Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden gelden voor het gebruik van BisAssist, het online platform van BisAssist B.V. (besloten vennootschap) · KvK 42080476 · btw NL869616511B01, gevestigd aan Elandsstraat 19, 1016 RW Amsterdam. Lees ze goed. Bijlage 1 is de verwerkersovereenkomst; die maakt deel uit van deze voorwaarden. Je kunt deze voorwaarden opslaan of afdrukken; op verzoek sturen we ze kosteloos als pdf.

Artikel 1. Definities

1. BisAssist: BisAssist B.V., de aanbieder van het platform.
2. Klant: de onderneming of organisatie die met BisAssist een overeenkomst sluit.
3. Gebruiker: een persoon die namens de klant een account op het platform heeft.
4. Platform: de online software van BisAssist (dashboard, assistent, websites en webshops, koppelingen en apps), als dienst geleverd via internet.
5. Overeenkomst: de afspraak tussen BisAssist en de klant over het gebruik van het platform, met het gekozen pakket, een eventueel startplan of offerte, deze voorwaarden en de bijlagen.
6. Klantgegevens: alle gegevens en inhoud die de klant, zijn gebruikers of zijn eigen klanten in het platform invoeren of via koppelingen laten ophalen.
7. AI-functies: functies die met kunstmatige intelligentie werken, zoals de assistent, de chat- en telefoonassistent en het genereren van teksten, beelden en voorstellen.
8. Schriftelijk: ook per e-mail of via een bericht in het platform.

Artikel 2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen en overeenkomsten van BisAssist. Algemene voorwaarden van de klant gelden niet, ook niet als de klant daarnaar verwijst.
2. BisAssist werkt alleen voor ondernemers en organisaties die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Het platform is niet bedoeld voor consumenten. Door een overeenkomst te sluiten, bevestigt de klant dat hij als ondernemer handelt.
3. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als ze schriftelijk zijn afgesproken. Bij strijd tussen documenten gaat voor: (1) de schriftelijke afwijking, (2) de verwerkersovereenkomst voor zover het om persoonsgegevens gaat, (3) deze voorwaarden.
4. Is een bepaling nietig of wordt ze vernietigd, dan blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen die bepaling dan door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

Artikel 3. Aanbod en totstandkoming

1. Een startplan, demo of prijsindicatie is vrijblijvend. Het is een overzicht van wensen, geen offerte of bestelling.
2. Een offerte van BisAssist is 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld.
3. De overeenkomst komt tot stand als de klant een offerte schriftelijk aanvaardt, of als de klant online een pakket bestelt, akkoord gaat met deze voorwaarden en de eerste betaling doet. BisAssist stelt deze voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst ter beschikking, zodat de klant ze kan opslaan.
4. BisAssist mag een aanvraag zonder opgaaf van redenen weigeren, bijvoorbeeld als de klant geen ondernemer is of als het beoogde gebruik in strijd is met deze voorwaarden.

Artikel 4. De dienst

1. BisAssist stelt het platform beschikbaar met de modules, gebruikers en AI-credits van het gekozen pakket. De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om het platform tijdens de looptijd voor zijn eigen onderneming te gebruiken.
2. BisAssist levert het platform naar beste kunnen (inspanningsverplichting). BisAssist garandeert niet dat het platform foutloos is, altijd beschikbaar is of geschikt is voor elk doel van de klant.
3. BisAssist ontwikkelt het platform voortdurend en mag functies toevoegen, wijzigen of vervangen. Verdwijnt een wezenlijke functie die de klant in zijn pakket gebruikt zonder gelijkwaardig alternatief, dan meldt BisAssist dat minstens 30 dagen vooraf en mag de klant de overeenkomst tegen die datum opzeggen.
4. Het platform helpt bij financiële administratie, maar is geen boekhouder of belastingadviseur. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn administratie, aangiften, betalingen en de juistheid daarvan. Betaalbestanden en aangiften worden pas verstuurd als de klant of zijn adviseur dat zelf doet of uitdrukkelijk goedkeurt.

