdf van een creditnota openen of vernieuwen

1. Ga naar Financiën › Creditnota's (/accounting?tab=credit-notes).
2. Klik op PDF openen in de regel om de pdf in een nieuw tabblad te bekijken.
3. Is de pdf verouderd (bijvoorbeeld na een wijziging in je bedrijfsgegevens)? Klik dan op het vernieuwen-icoon ernaast.

Resultaat: de melding "Credit note PDF regenerated successfully" verschijnt. Het nummer, de regels en de bedragen blijven ongewijzigd.

Een creditnota zoeken

1. Ga naar Financiën › Creditnota's (/accounting?tab=credit-notes).
2. Typ een zoekterm in het veld Creditnota's zoeken.... Je zoekt hiermee op creditnotanummer, reden en de voornaam, achternaam of het e-mailadres van de klant.
3. Klik op Filters om te verfijnen op Status, Datumbereik van uitgifte of Bedragbereik. Met Alles wissen maak je alle filters weer leeg.

Een abonnement instellen voor een klant

1. Ga naar Financiën › Abonnementen (/accounting?tab=subscriptions) en klik op Nieuw.
2. Schakel de abonnementsschakelaar in (de knop tussen Categorie en Begindatum, aangeduid als Is een abonnement). De velden voor klant en product verschijnen bovenaan het formulier.
3. Selecteer de Klant. Dit is verplicht voor een abonnement.
4. Selecteer het Product. Hierdoor worden Titel, Bedrag en de valuta automatisch ingevuld vanuit het product. Pas deze desgewenst aan.
5. Kies de Betalingswijze: Handmatig (factuur) om elke periode een factuur te sturen, of Automatisch (incasso) voor automatische incasso. Automatische incasso is alleen beschikbaar in EUR.
6. Stel de Frequentie, het Aantal en eventueel een Categorie in.
7. Kies de Begindatum en eventueel een Einddatum (facultatief) als het abonnement op een vaste datum moet stoppen.
8. Klik op Aanmaken.

Resultaat: de melding "Recurring transaction created" verschijnt en het schema staat in de lijst met het label ACTIEF en de eerstvolgende vervaldatum. Bij Handmatig wordt de eerste factuur aangemaakt en gemaild zodra de vervaldatum binnen zeven dagen valt. Bij Automatisch ontvangt de klant eerst een verzoek voor een betaalmachtiging; tot die tijd staat de status op AWAITING_MANDATE.

Terugkerende kosten of inkomsten instellen die geen klantabonnement zijn

1. Ga naar Financiën › Abonnementen (/accounting?tab=subscriptions) en klik op Nieuw.
2. Laat de abonnementsschakelaar uitgeschakeld.
3. Vul de Titel, het Bedrag, het Type (Inkomsten of Kosten), de Frequentie en een Categorie in.
4. Kies de Begindatum en eventueel een Einddatum (facultatief).
5. Klik op Aanmaken.

Resultaat: vanaf de startdatum boekt de nachtelijke verwerking automatisch een voltooide transactie voor dat bedrag in elk interval. Zo worden huur, licenties of vaste kosten automatisch in je boekhouding verwerkt.

De eerste periode gratis aanbieden

1. Schakel op het invoerformulier de proefperiodeschakelaar in (de schakelaar tussen Volgende vervaldatum (facultatief) en Datum van eerste heffing (overschrijven), aangeduid als Free trial).
2. Klik op Aanmaken.

Resultaat: de eerste incasso of facturatie schuift automatisch met zeven dagen op vanaf de startdatum. Wil je zelf een specifieke eerste facturatiedatum bepalen? Laat de schakelaar dan uit en vul Datum van eerste heffing (overschrijven) in.

Het bedrag, de frequentie of de volgende uitvoerdatum aanpassen

1. Ga naar Financiën › Abonnementen (/accounting?tab=subscriptions) en klik op het betreffende schema.
2. Klik op het potloodicoon rechtsboven.
3. Pas in Terugkerende transactie bewerken de velden Titel, Bedrag, Frequentie, Volgende vervaldatum of Beschrijving aan.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Resultaat: de melding "Recurring transaction updated" verschijnt. De nieuwe vervaldatum bepaalt wanneer het schema opnieuw wordt uitgevoerd.

Een abonnement stopzetten en weer hervatten

1. Ga naar Financiën › Abonnementen (/accounting?tab=subscriptions) en klik op het schema.
2. Klik op het potloodicoon rechtsboven.
3. Vink Actief uit.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Resultaat: de badge verandert in GEANNULEERD, er worden geen nieuwe facturen meer gegenereerd en de klant ontvangt de e-mail "Your subscription has been cancelled". Vink Actief later weer aan en sla op om het abonnement vanaf de eerstvolgende vervaldatum te hervatten; hierbij wordt geen e-mail gestuurd.

Een schema tijdelijk pauzeren

1. Ga naar Financiën › Abonnementen (/accounting?tab=subscriptions) en klik op Nieuw.
2. Vul het schema in en stel Pauzeer tot in op de gewenste startdatum.
3. Klik op Aanmaken.

