Handleiding: Mediabibliotheek

In de mediabibliotheek staan alle bestanden van je webshop: productfoto's, video's, pdf's en andere documenten. Je uploadt bestanden hier één keer en kiest ze daarna overal waar je ze nodig hebt — bij een product, een collectie, een artikel of een pagina op je website. Iedereen die aan de shop werkt gebruikt deze bibliotheek, dus het loont om namen en tags netjes te houden.

De bibliotheek toont de media van de webshop die je hebt geselecteerd in de switcher linksboven in het menu. Wissel van shop om de media van die shop te zien.

Om bestanden te bekijken heb je de permissie Read Catalog nodig. Uploaden vereist Create Catalog (of Create Asset), het bewerken van een bestandsnaam, alt-tekst of tags vereist Update Catalog (of Update Asset), en verwijderen vereist Delete Catalog (of Delete Asset). Je beheerder stelt dit in onder Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).

Waar vind je het

Media (/dashboard/catalog/assets). Aan de linkerkant van de pagina staat een lijst met weergaven, elk met een eigen link:

Projecten (/dashboard/catalog/assets?view=projects) — het startpunt: open de video-, afbeeldings- of e-maileditor, bekijk recent gewijzigde afbeeldingen en bewaar korte notities.
Alle assets (/dashboard/catalog/assets?view=all) — alle bestanden, ongeacht het type.
Afbeeldingen (/dashboard/catalog/assets?view=images) — alleen foto's en grafische bestanden.
Video's (/dashboard/catalog/assets?view=videos) — alleen videobestanden.
Stemopnames (/dashboard/catalog/assets?view=voice-recordings) — audiobestanden en opnames met de tag phone-recording.
Documenten (/dashboard/catalog/assets?view=documents) — pdf's en andere bestanden die geen afbeelding of video zijn.
AI gegenereerd (/dashboard/catalog/assets?view=ai-generated) — bestanden met de tag ai-image.
Sjablonen (/dashboard/catalog/assets?view=templates) — de werkomgeving voor e-mailsjablonen, met de tabbladen All Templates, Sjabloongalerij, AI Generator en Header & Footer.

Onder de weergaven toont de zijbalk je tags, gegroepeerd onder Producten, Collecties en Andere tags. Klik op een tag om alleen de bestanden met die tag te tonen.

In elke weergave behalve Projecten en Sjablonen is het scherm gesplitst: links staat de galerij en rechts zie je de details van het geselecteerde bestand. Op een telefoon of een smal scherm zie je eerst de galerij; zodra je op een bestand tikt openen de details met een Terug-knop.

Belangrijke begrippen

Activa — één geüpload bestand. Dit heeft een naam, type, bestandsgrootte, tags en (bij afbeeldingen) een breedte en hoogte. Hetzelfde bestand kun je bij meerdere producten en pagina's gebruiken; je hoeft het nooit twee keer te uploaden.
Type — IMAGE, VIDEO of BINARY. Binary omvat alle overige bestanden: pdf's, Word-, Excel- en tekstbestanden. De weergaven Afbeeldingen, Video's en Documenten filteren hier simpelweg op.
Alt-tekst — de korte beschrijving van een afbeelding voor schermlezers en Google. Vul dit in voor elke afbeelding met inhoudelijke waarde; zoekmachines lezen deze tekst in plaats van de afbeelding zelf.
Label — een vrij label dat je aan bestanden toekent, zoals campagne-zomer of showroom. Tags zijn de enige manier om bestanden te groeperen: de bibliotheek werkt niet met mappen.
Featured asset — de eerste afbeelding van een product of collectie; dit is de afbeelding die in overzichten getoond wordt. Je stelt dit in bij het product, niet in de bibliotheek.
AI gegenereerd — een bestand verschijnt als AI-gegenereerd wanneer het de tag ai-image heeft. Het detailpaneel vermeldt dit onder Custom Fields met de melding "Based on 'ai-image' tag".
Focuspunt — het punt van een afbeelding dat altijd zichtbaar moet blijven wanneer de webshop de afbeelding bijsnijdt naar een ander formaat. Je stelt dit in binnen de afbeeldingseditor.
Concept — een notitie of een nog niet afgerond video- of afbeeldingsproject in de weergave Projecten. Concepten worden bewaard in je huidige browser en niet op de server; collega's zien ze niet en ze verdwijnen als je je browsergegevens wist.