Artikel 5. Inrichting, domeinen en e-mail

1. BisAssist richt het platform in volgens het gekozen pakket en het startplan. De klant levert tijdig de gegevens, toegang en goedkeuringen die daarvoor nodig zijn. Vertraging door het ontbreken daarvan komt voor rekening van de klant.
2. Een website gaat pas live als de klant in het platform bevestigt dat hij de website heeft gecontroleerd. Daarna is de klant verantwoordelijk voor de inhoud, inclusief verplichte vermeldingen zoals bedrijfsgegevens, prijzen, privacyverklaring, cookiebanner en voorwaarden.
3. Registreert BisAssist een domeinnaam voor de klant, dan staat die domeinnaam op naam van de klant en gelden ook de voorwaarden van de registry (zoals SIDN voor .nl). Domeinnamen worden per jaar verlengd. Bij het einde van de overeenkomst werkt BisAssist mee aan een verhuizing van de domeinnaam, mits alle facturen zijn betaald.
4. Bij het overzetten van bestaande e-mail of gegevens gebruikt BisAssist inloggegevens alleen voor die overzetting en verwijdert ze daarna. De klant zorgt dat hij een eigen kopie heeft voordat de overzetting begint.
5. Migratie van gegevens anders dan in het startplan of de offerte staat, is meerwerk en wordt alleen na akkoord van de klant uitgevoerd.

Artikel 6. Verplichtingen van de klant

1. De klant gebruikt het platform zorgvuldig en volgens de wet. Hij beheert zelf zijn gebruikers en hun rechten, houdt wachtwoorden en inlogcodes geheim en meldt misbruik direct. Handelingen via een account van de klant komen voor rekening van de klant.
2. De klant zorgt dat hij voor de gegevens die hij in het platform verwerkt een geldige grondslag heeft en zijn eigen klanten, medewerkers en andere betrokkenen goed informeert, onder meer over: het opnemen en transcriberen van telefoongesprekken, het volgen van voertuigen en chauffeurs, camera's, tijdregistratie en verlof, het versturen van e-mailcampagnes (toestemming en afmeldlink), het meten van websitebezoek en het delen van advertentiegegevens (cookietoestemming).
3. Verwerkt de klant bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens (ziekteverlof, behandelovereenkomsten, zorgaanvragen) of gegevens van minderjarigen, dan doet hij dat alleen als de wet dat toestaat en met de extra zorg die daarbij hoort. Het burgerservicenummer verwerkt de klant alleen als de wet dat uitdrukkelijk toestaat.
4. Het is niet toegestaan het platform te gebruiken voor: illegale inhoud of activiteiten, spam of ongevraagde berichten, het inbreuk maken op rechten van anderen, het verspreiden van schadelijke software, pogingen om de beveiliging te omzeilen of andere klanten te benaderen, of het overbelasten van het platform.
5. Handelt de klant in strijd met dit artikel, dan mag BisAssist de betreffende inhoud verwijderen of ontoegankelijk maken en, na waarschuwing (of direct als de ernst dat vraagt), de toegang beperken of opschorten. De klant wordt daarover geïnformeerd, met de reden.
6. De klant vrijwaart BisAssist voor aanspraken van derden, waaronder boetes, die het gevolg zijn van zijn gebruik van het platform in strijd met dit artikel of de wet.