Resultaat: tot die datum wordt er niets gegenereerd. Pauzeer tot kan alleen worden ingesteld tijdens het aanmaken van een schema. Wil je een bestaand schema tijdelijk pauzeren? Vink dan Actief uit en schakel dit weer in zodra je klaar bent.

De nachtelijke taak direct uitvoeren in plaats van wachten

1. Ga naar Financiën › Abonnementen (/accounting?tab=subscriptions) en klik op een willekeurig schema.
2. Klik op Planner uitvoeren om alles te verwerken wat vandaag vervalt, of op Kennisgeving vooraf om herinneringen voor over zeven dagen te versturen en bijbehorende facturen aan te maken.

Resultaat: de melding "Recurring task executed" of "Pre-due notices task executed" verschijnt. Beide knoppen voeren de volledige nachtelijke taak uit voor álle schema's, niet alleen voor het geopende schema. Gebruik dit dus om wijzigingen direct in te halen, niet per afzonderlijk abonnement.

Een schema verwijderen

1. Ga naar Financiën › Abonnementen (/accounting?tab=subscriptions) en klik op het schema.
2. Klik op het prullenbakicoon rechtsboven.
3. Klik in het venster Terugkerende transactie verwijderen op Verwijderen.

Resultaat: de melding "Recurring transaction deleted" verschijnt. Het schema is verwijderd. Als er sprake was van automatische incasso, wordt deze bij de betaalprovider stopgezet. Eerder aangemaakte facturen en transacties blijven bewaard. Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt; schakel een abonnement liever uit via Actief als je het later misschien wilt heractiveren.

Bekijken op welke abonnementen een klant is geabonneerd

1. Ga naar Sales › Klanten (/customers) en open de klant.
2. Scrol naar het blok Abonnementen.

Resultaat: een overzichtstabel met de Beschrijving, Status, Volgende termijn, Modus en het Bedrag van elk abonnement van deze klant.

Tips en valkuilen

• Een creditnota hoort altijd bij één specifieke factuur. Je kunt geen bestelling crediteren zonder factuur en nooit meer crediteren dan de factuur waard is: elke regel is begrensd op het nog niet gecrediteerde bedrag.
• Zodra elke regel van een factuur volledig is gecrediteerd, toont het formulier "All items from this invoice have been fully credited" en kun je geen nieuwe creditnota meer aanmaken.
• Met Verwijderen verwijder je een creditnota definitief, ongeacht de status. Gebruik bij een foutief verstuurde creditnota altijd Annuleren om de administratieve geschiedenis intact te houden. Gebruik verwijderen alleen voor concepten die nog niemand heeft gezien.
• Toepassen is uitsluitend een administratieve statuswijziging, geen daadwerkelijke uitbetaling. Stort het bedrag zelf terug via je bank of via de betaalprovider.
• Er draaien elke nacht twee automatische taken: vlak na middernacht verwerkt het platform alles wat op die dag vervalt, en een half uur later worden de vooraankondigingen voor over zeven dagen verstuurd. Maak je overdag een schema aan waarvan de vervaldatum binnen zeven dagen ligt? Dan wordt de eerste factuur direct aangemaakt.
• Zeven dagen voor de vervaldatum van een Handmatig abonnement ontvangt de klant per e-mail een factuur met als onderwerp "Your subscription invoice is due in … days". Zeven dagen voor een Automatisch abonnement ontvangt de klant het bericht "Upcoming automatic charge in 7 days" zonder factuur, omdat de betaalprovider het bedrag automatisch incasseert.
• Planner uitvoeren leidt nooit tot dubbele facturatie: na elke run schuift de vervaldatum direct door, waardoor reeds verwerkte schema's worden overgeslagen. Kennisgeving vooraf heeft deze beveiliging niet: klik hier slechts één keer op, anders ontvangt een klant met een handmatig abonnement binnen zeven dagen een dubbele factuur.
• Elke gegenereerde periode verschijnt ook onder Financiën › Transacties. Abonnementsperiodes komen daar binnen als openstaand totdat de betaling binnen is; vaste kosten en inkomsten worden direct als voltooid geregistreerd.
• Een klantabonnement geldt altijd als Inkomsten. Zodra je de abonnementsschakelaar aanzet, wordt het veld Type vergrendeld.
• Voor Automatisch (incasso) is een actieve koppeling met de betaalprovider op je kanaal vereist en moet de klant de machtiging hebben goedgekeurd. De koppeling met de betaalprovider wordt geconfigureerd door het team van BisAssist; neem contact op met de helpdesk als automatische incasso niet aanklikbaar is of een machtigingslink niet werkt.
• Mislukt een automatische incasso? Dan ontvangt de klant de e-mail "Subscription payment failed". Controleer in dat geval de link bij Opdrachtcontrole; een verlopen machtiging moet opnieuw door de klant worden goedgekeurd.
• De bedrijfsnaam, het adres, het btw-nummer en het logo op de pdf van een creditnota worden overgenomen uit je kanaalinstellingen, net als bij gewone facturen. Pas je deze gegevens aan, vernieuw dan de pdf om de wijzigingen door te voeren.

Zie ook

• Facturen en offertes
• Boekhouding: overzicht, transacties, bankkoppeling, btw
• Klanten
• Bestellingen