Handleiding: Producten importeren en exporteren (Data Exchange)

Met Gegevensuitwisseling verplaats je je productcatalogus van en naar het dashboard als een CSV-bestand. Je gebruikt dit wanneer een leverancier je een prijslijst stuurt, wanneer je honderden prijzen of voorraadaantallen tegelijk wilt aanpassen in een spreadsheet, of wanneer je een overzicht nodig hebt van alles wat je verkoopt. Het werkt alleen voor producten en hun varianten — klanten, bestellingen en facturen kun je hier niet importeren of exporteren.

Elke import toont eerst een voorbeeld, rij voor rij. Zo zie je precies wat er wordt aangemaakt, bijgewerkt of overgeslagen voordat er iets in je catalogus wordt opgeslagen.

Waar vind je het

Catalog › Tools › Data Exchange (/dashboard/data-exchange) — de pagina heeft twee tabbladen.
- Importeren — upload een CSV-bestand, bekijk het voorbeeld en voeg het toe aan de catalogus. Dit tabblad opent als eerste.
- Uitvoer — maak een CSV-bestand van je producten en download het.
Je kunt het tabblad Importeren ook direct openen vanuit de productlijst: ga naar Catalog › Products (/dashboard/products) en klik op Invoerproducten in de balk bovenaan de pagina.

De pagina werkt altijd voor de winkel die je in het dashboard hebt geselecteerd. De winkel staat op beide tabbladen in het alleen-lezen veld Kanaal. Staat hier No active channel, selecteer dan eerst een winkel — de knoppen blijven grijs totdat je dit doet.

Belangrijke begrippen

CSV-bestand — een spreadsheet in platte tekst met één productregel per rij en komma's tussen de kolommen. Excel kan dit opslaan: kies Opslaan als en selecteer CSV. Het bestandsselectievenster op het tabblad Importeren accepteert alleen .csv-bestanden; een .xlsx-bestand kun je niet kiezen.
SKU — de artikelcode van een variant. Dit is de sleutel waarmee de import werkt: een rij wordt aan een product in je catalogus gekoppeld op basis van de SKU. Elke rij die een product of variant wordt, heeft een SKU nodig. Een rij zonder SKU wordt behandeld als een productkopregel en telt als overgeslagen.
Catalogusstructuur — hoe de rijen uit je bestand worden omgezet naar producten.
- Eén product, vele varianten — alle rijen worden varianten van één enkel product, zoals een onderdelenlijst. De eerste rij met een productnaam is het hoofdproduct. Dit is standaard geselecteerd.
- Afzonderlijke producten — elke rij wordt een eigen product. Wanneer de naam- of slugkolom van een rij leeg is, wordt de naam overgenomen uit de optiewaarde van de rij, of anders uit de SKU. Kies dit voor een normaal catalogusbestand, inclusief een bestand dat je via deze pagina hebt geëxporteerd.
Importmodus — wat er moet gebeuren met een SKU die al in je catalogus bestaat.
- Overwrite — werk bestaande producten bij en maak nieuwe aan. Dit is standaard geselecteerd en is wat je nodig hebt voor een prijs- of voorraadupdate.
- Overslaan — sla bestaande producten over en maak alleen nieuwe aan. Alles wat je al verkoopt blijft ongewijzigd.
- Dupliceren — maak kopieën met nieuwe ID's. Rijen worden als nieuwe producten geïmporteerd, zelfs als de SKU al bestaat. Je krijgt dan dezelfde SKU twee keer. Gebruik dit alleen als je bewust een kopie wilt.
Actie — de badge op elke rij in het voorbeeld die aangeeft wat er met de rij gebeurt: CREATE (nieuw), UPDATE (bestaand product gewijzigd), SKIP (ongewijzigd gelaten), DUPLICATE (gekopieerd), ERROR (er is iets mis met de rij).
Status van een taak in het geschiedenisoverzicht — PENDING, VALIDATING, PROCESSING, COMPLETED of FAILED. Completed betekent dat de taak klaar is; bekijk de getallen ernaast om te zien wat er is gebeurd.
Total / Success / Skipped / Errors — de vier tellers na een import. Total is het aantal gelezen rijen, Success de opgeslagen rijen, Skipped de bewust overgeslagen rijen en Errors de rijen die niet konden worden verwerkt.
Prijs — prijzen in de CSV staan in euro's met een punt (19.95) en zijn excluding VAT. Plak hier geen verkoopprijzen inclusief btw in, tenzij je de btw er eerst hebt uitgehaald.
Activa opnemen — geeft aan of de webadressen van je productafbeeldingen in het exportbestand worden geplaatst. Bij het importeren worden die adressen gebruikt om dezelfde afbeeldingen opnieuw te koppelen.