Artikel 7. AI en de assistent

1. Acties met gevolgen buiten het platform (zoals een e-mail of WhatsApp versturen, een factuur afronden, een bestelstatus wijzigen of een campagne starten) zet de assistent klaar als voorstel. Ze worden pas uitgevoerd als een gebruiker het voorstel goedkeurt. Met een goedkeuring neemt de klant het resultaat voor zijn rekening.
2. Sommige functies werken zonder goedkeuring per keer als de klant ze aanzet: de chatassistent op de website, de telefoonassistent, automatische berichten, sociale-media-flows, automatisch publiceren en automatiseringen die BisAssist op verzoek van de klant instelt. De klant bepaalt of hij deze functies gebruikt en controleert regelmatig wat ze doen.
3. AI kan fouten maken. Teksten, vertalingen, productspecificaties, antwoorden, uitgelezen bonnen en advertentievoorstellen zijn hulpmiddelen. De klant controleert ze voordat hij ze gebruikt en blijft verantwoordelijk voor wat hij publiceert, verstuurt of boekt.
4. Gebruikt de klant AI-functies richting zijn eigen klanten, dan is hij gebruiksverantwoordelijke in de zin van de Europese AI-verordening (AI Act). BisAssist zorgt dat de chat- en telefoonassistent kenbaar maken dat iemand met AI communiceert. De klant zet deze melding niet uit en gebruikt de AI-functies niet voor toepassingen die de AI-verordening als verboden of hoog risico aanmerkt (zoals werving en selectie, kredietbeoordeling of beoordeling van werknemers) zonder voorafgaande schriftelijke afspraak met BisAssist.
5. BisAssist gebruikt klantgegevens niet om AI-modellen te trainen en werkt alleen met AI-aanbieders die dat contractueel uitsluiten.
6. Advertentiebudgetten bij Google, Meta en andere platforms betaalt de klant rechtstreeks aan die platforms. Werkelijke dagelijkse uitgaven kunnen het ingestelde gemiddelde overschrijden. BisAssist is niet aansprakelijk voor advertentie-uitgaven of de resultaten daarvan.

Artikel 8. Diensten van derden

1. Het platform werkt samen met diensten van derden, zoals betaaldiensten, banken, Google, Meta, telefonie, vervoerders en sociale media. Voor die diensten gelden ook de voorwaarden van die derden. Soms heeft de klant daar een eigen account of contract voor nodig.
2. Kosten van diensten van derden die op naam van de klant lopen (zoals transactiekosten, verzendlabels, advertenties en telefonie) zijn niet bij het pakket inbegrepen, tenzij anders afgesproken.
3. BisAssist is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen of beëindiging van diensten van derden. Wijzigt of stopt een derde zijn dienst, dan zoekt BisAssist naar redelijkheid een alternatief, maar kan het niet garanderen.

Artikel 9. Beschikbaarheid, onderhoud en support

1. BisAssist streeft naar een beschikbaarheid van het platform van 99% per maand, gemeten buiten aangekondigd onderhoud. Dit is een streefwaarde, geen garantie, tenzij in een aparte service level agreement anders is afgesproken.
2. Gepland onderhoud doet BisAssist zo veel mogelijk buiten kantooruren en kondigt het vooraf aan als het merkbaar is. Dringend onderhoud, zoals beveiligingsupdates, kan zonder aankondiging.
3. Support is beschikbaar via de helpdesk in het platform en per e-mail op werkdagen. BisAssist reageert zo snel mogelijk, bij voorkeur binnen één werkdag.
4. Voor support en beveiliging hebben medewerkers van BisAssist toegang tot de omgeving van de klant. Ze gebruiken die toegang alleen als dat nodig is en volgens de verwerkersovereenkomst. De supportassistent kan gegevens van de klant lezen om vragen te beantwoorden, maar wijzigt niets.