Hoe doe je het

Bestanden uploaden

Ga naar Media (/dashboard/catalog/assets) en open Alle assets.
Klik op Uploaden. Je kunt bestanden ook rechtstreeks naar de galerij slepen — de melding "Drop files to upload" verschijnt en het uploadvenster opent direct met deze bestanden.
Klik in het venster Assets uploaden op het sleepgebied om bestanden te selecteren, of sleep ze ernaartoe. Afbeeldingen, video's, pdf's en documenten worden ondersteund en je kunt er meerdere tegelijk toevoegen.
Verwijder bestanden die je per ongeluk hebt toegevoegd met het kruisje naast het bestand.
Klik op Upload N File(s) en wacht even; bij elk bestand zie je de voortgang en de resterende tijd.
Klik op Gereed.

Resultaat: de melding "Uploaded N file(s) successfully" verschijnt, de nieuwe bestanden staan bovenaan in de galerij en het eerste bestand opent direct in het detailpaneel.

Bestaat er al een bestand met dezelfde naam? Dan overschrijft de bibliotheek dit niet, maar slaat je bestand op als naam(1).jpg, naam(2).jpg, enzovoort.

Een bestand terugvinden

Ga naar Media (/dashboard/catalog/assets).
Kies links een weergave om te filteren op type, of klik op een tag.
Typ een deel van de bestandsnaam in Bestanden zoeken.... De galerij werkt direct bij tijdens het typen; er wordt alleen gezocht op bestandsnaam, niet op alt-tekst.
Wijzig de volgorde via Sorteren op: Nieuwste, Oudste, Naam A-Z, Naam Z-A, Grootte ↑ of Grootte ↓.
Schakel tussen de raster- en lijstweergave met de twee knoppen ernaast; in de rasterweergave pas je met de volgende twee knoppen de miniatuurweergave aan naar middelgroot of groot.
Gebruik onderaan Per pagina: (24, 48, 96 of 200) en de pijlen om door de pagina's te bladeren.

Resultaat: de balk onderaan toont "Showing 1-48 of 512" zodat je precies weet waar je bent.

Een afbeelding een naam en alt-tekst geven

Klik op de afbeelding in de galerij. De details openen aan de rechterkant.
Klik op het potloodje naast Naam of naast Alt-tekst.
Pas de Naam aan en beschrijf de afbeelding in Alt-tekst — in het veld staat als tip "Describe this image for accessibility and SEO".
Klik op Opslaan, of op Annuleren om je wijzigingen te verwerpen.

Resultaat: de melding "Asset updated successfully" verschijnt en de nieuwe alt-tekst vervangt de tekst "No alt text set".

Meerdere bestanden tegelijk labelen

Vink in de galerij het selectievakje op elk bestand aan, of houd Ctrl (Cmd op een Mac) ingedrukt tijdens het klikken. Houd Shift ingedrukt en klik om alles tussen twee bestanden in één keer te selecteren.
Er verschijnt een blauwe balk met de tekst "N selected". Met Select All (N) selecteer je alles op de pagina; met Wissen maak je de selectie leeg.
Klik op Tags toevoegen.
Vink in Add Tags to N Asset(s) de gewenste tags aan onder Tags selecteren.
Klik op Tags toewijzen.

Resultaat: de melding "Tags assigned to N asset(s)" verschijnt. Bestaande tags op de bestanden blijven behouden; de nieuwe tags worden toegevoegd.