Hoe doe je het

Je producten exporteren naar een CSV-bestand

Ga naar Catalog › Tools › Data Exchange (/dashboard/data-exchange) en open het tabblad Uitvoer.
Controleer of in het veld Kanaal de juiste winkel staat.
Vink onder Talen de gewenste talen aan: EN, NL, DE. Ze staan standaard alle drie aangevinkt. Vink je meerdere talen aan, dan krijgt het bestand aparte kolommen voor naam, slug en beschrijving per taal (name:nl, name:de, …). Met één aangevinkte taal krijg je standaardkolommen voor name, slug en description.
Laat Activa opnemen aangevinkt om de afbeeldingsadressen in het bestand op te nemen, of vink het uit voor een kleiner bestand zonder afbeeldingen.
Laat Nettoprijs berekenen uit kanaalbelasting uitgevinkt om de opgeslagen nettoprijs te exporteren. Vink dit alleen aan als de opgeslagen nettoprijzen niet kloppen en je wilt dat de export de prijs berekent op basis van de prijs inclusief btw en het btw-tarief van de winkel.
Klik op Uitvoerproducten.

Resultaat: de melding Export job created verschijnt en er komt een nieuwe regel in Export History met de status PROCESSING. De lijst vernieuwt automatisch. Zodra de status op COMPLETED springt, wordt het aantal rijen getoond en verschijnt de knop Downloaden.

Een voltooide export downloaden

Open het tabblad Uitvoer en bekijk Export History.
Zoek de gewenste regel op — de lijst toont het ID, de status, het aantal rijen, de talen en het aanmaaktijdstip.
Klik op Downloaden op die regel.

Resultaat: het CSV-bestand opent in een nieuw tabblad en wordt opgeslagen door je browser. Oudere exports blijven in de lijst staan, zodat je hetzelfde bestand later opnieuw kunt downloaden.

Hiervoor is het recht Lezen binnen de groep Catalogus nodig; je beheerder kan dit toewijzen via Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).

Producten importeren uit een CSV-bestand

Ga naar Catalog › Tools › Data Exchange (/dashboard/data-exchange) en blijf op het tabblad Importeren.
Kies je bestand onder CSV-bestand. De bestandsnaam verschijnt naast Geselecteerd:.
Controleer het veld Kanaal: de producten komen in die winkel terecht.
Kies onder Catalogusstructuur voor Eén product, vele varianten of Afzonderlijke producten. Voor een standaard catalogusbestand kies je Afzonderlijke producten.
Kies onder Importmodus voor Overwrite, Overslaan of Dupliceren.
Klik op Evaluatie van de invoer. Op de knop staat Preparing preview… terwijl het bestand wordt gelezen.
Het venster Voorbeeld importeren opent. Bovenaan zie je de bestandsnaam, de winkel en de modus, gevolgd door Catalog layout: 1 product with a variant tree of Catalog layout: separate product per row, met het aantal producten en varianten of rijen. Daaronder staan de tellers Producten, Varianten (of Rijen), Aanmaken, Bijwerken, Overslaan, Dupliceren en Fouten.
Blader door de tabel en controleer de rijen: SKU, Product, Variant, Prijs, Voorraad en de badge Actie. Dit laat exact zien wat er gaat gebeuren.
Klik op Import bevestigen. Op de knop staat Importing… tijdens de verwerking — laat het tabblad openstaan tot het klaar is. Klik op Annuleren als er iets niet klopt; er is dan nog niets opgeslagen.