Artikel 10. Prijzen, AI-credits en betaling

1. Prijzen staan in het pakket, de offerte of het platform en zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
2. Abonnementen worden per maand vooraf gefactureerd vanaf de startdatum. Domeinnamen en andere jaarlijkse posten worden per jaar vooraf gefactureerd. Eenmalige kosten (zoals inrichting en meerwerk) worden gefactureerd na akkoord of oplevering.
3. Elk pakket bevat een maandelijks tegoed aan AI-credits. Niet gebruikte maandcredits vervallen aan het einde van de maand. Bijgekochte credits blijven geldig zolang de overeenkomst loopt en worden gebruikt nadat het maandtegoed op is. Credits zijn niet inwisselbaar voor geld.
4. De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum, of de klant betaalt via automatische incasso. Betaalt de klant niet op tijd, dan is hij zonder ingebrekestelling de wettelijke handelsrente verschuldigd (art. 6:119a BW) en, na een aanmaning, de buitengerechtelijke incassokosten.
5. Is een factuur meer dan 30 dagen na de vervaldatum niet betaald, dan mag BisAssist na een schriftelijke waarschuwing van minstens 14 dagen de toegang tot het platform beperken tot het exporteren van gegevens, tot alles is betaald. Websites van de klant blijven in die periode zo lang mogelijk online.
6. BisAssist mag de prijzen eenmaal per jaar aanpassen aan de CBS-consumentenprijsindex (CPI). Andere prijswijzigingen meldt BisAssist minstens 30 dagen vooraf; de klant mag de overeenkomst dan opzeggen tegen de ingangsdatum.
7. Bezwaar tegen een factuur meldt de klant binnen 30 dagen schriftelijk. Het bezwaar schort de betaling van het niet-betwiste deel niet op.

Artikel 11. Duur, opzegging en overstappen

1. Een abonnement loopt per maand, tenzij een langere looptijd is afgesproken. De klant kan op elk moment opzeggen in het platform of per e-mail, tegen het einde van de lopende betaalperiode. Er geldt geen langere opzegtermijn dan twee maanden.
2. Bij een afgesproken langere looptijd met korting eindigt de overeenkomst op de einddatum, tenzij anders afgesproken. Verlenging daarna is per maand opzegbaar.
3. Wil de klant overstappen naar een andere aanbieder of naar eigen systemen, dan helpt BisAssist daarbij zoals de Europese Dataverordening (Data Act) vraagt. De klant kan alle exporteerbare gegevens in gangbare, machineleesbare formaten (zoals CSV, JSON en pdf) downloaden via de exportfunctie. Overstappen en exporteren zijn kosteloos; extra werk dat de klant daarnaast vraagt, zoals een maatwerkmigratie, kost alleen het werkelijke tarief.
4. Elke partij mag de overeenkomst met directe ingang schriftelijk ontbinden als de andere partij failliet gaat, surseance van betaling krijgt, haar onderneming staakt, of een wezenlijke verplichting niet nakomt en dat ook na een redelijke termijn van minstens 14 dagen niet herstelt.
5. BisAssist mag de overeenkomst opzeggen met een termijn van minstens drie maanden, bijvoorbeeld als het een dienst stopt. Vooruitbetaalde bedragen voor de periode daarna worden terugbetaald.
6. Bij het einde van de overeenkomst eindigt het gebruiksrecht. Vooruitbetaalde abonnementskosten worden niet terugbetaald, behalve in de gevallen van lid 5 en artikel 4.3 en artikel 19.

Artikel 12. Gegevens na het einde

1. Na het einde van de overeenkomst heeft de klant 30 dagen om zijn gegevens te exporteren. Op verzoek, en als alle facturen zijn betaald, levert BisAssist binnen die periode een volledige export.
2. Na die 30 dagen verwijdert BisAssist de klantgegevens definitief, ook uit back-ups zodra die worden overschreven. Gegevens die BisAssist wettelijk moet bewaren, zoals eigen facturen aan de klant, bewaart BisAssist alleen voor dat doel.
3. Websites van de klant gaan offline op de einddatum, tenzij anders afgesproken. Op verzoek levert BisAssist de teksten, afbeeldingen en andere inhoud van de website aan.