Een tag aanmaken en automatisch vullen vanuit producten

Zoek in de zijbalk de kop Andere tags en klik op het plusje ernaast.
Typ in het venster Nieuwe tag aanmaken de naam in bij Tagnaam.
Optioneel: zoek onder Assets automatisch uit producten toevoegen een product via Producten zoeken... en klik erop om het toe te voegen aan Geselecteerde producten. Verwijder een product met het kruisje.
Klik op Opslaan.

Resultaat: de melding "Tag created successfully" verschijnt en de tag is zichtbaar onder Andere tags. Vanaf dat moment krijgen alle afbeeldingen van het geselecteerde product (of een van de varianten) automatisch deze tag zodra het product wordt opgeslagen — handig voor labels zoals "wintercollectie" die altijd synchroon moeten lopen met bepaalde producten.

Wil je een tag later wijzigen of verwijderen? Beweeg je muis over de tag onder Andere tags en klik op het potloodje. In Tag bewerken vind je dezelfde velden plus de knop Verwijderen; bij verwijderen verschijnt de vraag "Are you sure you want to delete this tag? This cannot be undone." en wordt de tag van alle bestanden verwijderd (de bestanden zelf blijven bewaard).

Je zult ook tags zien die je niet zelf hebt aangemaakt. Tags worden namelijk automatisch aangemaakt zodra er bestanden aan producten worden toegevoegd, zodat productfoto's direct gelabeld binnenkomen.

Een afbeelding aan een product toevoegen

Open het product via Catalog › Products en scrol naar het blok Middelen aan de rechterkant.
Klik op Bestand toevoegen.
Het venster Select Assets opent met de volledige bibliotheek. Zoek, filter op type of tag en klik op de gewenste afbeeldingen. Je kunt binnen dit venster ook op Uploaden klikken om direct een nieuw bestand vanaf je computer toe te voegen.
Klik op Select N Assets.
Sleep bij het product de miniaturen om de volgorde te wijzigen. De eerste afbeelding is de hoofdafbeelding; wil je een andere instellen, beweeg dan over de afbeelding, open het menu en kies Set as featured asset. Met Remove asset haal je de afbeelding van het product af.
Sla het product op.

Resultaat: de afbeeldingen zijn gekoppeld aan het product en de hoofdafbeelding verschijnt in de overzichten van je webshop. Het blok Middelen werkt op dezelfde manier bij productvarianten en collecties.

De link naar een bestand kopiëren of een bestand downloaden

Klik op het bestand in de galerij.
Klik in het detailpaneel op URL kopiëren (of op de kopieerknop naast Bron-URL) om de openbare link naar je klembord te kopiëren, of klik op Downloaden om het bestand op te slaan op je computer.
Klik op Origineel bekijken op het voorbeeld om het bestand op ware grootte in een nieuw tabblad te openen.

Resultaat: de melding "URL copied to clipboard" verschijnt. Deze link is het openbare adres van het bestand, zodat je deze direct in een e-mail of nieuwsbrief kunt plakken.

Gesproken tekst uit een video halen

Open de weergave Video's en klik op de video.
Scrol in het detailpaneel naar AI-videoanalyse en klik op AI-analyse uitvoeren (of AI-analyse opnieuw uitvoeren als de analyse al eerder is uitgevoerd). Dit vult automatisch de velden Opnametype, Belichting, Beweging, Scoren en AI-tags in.
Klik onder Transcriptie op Transcript ophalen.
Klik op een tijdstempel om direct naar dat fragment in de video te springen. Gebruik Segment kopiëren voor één specifiek tekstfragment, of klik op Alles kopiëren en kies Met tijdstempels of Zonder tijdstempels om de hele tekst te kopiëren.

Resultaat: de melding "Transcript updated" verschijnt en de gesproken tekst staat gesorteerd per tijdstempel. Bevat de video geen spraak, dan verschijnt de melding "No speech detected or transcript unavailable for this video."

Voor beide knoppen heb je de permissie Use the AI assistant: chat, text suggestions and image generation (UseAI) nodig.

