Breng je systemen in kaart
Maak een lijst van website, assortiment, mailaccounts, klantgegevens en administratie. Maak onderscheid tussen wat dagelijks nodig is en geschiedenis die als archief beschikbaar moet blijven.
- Benoem de bron en eigenaar van elke verzameling.
- Noteer bestandsformaten, afbeeldingen en talen.
- Bepaal welke systemen bereikbaar moeten blijven.
Controleer de importmogelijkheden
Data Exchange ondersteunt producten en varianten via CSV. Klanten, bestellingen, facturen en andere historie vragen een apart beoordeelde aanpak.
- Test eerst een kleine product-CSV.
- Controleer opties, kenmerken, afbeeldingen en extra velden.
- Spreek de aanpak voor andere gegevens apart af.
Spreek af waar je iets bijhoudt
Bepaal voor belangrijke gegevens waar ze na de overstap worden aangepast. Twee systemen die onafhankelijk dezelfde prijzen of voorraad veranderen, vragen een duidelijke werkwijze.
- Benoem wie productnamen en prijzen bijhoudt.
- Leg afspraken over voorraad en documenten vast.
- Bepaal hoe nieuwe aanvragen bij de juiste persoon komen.
Test herkenbare voorbeelden
Gebruik een kleine, representatieve selectie: een product met varianten, een instelbare optie, relevante talen en echte afbeeldingen. Controleer ook wat je klant op de website ziet.
- Bekijk zowel het portaal als de webshop.
- Controleer berekeningen met de verantwoordelijke collega.
- Los afwijkingen op voor een grotere import.
Maak de ingebruikname concreet
Spreek de overgang, uitleg voor het team, back-ups en toegang tot oude systemen af. Domein- en e-mailwijzigingen hebben een eigen plan nodig.
- Benoem wie beslist over het overstapmoment.
- Bereid de nodige communicatie voor.
- Houd een duidelijke route voor vragen na de start.