Artikel 13. Intellectueel eigendom

1. Alle rechten op het platform, de software, ontwerpen, sjablonen, blokken en documentatie blijven bij BisAssist of haar licentiegevers.
2. Klantgegevens blijven van de klant. De klant geeft BisAssist toestemming om ze te gebruiken voor zover nodig om het platform te leveren.
3. Inhoud die specifiek voor de klant is gemaakt (teksten, afbeeldingen, logo's die de klant heeft aangeleverd of laten maken) is van de klant zodra die is betaald. Software en code waarmee het platform en de websites werken blijven van BisAssist; de klant mag die gebruiken zolang de overeenkomst loopt.
4. Door AI gegenereerde inhoud mag de klant vrij gebruiken. BisAssist garandeert niet dat die inhoud uniek is of geen rechten van derden raakt; de klant controleert dat voor hij inhoud publiceert. Muziek, lettertypes, beelden en sjablonen van derden gebruikt de klant volgens de licentie die in het platform staat.
5. BisAssist mag geanonimiseerde en geaggregeerde gebruiksgegevens, die niet tot de klant of personen te herleiden zijn, gebruiken om het platform te verbeteren.
6. Feedback en ideeën van de klant mag BisAssist vrij gebruiken om het platform te verbeteren.

Artikel 14. Geheimhouding

1. Partijen houden vertrouwelijke informatie van elkaar geheim, ook na het einde van de overeenkomst. Informatie is vertrouwelijk als dat is aangegeven of als dat uit de aard volgt; klantgegevens zijn altijd vertrouwelijk.
2. Deze plicht geldt niet als de informatie al openbaar was, of als de wet of een rechter openbaarmaking verplicht. In dat laatste geval informeert de partij de andere partij vooraf, voor zover dat mag.
3. BisAssist legt dezelfde geheimhouding op aan haar medewerkers en de dienstverleners die zij inschakelt.

Artikel 15. Privacy en beveiliging

1. Voor persoonsgegevens die BisAssist voor de klant verwerkt, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en BisAssist verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst in Bijlage 1. Met het aanvaarden van deze voorwaarden sluiten partijen ook die verwerkersovereenkomst.
2. Voor eigen doelen, zoals het beheer van accounts, facturering en support, is BisAssist zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat het privacybeleid.
3. BisAssist neemt passende technische en organisatorische maatregelen om klantgegevens te beveiligen, zoals beschreven in Bijlage 1.

Artikel 16. Inhoud en meldingen van illegale inhoud

1. De klant is verantwoordelijk voor de inhoud die hij en zijn gebruikers via het platform publiceren of verspreiden, zoals websites, productinformatie, reviews, berichten en advertenties.
2. Iedereen kan inhoud op een via BisAssist gehoste website of dienst die hij illegaal vindt, melden via stein@bisassist.com met als onderwerp "Melding inhoud". Een melding bevat de exacte locatie (URL), een uitleg waarom de inhoud illegaal is, naam en e-mailadres van de melder (behalve bij meldingen over seksueel misbruik van kinderen) en een verklaring dat de melding naar eer en geweten is gedaan.
3. BisAssist beoordeelt meldingen zorgvuldig en binnen redelijke termijn, informeert de melder en de klant over het besluit en de reden, en vermeldt de mogelijkheden om daartegen op te komen. BisAssist mag inhoud die kennelijk illegaal is direct ontoegankelijk maken.
4. Dit e-mailadres is ook het contactpunt van BisAssist voor autoriteiten en gebruikers in de zin van de Europese digitaledienstenverordening (DSA). Communicatie kan in het Nederlands of Engels.

Artikel 17. Aansprakelijkheid

1. BisAssist is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. Directe schade is alleen: redelijke kosten om de tekortkoming te herstellen, om de oorzaak en omvang van de schade vast te stellen, om schade te voorkomen of te beperken, en om verloren gegevens terug te zetten uit de laatste back-up.
2. BisAssist is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst of omzet, gemiste besparingen, reputatieschade, schade door bedrijfsstagnatie, verloren gegevens voor zover niet uit een back-up te herstellen, advertentie-uitgaven, boetes en naheffingen van overheden, en schade door het gebruik van AI-uitvoer die de klant heeft goedgekeurd of zelfstandig heeft laten lopen.
3. De totale aansprakelijkheid van BisAssist is per jaar beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan BisAssist heeft betaald voor het platform, met een maximum van € 10.000. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.
4. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van BisAssist of haar leidinggevenden, en niet bij aansprakelijkheid voor dood of lichamelijk letsel.
5. Aansprakelijkheid ontstaat alleen als de klant BisAssist direct en schriftelijk in gebreke stelt met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen, en BisAssist ook daarna tekortschiet. De ingebrekestelling beschrijft de tekortkoming zo precies mogelijk.
6. De klant meldt schade zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 12 maanden nadat hij die ontdekte of had moeten ontdekken; daarna vervalt het recht op vergoeding.
7. Deze beperkingen gelden ook voor medewerkers en dienstverleners van BisAssist, die zich daarop kunnen beroepen.

