Privacybeleid

BisAssist is een online werkplek voor ondernemers: webshop, klantcontact, planning, financiën en marketing in één platform. In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt. Het geldt voor de website bisassist.com, voor aanvragen die je bij ons doet en voor het gebruik van het BisAssist-platform.

Wie we zijn

BisAssist
Elandsstraat 19
1016 RW Amsterdam
Nederland
E-mail: stein@bisassist.com

Voor vragen over privacy en voor verzoeken over je gegevens kun je dit e-mailadres gebruiken.

Twee rollen: wij en onze klanten

• BisAssist als verwerkingsverantwoordelijke. Voor bezoekers van bisassist.com, voor mensen die een demo of gesprek aanvragen en voor de accounts, contracten en facturen van onze klanten bepalen wij zelf waarom en hoe we gegevens verwerken. Daarover gaat dit beleid in de eerste plaats.
• BisAssist als verwerker. Onze klanten (ondernemers) gebruiken het platform voor hun eigen klanten: bestellingen, afspraken, berichten, facturen. Die gegevens verwerken we in opdracht van onze klant, volgens een verwerkersovereenkomst. Voor die gegevens is de ondernemer verantwoordelijk; zijn eigen privacyverklaring geldt dan. Vragen daarover kun je het beste aan de ondernemer zelf stellen; wij helpen hem daarbij.

Welke gegevens we verwerken

• Contact en aanvragen: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en wat je ons schrijft als je een demo, gesprek of offerte aanvraagt.
• Account: naam, e-mailadres, rol en rechten, een versleuteld wachtwoord en inloggegevens zoals tijdstip van inloggen.
• Klant- en factuurgegevens: bedrijfsgegevens, adres, btw- en KvK-nummer, abonnement, facturen en betaalstatus. Betaalgegevens zoals rekening- of kaartnummer verwerkt de betaaldienst; wij zien alleen de status van de betaling.
• Gebruik en beveiliging: IP-adres, browser, tijdstippen en foutmeldingen, om het platform veilig en werkend te houden.
• Gegevens uit koppelingen: als een klant een externe dienst koppelt (bijvoorbeeld Google Ads, Google Merchant Center, een bank, telefonie of sociale media), de gegevens die nodig zijn om die functie te laten werken. Zie ook Gegevens van Google-diensten.

We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid of religie) en gebruiken geen gegevens van kinderen onder de 16 jaar.

Waarvoor en op welke grondslag

• Het platform leveren en je account beheren — uitvoering van de overeenkomst.
• Je aanvraag beantwoorden en een demo plannen — jouw verzoek, en ons gerechtvaardigd belang om ondernemers te woord te staan.
• Facturen en boekhouding — wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht).
• Beveiliging, fraudepreventie en het oplossen van storingen — gerechtvaardigd belang.
• Service-berichten over je account, wijzigingen en storingen — uitvoering van de overeenkomst.
• Analyse van websitebezoek — alleen met jouw toestemming (zie Cookies).

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet om advertenties op jou te richten.

Gegevens van Google-diensten

Klanten kunnen hun Google Ads-account, Google Merchant Center en conversiemetingen aan BisAssist koppelen, zodat ze campagnes, productfeeds en resultaten vanuit BisAssist beheren. Daarvoor vraagt BisAssist via Google toegang tot die diensten. We gebruiken die toegang alleen om de functies te leveren die de klant zelf gebruikt:

• accounts en instellingen van Google Ads en Merchant Center lezen;
• campagnes, budgetten, zoekwoorden en advertenties aanmaken en wijzigen op verzoek van de klant;
• resultaten, zoektermen en productstatussen ophalen en tonen;
• verkopen en aanvragen van de klant als conversies aan Google doorgeven, alleen van bezoekers die daarvoor toestemming gaven.

Gegevens die we via Google-API's ontvangen, verkopen of verhuren we niet, gebruiken we niet voor advertenties en gebruiken we niet om algemene AI-modellen te trainen. Medewerkers van BisAssist bekijken ze alleen als de klant daarom vraagt, voor beveiliging of als de wet dat vereist. De opgeslagen toegang wordt versleuteld bewaard; als een klant de koppeling verbreekt, verwijderen we de toegangssleutel direct en de opgehaalde gegevens binnen 30 dagen.

BisAssist's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

AI in het platform

BisAssist gebruikt AI om werk voor te bereiden, zoals teksten, samenvattingen en advertentievoorstellen. De ondernemer keurt alles goed voordat het naar buiten gaat. Daarvoor sturen we alleen de gegevens die voor die taak nodig zijn naar een AI-dienst. Onze AI-leveranciers gebruiken die gegevens niet om hun modellen te trainen.

Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen als dat nodig is voor het platform, met dienstverleners die in onze opdracht werken en met wie we afspraken over geheimhouding en beveiliging hebben gemaakt:

• hosting en opslag (servers in de EU);
• e-mail en agenda (Google Workspace);
• betaal- en bankdiensten;
• telefonie en berichtendiensten;
• AI-diensten;
• diensten die een klant zelf koppelt, zoals Google Ads, Google Merchant Center en sociale media.

Daarnaast delen we gegevens als de wet ons daartoe verplicht.

Gegevens buiten de EU

Onze servers staan in de EU. Sommige dienstverleners, zoals Google, kunnen gegevens ook buiten de EU verwerken. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG vraagt, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Aanvragen zonder vervolg: tot 12 maanden na het laatste contact.
• Accountgegevens: zolang het account bestaat, daarna tot 90 dagen voor het afronden van de beëindiging.
• Facturen en administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Beveiligingslogs: tot 6 maanden.
• Gegevens die een klant in het platform verwerkt: volgens de afspraken met die klant; na beëindiging verwijderen we ze, tenzij de wet langer bewaren vereist.
• Back-ups: worden doorlopend vervangen; verwijderde gegevens verdwijnen daaruit binnen 30 dagen.

Beveiliging

We beveiligen gegevens met versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde opslag van wachtwoorden en toegangssleutels, rechten per rol, gescheiden gegevens per klant en logging. Merk je iets op dat op een beveiligingsprobleem lijkt, mail ons dan direct.

Cookies

De website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om te werken, zoals voor inloggen en je cookievoorkeur. Cookies voor bezoekersanalyse plaatsen we alleen als je daarvoor toestemming geeft; die toestemming kun je op elk moment intrekken.

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te dragen. Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken. Stuur je verzoek naar stein@bisassist.com; we reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen en contact

We passen dit beleid aan als het platform of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer het voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten vooraf.