Resultaat: de melding Import job created verschijnt, de bestandsselectie wordt gewist en er verschijnt een blok Resultaten importeren met Totaal rijen, Succes, Overgeslagen en Fouten. De nieuwe regel verschijnt ook in Geschiedenis importeren. Je producten zijn zichtbaar op Catalog › Products (/dashboard/products).

Hiervoor is het recht Aanmaken binnen de groep Catalogus nodig; je beheerder kan dit toewijzen via Instellingen › Rollen (/dashboard/roles).

Een import starten vanuit de productlijst

Ga naar Catalog › Products (/dashboard/products).
Klik op Invoerproducten in de balk bovenaan de lijst.
Ga verder met stap 2 van Producten importeren uit een CSV-bestand.

Resultaat: de pagina Data Exchange opent met het tabblad Importeren al geselecteerd.

Prijzen of voorraad van veel producten tegelijk aanpassen

Open het tabblad Uitvoer, klik op Uitvoerproducten en klik daarna op Downloaden bij het voltooide bestand.
Open het bestand in je spreadsheetprogramma. Pas de kolom price aan (in euro's, exclusief btw) of de kolom stockOnHand. Laat de kolom sku exact zoals hij is — daarmee wordt elke rij gekoppeld aan je catalogus.
Sla het bestand opnieuw op als CSV.
Open het tabblad Importeren, kies het bestand, zet Catalogusstructuur op Afzonderlijke producten en Importmodus op Overwrite.
Klik op Evaluatie van de invoer en controleer of de gewijzigde rijen de badge UPDATE en de nieuwe prijs tonen.
Klik op Import bevestigen.

Resultaat: de bestaande producten behouden hun pagina's, afbeeldingen en URL's, en alleen de gewijzigde waarden worden opgeslagen. Het blok Resultaten importeren toont het aantal bijgewerkte rijen onder Succes.

Alleen nieuwe producten toevoegen

Open het tabblad Importeren en kies het bestand van je leverancier.
Zet Importmodus op Overslaan.
Klik op Evaluatie van de invoer. Rijen met SKU's die je al verkoopt krijgen de badge SKIP; nieuwe SKU's tonen CREATE.
Klik op Import bevestigen.

Resultaat: de nieuwe artikelen worden aangemaakt en je bestaande assortiment blijft ongewijzigd. De overgeslagen rijen worden meegeteld onder Overgeslagen.

Fouten uit het voorbeeld oplossen

Bekijk in Voorbeeld importeren de teller Fouten en de rijen met een rode ERROR-badge. De melding onder de badge legt uit wat er mis is met die rij.
Noteer de rijnummers en sluit het venster met Annuleren.
Pas die rijen aan in je spreadsheet. Mogelijke meldingen zijn:
- Missing required column: sku — het bestand heeft geen sku-kolom. Voeg deze toe.
- Duplicate SKU within import: … — dezelfde artikelcode staat twee keer in je bestand. Verwijder of hernoem er een.
- Price must be a valid positive number — het prijsveld bevat tekst, is leeg waar een getal hoort, of bevat een negatief getal. Gebruik een getal met een decimale punt, zonder valutateken.
- Stock on hand must be a valid non-negative integer — het voorraadveld moet een geheel getal zijn van 0 of hoger.
- trackInventory must be "true", "false", or "inherit" — gebruik een van deze drie waarden in die kolom.
- No products could be parsed from CSV. Please check the file format. — het bestand kon niet als CSV worden gelezen. Sla het opnieuw op vanuit je spreadsheetprogramma als door komma's gescheiden CSV.
Sla het bestand op, selecteer het opnieuw onder CSV-bestand en klik nogmaals op Evaluatie van de invoer.

Resultaat: de teller Fouten staat op nul en je kunt op Import bevestigen klikken. Zolang er één fout in het bestand zit, blijft de knop uitgeschakeld — een import slaagt alleen volledig als het bestand foutloos is.