Artikel 18. Overmacht

1. Geen van de partijen is gehouden een verplichting na te komen als zij daartoe door overmacht verhinderd is. Overmacht is onder meer: storingen bij internet-, hosting-, energie-, telefonie- of AI-aanbieders, cyberaanvallen ondanks redelijke beveiliging, wijzigingen of stopzetting door derde partijen (zoals Google of Meta), overheidsmaatregelen, oorlog, pandemie en natuurrampen.
2. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst schriftelijk ontbinden, zonder schadevergoeding. Wat al geleverd is, wordt naar verhouding betaald.

Artikel 19. Wijziging van de voorwaarden

1. BisAssist mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen meldt BisAssist minstens 30 dagen vooraf per e-mail of in het platform, met de nieuwe tekst en de ingangsdatum.
2. Is de klant het niet eens met een wijziging die in zijn nadeel is, dan mag hij de overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum, zonder kosten. Vooruitbetaalde bedragen voor de periode daarna worden terugbetaald.
3. Wijzigingen van ondergeschikt belang, wijzigingen die de wet voorschrijft en wijzigingen in het voordeel van de klant kunnen direct ingaan.

Artikel 20. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op de overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.
2. Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan is de rechtbank Amsterdam bevoegd, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.
3. Bij verschil tussen een vertaling en de Nederlandse tekst van deze voorwaarden geldt de Nederlandse tekst.

Bijlage 1. Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst is gesloten tussen de klant (verwerkingsverantwoordelijke) en BisAssist B.V. (verwerker) en voldoet aan artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Begrippen hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.

1. Onderwerp, duur en aard van de verwerking

1. BisAssist verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de klant om het platform te leveren: opslaan, ordenen, tonen, versturen, analyseren met AI-functies en andere bewerkingen die de klant met het platform uitvoert of laat uitvoeren.
2. De verwerking duurt zolang de overeenkomst loopt, plus de exportperiode van 30 dagen na het einde.
3. Betrokkenen: klanten en prospects van de klant, websitebezoekers, bellers en chatters, medewerkers en chauffeurs van de klant, leveranciers, dealers en andere contactpersonen.
4. Soorten gegevens, afhankelijk van de modules die de klant gebruikt: naam- en contactgegevens, adressen, bestellingen, facturen en betalingen, bankmutaties en IBAN's, e-mail, WhatsApp-, chat- en sociale-mediaberichten, telefoongesprekken (opnames en transcripties), afspraken, formulieren en handtekeningen, roosters, tijdregistratie en verlof, locatie van voertuigen, camerabeelden, reviews, websitegebruik en IP-adressen.
5. Bijzondere gegevens: het platform is niet ontworpen voor bijzondere persoonsgegevens, maar de klant kan ze verwerken (bijvoorbeeld ziekteverlof of een behandelovereenkomst). De klant beslist daarover en is verantwoordelijk voor een geldige grondslag; BisAssist beveiligt ze als alle andere klantgegevens.

2. Instructies

1. BisAssist verwerkt de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de klant. De overeenkomst, de instellingen die de klant in het platform kiest en zijn verzoeken aan support gelden als instructies.
2. BisAssist verwerkt de gegevens niet voor eigen doelen, met uitzondering van geanonimiseerde en geaggregeerde statistieken (artikel 13.5 van de voorwaarden). BisAssist gebruikt de gegevens niet om AI-modellen te trainen.
3. Vindt BisAssist dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt zij dat direct aan de klant.
4. Verplicht de wet BisAssist tot een verwerking, dan meldt BisAssist dat vooraf aan de klant, tenzij de wet dat verbiedt.

