Kies een herkenbare klantreis
Neem een recente aanvraag, bestelling of afspraak. Loop na wie die ontving, waar de informatie terechtkwam en wie om een update moest vragen. Zo krijgt de inrichting een concreet doel.
- Kies een duidelijk begin en eindresultaat.
- Benoem wie iedere vervolgstap oppakt.
- Noteer waar je nu dubbel werk doet.
Zet de basis klaar
Controleer je bedrijfsgegevens, talen en teamtoegang. Geef mensen eerst de onderdelen die zij nodig hebben voor de gekozen taak.
- Controleer contact- en documentgegevens.
- Stel passende rollen en rechten in.
- Spreek af wie website en koppelingen beheert.
Koppel wat je echt nodig hebt
Misschien zijn dat e-mail en producten. Of facturen en een betaalprovider. Controleer per koppeling het account, de toestemming, eventuele kosten en wie het onderhoudt.
- Begin met de diensten voor je eerste proces.
- Oefen met voorbeeldgegevens.
- Leg vast welke stappen handmatig of automatisch gaan.
Oefen de werkdag samen
Laat de mensen die ermee gaan werken de taak doorlopen. Lees de aanvraag, vind het product, maak het document en bepaal het vervolg. Noteer wat nog onduidelijk is.
- Oefen eerst de meest voorkomende route.
- Controleer bedragen en ontvangers voor echt verzenden.
- Maak zichtbaar wie de volgende stap doet.
Breid uit vanuit ervaring
Voeg een volgende functie toe als de eerste werkwijze voor je team werkt. Vergelijk waar mogelijk de oude en nieuwe manier van werken, bijvoorbeeld bij reactietijd of dubbel invoeren.
- Vraag waar de volgende overdracht onduidelijk wordt.
- Voeg toe wat het team helpt.
- Bekijk de inrichting opnieuw als verantwoordelijkheden veranderen.