Handleiding: Juridische formulieren

Sommige bedrijven hebben een handtekening van de klant nodig voordat het werk begint: een behandelovereenkomst, een toestemmingsformulier of een verklaring dat de klant oud genoeg is. Je website kan hierom vragen tijdens het afrekenen. De klant vult de gegevens in, leest de overeenkomst, zet een handtekening met de vinger of muis en verstuurt het formulier. Wat binnenkomt in het dashboard is een alleen-lezen record: de ingevulde gegevens en een afbeelding van de handtekening, gekoppeld aan de bestelling en aan de klant.

Dit is vrijwel volledig een websitefunctie. In het dashboard hoef je niets in te vullen of goed te keuren — je leest alleen wat er is binnengekomen. De receptie, verkoopmedewerkers en iedereen die een geboekte afspraak behandelt, gebruiken dit om te controleren of een klant daadwerkelijk heeft getekend vóórdat de afspraak plaatsvindt.

Waar vind je het

Er is geen Legal form-item in het menu en geen overzichtslijst van alle ondertekende formulieren. Een ondertekend formulier staat op één vaste plek: het blok Legal form op de bijbehorende bestelling.

Open de bestelling — Financiën › Bestellingen (/dashboard/accounting?tab=orders), klik op de bestelling — en scrol in de hoofdkolom omlaag naar het blok Legal form, direct onder Betalingsdetails (/dashboard/orders/:id).
De handtekening zelf wordt als afbeelding opgeslagen in je mediabibliotheek, Media › Alle assets (/dashboard/catalog/assets?view=all), met de tags signature, legal-form en private.

Het blok staat op elke bestelpagina, ongeacht of er voor die bestelling een formulier is ondertekend. Iedereen die bestellingen mag openen, kan het lezen.

Of je website überhaupt om een juridisch formulier vraagt — en wat er in de overeenkomst staat — stelt het team van BisAssist per shop in. Vraag de helpdesk als je een formulier wilt toevoegen of wijzigen.

Er is ook een permissie Manage the legal documents customers have to sign (UseLegalForm), ondergebracht bij Sales & finance op Instellingen › Rollen (/dashboard/roles). Deze permissie gaat over de formuliergegevens zelf en niet over het blok op de bestelpagina.

Belangrijke begrippen

Legal form — één ondertekende overeenkomst. Deze hoort altijd bij een klant en meestal ook bij de bestelling die de klant op dat moment plaatste. Achteraf aanpassen kan niet, noch door jou, noch door de klant.
Volledige naam: — de naam die de klant op het formulier heeft ingevuld. Dit is eigen invoer en kan dus afwijken van de naam op de bestelling of op de klantenkaart.
Geslacht: — de optie die de klant koos op het websiteformulier. De tekst van de keuzes wordt bepaald door je website, niet door het dashboard.
Leeftijd: — de leeftijd die de klant heeft opgegeven, in hele jaren. Dit is een eigen verklaring van de klant en wordt niet door het platform geverifieerd.
Benoeming: — de datum en tijd waar de overeenkomst over gaat, getoond in je eigen tijdzone. Bij een geboekte afspraak vult de website dit automatisch in vanuit de boeking.
Opmerkingen: — eventuele extra opmerkingen van de klant. Deze regel ontbreekt volledig als er niets is ingevuld.
Handtekening — de tekening die de klant heeft gezet, opgeslagen als afbeelding. Dit is het bewijs; de getypte velden dienen enkel als context.
"No legal form agreement linked to this order." — de melding in het blok wanneer er voor deze bestelling niets is ondertekend. Dat is normaal voor een shop of bestelling die hier nooit om vraagt.
No statuses — een formulier kent geen fases zoals nieuw / geaccepteerd / afgewezen. Het bestaat voor een bestelling of het bestaat niet. Je hoeft niets te verwerken, te bevestigen of te sluiten.
One form per order — als een klant om wat voor reden dan ook meerdere keren tekent voor dezelfde bestelling, toont het blok het meest recente formulier.
The customer link — als de persoon niet was ingelogd, wordt het formulier gekoppeld aan de klant met dat e-mailadres. Bestaat die nog niet, dan wordt er automatisch een nieuwe klant aangemaakt. Een ondertekend formulier kan er dus voor zorgen dat er ineens een klant verschijnt in Klanten.

Hoe doe je het

Bekijken wat een klant voor een bestelling heeft ondertekend

Ga naar Financiën › Bestellingen (/dashboard/accounting?tab=orders).
Klik op de gewenste bestelling.
Scrol in de hoofdkolom omlaag naar het blok Legal form, onder Betalingsdetails.