Een afbeelding of video bewerken

Klik op de afbeelding in de galerij.
Klik onderaan het detailpaneel op Afbeeldingseditor openen. Zie Afbeeldingseditor.
Open voor video's de weergave Projecten en klik op Video-editor onder Start iets. Zie Video-editor.

Resultaat: de editor opent op volledig scherm en brengt je weer terug naar de mediabibliotheek zodra je deze sluit.

Bestanden verwijderen die je niet meer nodig hebt

Eén bestand verwijderen: klik op het bestand, klik onderaan het detailpaneel op Asset verwijderen en bevestig met "Are you sure you want to delete this asset? This cannot be undone."
Meerdere bestanden verwijderen: vink ze aan in de galerij, klik op Verwijderen in de blauwe selectiebalk en bevestig met "Delete N assets? This cannot be undone."

Resultaat: de melding "Asset deleted" of "Deleted N assets" verschijnt en de bestanden verdwijnen uit de galerij. Controleer vooraf altijd of de afbeelding niet meer gebruikt wordt bij een product of pagina — verwijderen zorgt daar anders voor een leeg vak.

Een notitie of een onafgerond project bewaren

Open Projecten (/dashboard/catalog/assets?view=projects).
Klik onder Uw concepten op Nieuwe notitie.
Vul een Titel in, typ je tekst in het notitieveld en klik op Opslaan.
Open het menu op een conceptkaart voor de opties Details bewerken, Openen in video-editor, Openen in afbeeldingseditor of Verwijderen.

Resultaat: het concept verschijnt onder Uw concepten met het tijdstip van de laatste wijziging. Let op de waarschuwing onder die kop: "Saved in this browser — video timelines, image edits, and notes." Concepten worden niet meegenomen naar een andere computer en zijn niet zichtbaar voor collega's.

Tips en valkuilen

Er zijn geen mappen. Tags zorgen voor de ordening en je kunt aan één bestand zoveel tags toevoegen als je wilt.
Bestanden zoeken... zoekt uitsluitend in bestandsnamen. Geef bestanden daarom een naam waarop je later zelf zou zoeken ("scootmobiel-rood-zijkant.jpg" werkt beter dan "IMG_4471.jpg").
De bibliotheek overschrijft nooit automatisch een bestand. Upload je twee keer dezelfde bestandsnaam, dan ontstaat een tweede bestand met de naam naam(1).jpg. Zo ontstaan vaak dubbele bestanden.
Bij het uploaden van een grote video kan het even duren nadat de voortgangsbalk het einde heeft bereikt: de server moet de voorvertoning nog genereren. Laat het venster openstaan totdat het bestand als gereed gemeld wordt.
Alt-tekst wordt niet automatisch voor je ingevuld. Geef elke inhoudelijke afbeelding een alt-tekst; dit is een van de snelste en eenvoudigste manieren om je zoekresultaten te verbeteren.
Verwijder je een bestand, dan verdwijnt het overal waar het gebruikt werd. Producten en pagina's die de afbeelding toonden tonen daarna een lege plek.
Het aanpassen van een naam of tags wijzigt het bestand overal tegelijk, omdat er maar één exemplaar van bestaat.
De weergave AI gegenereerd is puur een filter op de tag ai-image. Afbeeldingen die elders in het dashboard via AI zijn gegenereerd dragen andere tags en verschijnen hier pas als je handmatig ai-image toevoegt via Tags toevoegen.
Sjablonen vormt het e-mailgedeelte van de bibliotheek: hier staan de e-mailsjablonen voor deze shop, en dus niet in je algemene postvak. Zie E-mailsjablonen en -campagnes.
Op welke opslaglocatie de bestanden staan en via welk adres ze worden ingeladen, wordt ingesteld door het team van BisAssist; neem contact op met de helpdesk als een bestand niet opent of als een voorvertoning leeg blijft.

Menu

Mediabibliotheek