Een eerdere import controleren

Open het tabblad Importeren en scrol naar Geschiedenis importeren.
Elke regel toont het ID, de Status, de gebruikte Modus, de aantallen voor Totaal, Succes en Fouten, en de aanmaakdatum. De lijst vernieuwt automatisch.
Een regel met FAILED betekent dat er niets of vrijwel niets is opgeslagen; open het bestand opnieuw via Evaluatie van de invoer om te zien waarom.

Resultaat: je ziet direct welke importtaak welke producten heeft aangemaakt en of een taak zonder problemen is afgerond.

Tips en valkuilen

Het voorbeeld vervangt een testimport: er wordt niets opgeslagen in je catalogus totdat je op Import bevestigen klikt, en de import start niet zolang er fouten in rijen zitten.
Alles gebeurt binnen de winkel die in het veld Kanaal staat. Wissel van winkel in het dashboard vóór het importeren, niet erna — producten komen terecht in de op dat moment geselecteerde winkel.
De import koppelt artikelen uitsluitend op basis van SKU, niet op productnaam. Als een leverancier een artikelcode wijzigt, wordt de rij als nieuw product geïmporteerd in plaats van het bestaande product bij te werken.
De modus Dupliceren maakt echt een tweede product aan met dezelfde SKU. Voor dagelijks gebruik kies je Overwrite of Overslaan.
Excel-bestanden worden niet ondersteund. Sla je spreadsheet eerst op als CSV en gebruik komma's als scheidingsteken.
De import draait terwijl je wacht en toont geen voortgangsbalk. Laat het tabblad openstaan bij grote bestanden en geef het even de tijd. Splits hele grote bestanden op in delen van een paar honderd rijen om het resultaat per deel te controleren.
Kolommen die het bestand mag bevatten: name, slug, description, assets, facets, optionGroups, optionValues, sku, price, taxCategory, stockOnHand, trackInventory, variantAssets, variantFacets. Extra velden gebruiken de indeling product:veldnaam en variant:veldnaam. Kolommen voor extra velden die niet in je dashboard bestaan, worden vooraf zonder waarschuwing uit het bestand gefilterd — controleer het voorbeeld als een verwachte waarde ontbreekt.
Ontbrekende kolommen voor optionGroups, optionValues en variantFacets worden automatisch als lege kolommen toegevoegd, zodat een eenvoudig bestand zonder varianten probleemloos importeert.
Facetten in de kolommen facets en variantFacets worden genoteerd als facet:waarde, gescheiden door |. Een facet of facetwaarde die nog niet bestaat, wordt tijdens de import automatisch aangemaakt met de code als naam. Hernoem deze eventueel achteraf via Catalog › Structure › Facets (/dashboard/facets).
Collecties blijven ongewijzigd tijdens een import. Koppel geïmporteerde producten zelf aan collecties via Catalog › Structure › Collections (/dashboard/collections).
Afbeeldingen: de kolommen assets en variantAssets bevatten webadressen, gescheiden door |. Tijdens de import wordt een afbeelding die al in je mediabibliotheek staat hergebruikt; anders wordt deze gedownload vanaf het opgegeven adres. Een adres dat niet kan worden gedownload wordt overgeslagen en het product wordt zonder die afbeelding geïmporteerd. Controleer je producten na afloop als afbeeldingen belangrijk zijn.
De export slaat in één situatie gegevens over: heeft een product meerdere varianten waarvan de optiewaarden niet compleet zijn, dan wordt alleen de eerste variant geëxporteerd. Herstel eerst de opties bij het product als je alle varianten in de export wilt hebben.
Varianten zonder SKU krijgen tijdens het exporteren automatisch een SKU toegewezen (op basis van de product-slug). Een SKU die binnen één product dubbel voorkomt, krijgt een genummerde toevoeging. Beide worden in het bestand geschreven zoals ze later worden geïmporteerd.
Prijzen zijn exclusief btw. De optie Nettoprijs berekenen uit kanaalbelasting op het tabblad Uitvoer past alleen het exportbestand aan; het verandert nooit de prijzen in je winkel.
De geschiedenislijsten zijn een logboek; regels kunnen niet worden verwijderd. De kolom met het ID dient alleen om verschillende taken uit elkaar te houden.

Menu

Producten importeren en exporteren (Data Exchange)