Resultaat: Volledige naam:, Geslacht:, Leeftijd:, Benoeming:, eventuele Opmerkingen: en de afbeelding van de handtekening daaronder. Zie je in plaats daarvan Geen juridische overeenkomst met betrekking tot deze beschikking., dan is er voor deze bestelling niets ondertekend.

Vóór een afspraak controleren of de klant heeft ondertekend

Open de bestelling van de afspraak (/dashboard/orders/:id).
Bekijk het blok Legal form.
Vergelijk Benoeming: met de geplande afspraak en Volledige naam: met de persoon die langskomt.

Resultaat: zie je een handtekening en kloppende gegevens, dan is de overeenkomst binnen. Staat er Geen juridische overeenkomst met betrekking tot deze beschikking., dan ontbreekt deze nog en moet de klant alsnog tekenen — via je website of op papier, afhankelijk van jullie werkwijze.

Een handtekening opslaan of afdrukken

Ga naar Media › Alle assets (/dashboard/catalog/assets?view=all).
Typ in de linkerkolom onder Andere tags signature in het veld Tags zoeken... en klik op de tag signature. Klik op legal-form om alleen handtekeningen van formulieren te tonen.
Klik op de gewenste handtekening.
Klik in het rechterpaneel op Downloaden.

Resultaat: de handtekeningafbeelding wordt opgeslagen op je computer, zodat je deze kunt printen of toevoegen aan een eigen dossier. Dit is het enige onderdeel van een formulier dat je uit het dashboard kunt halen — exporteren van de tekstvelden kan niet.

Recent binnengekomen handtekeningen opzoeken

Ga naar Media › Alle assets (/dashboard/catalog/assets?view=all).
Klik onder Andere tags op de tag legal-form.
Laat het sorteermenu op Nieuwste staan, of kies Oudste of Naam A-Z voor een andere volgorde.

Resultaat: alle handtekeningen die ooit via een formulier zijn binnengekomen, met de nieuwste bovenaan. De bestandsnamen zijn bewust willekeurig (signature- met een willekeurige code), zodat een handtekening niet herkenbaar is aan de bestandsnaam — open de bestelling om te zien van wie hij is.

Een collega toegang geven tot de juridische documenten

Ga naar Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).
Open de rol van je collega of maak een nieuwe rol aan.
Schakel onder Sales & finance de optie Manage the legal documents customers have to sign in.
Sla de rol op.

Resultaat: de rol mag de juridische formuliergegevens inzien en beheren. Het blok Legal form op een bestelpagina bekijken vereist dit niet — toegang tot bestellingen is genoeg — geef dit dus alleen aan medewerkers die de overeenkomsten zelf beheren.

Een juridisch formulier op je website laten plaatsen

Bepaal wat er in de overeenkomst moet staan en wanneer de klant tekent — tijdens het afrekenen of bij het boeken van een afspraak.
Vraag de helpdesk van BisAssist om dit in te richten voor je shop.

Resultaat: de helpdesk plaatst het formulier op je website. Vanaf dat moment verschijnt elke inzending automatisch in het blok Legal form van de bestelling waarvoor is getekend. In het dashboard hoef je hiervoor niets aan te zetten.

Tips en valkuilen

Je kunt geen juridisch formulier aanmaken vanuit het dashboard. Deze ontstaat uitsluitend wanneer een klant dit op je website invult.
Een ondertekend formulier kun je niet corrigeren. Een typfout in Volledige naam: of een verkeerde Leeftijd: blijft staan zoals de klant het heeft ingevuld — dat is de essentie van een getekend document. Moet een formulier echt weg, vraag dit dan aan de helpdesk.
Er is geen overzichtspagina en geen menu-item voor formulieren; je bereikt ze altijd via de bijbehorende bestelling. Weet je wel wie de klant is maar niet de bestelling? Zoek de klant op via Klanten › Klanten (/dashboard/customers), open de bestelling en bekijk daar het blok Legal form.
Een formulier is alleen zichtbaar op de bestelling als de klant die bestelling daadwerkelijk aan het plaatsen was tijdens het ondertekenen. Een formulier dat zonder bestelling is ondertekend, bestaat wel in de data, maar heeft geen bestelpagina om op te verschijnen.
De handtekening is een afbeelding, geen lettertype. Toont het blok wel gegevens maar geen handtekening, dan is het uploaden mislukt. Neem in dat geval contact op met de helpdesk in plaats van de klant opnieuw te laten tekenen.
Benoeming: toont de tijdzone van jouw computer. Een klant in het buitenland zag op de website mogelijk een ander tijdstip.
Handtekeningen zijn persoonsgegevens. Ze worden opgeslagen met de tag private en willekeurige bestandsnamen, maar de mediabibliotheek toont ze aan iedereen met toegang. Ga net zo zorgvuldig om met een gedownloade handtekening als met een kopie van een identiteitsbewijs.

Menu

Juridische formulieren