3. Geheimhouding

Medewerkers en dienstverleners van BisAssist die toegang hebben tot de gegevens, zijn tot geheimhouding verplicht. Zij krijgen alleen toegang als dat nodig is voor inrichting, support, onderhoud of beveiliging.

4. Beveiliging

BisAssist neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder: versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS); versleutelde opslag van wachtwoorden, tokens en toegangssleutels; logische scheiding van gegevens per klant; rechten per rol en tweestapsverificatie voor accounts; een geschiedenis van belangrijke handelingen; servers in beveiligde datacenters in de EU met toegangscontrole; automatische back-ups meerdere keren per dag; beveiligingsupdates; het maskeren van persoonsgegevens in foutrapporten; en het minimaliseren van gegevens die naar AI-diensten gaan. BisAssist evalueert deze maatregelen regelmatig en mag ze aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet daalt.

5. Datalekken

1. BisAssist meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat zij die ontdekte aan de klant, zodat de klant zijn eigen meldplicht (72 uur) kan nakomen.
2. De melding bevat, voor zover bekend: de aard van het lek, de betrokken categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, en de genomen en voorgestelde maatregelen. BisAssist vult de informatie aan zodra die beschikbaar is.
3. De klant beslist of het lek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen wordt gemeld. BisAssist helpt daarbij.

6. Subverwerkers

1. De klant geeft BisAssist algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele lijst staat in Bijlage 2.
2. BisAssist meldt een nieuwe of vervangende subverwerker minstens 30 dagen vooraf. De klant kan binnen die termijn op redelijke gronden bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan mag de klant de overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.
3. BisAssist legt subverwerkers schriftelijk dezelfde verplichtingen op als in deze verwerkersovereenkomst en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor hun nakoming.

7. Doorgifte buiten de EER

BisAssist geeft persoonsgegevens alleen door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte als daarvoor een geldige grondslag is volgens hoofdstuk V van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende maatregelen. Bijlage 2 vermeldt per subverwerker de locatie en de grondslag.

8. Hulp aan de klant

1. Het platform bevat functies om verzoeken van betrokkenen af te handelen, zoals gegevens inzien, corrigeren, exporteren en verwijderen. Krijgt BisAssist zelf een verzoek van een betrokkene, dan stuurt zij het door naar de klant.
2. BisAssist helpt de klant waar redelijk bij verzoeken van betrokkenen, een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA), voorafgaande raadpleging van de toezichthouder en het nakomen van artikel 32 tot en met 36 AVG. Hulp die verder gaat dan wat het platform zelf biedt, mag BisAssist tegen het normale tarief in rekening brengen.

9. Audit

BisAssist stelt de klant op verzoek alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat zij deze verwerkersovereenkomst nakomt. De klant mag eenmaal per jaar, of na een datalek, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is verplicht, met een aankondiging van minstens 30 dagen. De klant draagt de kosten van de audit, behalve als die een wezenlijke tekortkoming van BisAssist aantoont.

10. Einde

Na het einde van de overeenkomst en de exportperiode van 30 dagen verwijdert BisAssist de persoonsgegevens, tenzij de wet bewaren verplicht. Back-ups worden overschreven volgens het normale schema, binnen 30 dagen. Op verzoek bevestigt BisAssist de verwijdering schriftelijk.

11. Aansprakelijkheid en rangorde

Voor aansprakelijkheid onder deze verwerkersovereenkomst geldt artikel 17 van de algemene voorwaarden, behalve waar de AVG dwingend anders bepaalt. Bij strijd tussen deze verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze verwerkersovereenkomst voor, voor zover het om de verwerking van persoonsgegevens gaat.

Bijlage 2. Subverwerkers

Stand per 10 november 2026. Welke subverwerkers voor een klant werken, hangt af van de modules en koppelingen die de klant gebruikt.